--- title: "Додавання або редагування шаблону листа" description: "Створіть шаблон листа: тему, текст, змінні на кшталт імені клієнта й суми, а також вкладення рахунку, QR-коду чи документів." canonical_url: "https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/email-templates/add-or-edit" --- # Додавання або редагування шаблону листа > Створіть шаблон листа: тему, текст, змінні на кшталт імені клієнта й суми, а також вкладення рахунку, QR-коду чи документів. На цій сторінці ви створюєте новий шаблон листа або оновлюєте наявний. Тут задають тему, текст і вкладення рахунку для багаторазового повідомлення, яке бронювання та автоматизації можуть надсилати клієнтам. Сторінку відкривають із **Налаштування → Бронювання → Шаблони листів** кнопкою **Створити шаблон**, кнопкою в порожньому стані або **іконкою олівця** на картці наявного шаблону. **Лише для адміністраторів.** Додавати, редагувати та видаляти шаблони листів можуть лише адміністратори організації. Інших користувачів перенаправляє на екран відмови в доступі. Ліворуч у формі розташовані поля для редагування, а праворуч закріплена картка **Попередній перегляд**, що оновлюється наживо. Попередній перегляд підставляє в тему й текст зразкові дані бронювання, назву та email організації й активну валюту. Так ви бачите, як виглядатиме лист, ще до збереження.
![Форма додавання шаблону листа з деталями шаблону ліворуч і попереднім переглядом наживо праворуч](https://requiply.com/docs/assets/settings/bookings/email-templates/email-templates-overview.png)
Форма додавання та редагування: назва, тема й редактор тексту ліворуч, закріплений попередній перегляд наживо праворуч.
## Додавання чи редагування Для додавання й редагування шаблонів листів використовується та сама сторінка.
Режим Що відбувається
Додати шаблон листа Створює новий шаблон, який можуть використовувати бронювання та автоматизації.
Редагувати шаблон листа Оновлює збережені назву, тему, текст і перемикач рахунку вибраного шаблону й показує дію Видалити .
Під час збереження Requiply блокує форму накладанням із завантаженням, щоб шаблон не надіслали двічі й не змінили посеред збереження. На сторінці редагування форма зʼявляється після завантаження запису шаблону. Якщо шаблон не вдається завантажити, Requiply показує сповіщення про помилку й повертає вас на сторінку [Шаблони листів](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/email-templates). ## Деталі шаблону Коротка примітка над полями каже: *«Натисніть на змінну, щоб додати її в поле, яке ви редагуєте.»* ### Назва шаблону Назва шаблону листа, яку бачать користувачі. - Обовʼязкове поле - Від 1 до 50 символів - Використовується як заголовок картки на сторінці [Шаблони листів](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/email-templates) і в списках вибору шаблону в автоматизаціях - Якщо поле порожнє, показується **Імʼя обовʼязкове**, а якщо задовге, **Назва має бути менше 50 символів** Обирайте назву, яку легко впізнати на картках і в списках автоматизацій, наприклад `Booking confirmation`, `24-hour reminder` або `Payment received`. ### Тема листа Тема вихідного листа. - Обовʼязкове поле - Від 1 до 100 символів - Має випадний список **Вставити змінну** біля назви поля, щоб адміністратори могли одразу додавати токени на кшталт `{{clientName}}` чи `{{bookingId}}` - Змінні додаються через пробіл і не дублюються, якщо поле вже закінчується тим самим токеном - Якщо поле порожнє, показується **Тема обовʼязкова**, а якщо задовге, **Тема має бути менше 100 символів** ### Тіло листа HTML-текст листа. - Без перевірки довжини - Редактор із двома режимами, які перемикає **Текстовий редактор / HTML** - Режим **Текстовий редактор** використовує редактор Quill із жирним шрифтом, курсивом, підкресленням, нумерованим і маркованим списками, посиланнями та блоками коду - Режим **HTML** використовує моноширинне поле з автоматичною зміною розміру для вставлених шаблонів або власної розмітки. Requiply надає **«повноцінний HTML-редактор для повного контролю над дизайном»**, тож шаблони від дизайнера можна вставити як є - Має власний випадний список **Вставити змінну**, який підлаштовується під активний режим редактора: - У режимі **HTML** токени додаються з нового рядка - У режимі **Текстовий редактор** прості токени загортаються в окремий абзац, а блокові змінні (як-от `{{bookingItems}}` чи `{{bookingServices}}`) додаються після порожнього абзацу, щоб стояти в окремому рядку Коротка примітка каже: *«Текстовий редактор найкраще підходить для простих листів. Для вставлених шаблонів або власної розмітки використовуйте HTML режим.»* ### Вкладення Під роздільником розташовані три налаштування вкладень. Кожне додає PDF до кожного листа, який надсилає шаблон. Також кожне додає позначку на картку шаблону в списку. #### Додати рахунок Перемикач, за замовчуванням вимкнений. Підказка: *«Автоматично додавати PDF рахунок бронювання до листа»*. Якщо його увімкнено, рахунок, сформований Requiply, надсилається як `invoice.pdf`, а картка шаблону показує позначку **Рахунок додано**. #### Додати QR-код бронювання Перемикач, за замовчуванням вимкнений. Підказка: *«Автоматично додавати PDF з QR-кодом бронювання до листа»*. Вкладення має назву `booking-qr.pdf`, а його підказка пояснює призначення: *«QR-код можна сканувати мобільним застосунком Requiply для швидкого доступу персоналу до бронювання»*. Корисно для внутрішніх сповіщень, менше для листів клієнтам. Картка показує позначку **QR-код додано**. #### Додати документи Список із множинним вибором ваших [власних шаблонів експорту](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/export-templates) із заповнювачем *«Оберіть шаблони експорту»*. Підказка: *«Обрані власні шаблони експорту генеруються для бронювання й додаються до листа як PDF-файли»*. Оберіть один чи кілька. Тоді кожне надсилання формуватиме ці шаблони для бронювання та додаватиме результат як PDF. Саме так лист про зміну статусу стає повним пакетом для видачі: підтвердження, рахунок і договір оренди в одному листі. Нікому не треба формувати документи вручну. Картка показує позначку **Документи додано**, а нижня частина попереднього перегляду показує *«PDF-документи буде додано (n)»*. Вкладення формуються **в момент надсилання** за станом бронювання на той момент. Зміна шаблону експорту змінює те, що міститимуть майбутні листи. Уже надіслані листи не змінюються. **Увага:** кожне вкладення збільшує час формування та розмір листа. Шаблон із рахунком, QR-кодом і трьома документами надсилає пʼять PDF при кожному запуску. ### Вставлення змінних Редактори теми й тексту мають випадний список **Вставити змінну**. Це та сама панель змінних, на якій побудовано налаштування листів Requiply. Список містить усі підтримувані токени. Натискання вставляє токен у кінець поля, яке ви зараз редагуєте. Повний список змінних наведено на сторінці огляду [Шаблони листів](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/email-templates). Змінні з помилками в написанні під час надсилання не замінюються. Попередній перегляд наживо є найшвидшим способом помітити помилку до збереження. ### Допомога AI Біля списку змінних тексту Requiply пропонує кнопки, які створюють чернетку тексту за допомогою AI: - **Створити з асистентом Requiply** відкриває вбудованого [асистента Requiply](https://requiply.com/docs/uk/ai/requiply-assistant) в режимі дизайнера листів. Він уже знає змінні цієї сторінки, вашу поточну чернетку, а також назву, фірмовий колір і логотип вашої організації. Асистент повертає чернетку з кнопкою **Застосувати в редакторі**, яка одразу заповнює тему й текст - **Відкрити промпт у ChatGPT** відкриває ChatGPT у новій вкладці із заповненим промптом, що пояснює кожну доступну змінну - **Відкрити промпт у Claude** відкриває Claude у новій вкладці з тим самим промптом - **Скопіювати AI промпт** копіює промпт у буфер обміну, щоб ви могли вставити його в інший інструмент Лише **Створити з асистентом Requiply** записує результат у форму. Три інші потребують копіювання та вставлення: коли модель створить чернетку, вставте результат у редактор тексту. Застосування чернетки асистента замінює тему разом із текстом. Нічого не зберігається, доки ви не натиснете **Зберегти**.
![Кнопки відкриття промпту в ChatGPT, відкриття промпту в Claude та копіювання промпту біля редактора тексту листа](https://requiply.com/docs/assets/settings/bookings/email-templates/email-templates-ai.png)
Кнопки допомоги AI відкривають ChatGPT або Claude в новій вкладці з промптом, що пояснює кожну доступну змінну Requiply.
## Попередній перегляд наживо Картка попереднього перегляду праворуч закріплена на широких екранах і показує лист саме так, як його побачить отримувач: - **Тему** з підставленими значеннями вгорі (або `...`, якщо тема порожня) - Роздільник - **Текст** із підставленими значеннями як HTML. Значення змінних тексту екрануються як HTML перед підставленням, тож вони не можуть зламати макет Зразкові значення беруться з: - Активної мови інтерфейсу - Валюти, назви та email організації - Вбудованого фіксованого набору зразкових даних бронювання: клієнта, дат, сум, товарів, послуг тощо Коротка підказка над попереднім переглядом каже: *«Перегляд використовує приклад даних бронювання.»* Попередній перегляд є **лише калькулятором**: він не надсилає тестовий лист і не змінює жодного бронювання. Він потрібен лише для перевірки теми, тексту та написання змінних перед збереженням. ## Перевірка Перед збереженням форма перевіряє: - **Назва шаблону** обовʼязкова й має містити від 1 до 50 символів - **Тема листа** обовʼязкова й має містити від 1 до 100 символів - **Тіло листа** не має перевірки довжини Помилки перевірки показуються під відповідним полем, щоб ви могли виправити їх перед збереженням. ## Збереження змін Натисніть **Зберегти**, щоб зберегти шаблон листа. На сторінці редагування кнопка **Зберегти** неактивна, доки ви нічого не змінили порівняно із завантаженими значеннями. Під час збереження Requiply застосовує лише змінені поля. Після успішного збереження: - Зʼявляється сповіщення про успіх із назвою шаблону - Шаблон додано або оновлено - Якщо ви прийшли з іншого сценарію налаштування (з параметром запиту `from` на сторінці додавання), Requiply повертає вас туди - Інакше ви повертаєтеся в **Налаштування → Бронювання → Шаблони листів** Якщо зберегти не вдалося, зʼявляється сповіщення про помилку, а форма залишається відкритою, щоб ви могли спробувати ще раз. ### Збереження вбудованого стандартного шаблону Якщо ви редагуєте вбудований стандартний шаблон (його ID є спеціальним стандартним ідентифікатором), збереження не оновлює стандартний шаблон. Натомість Requiply створює **новий** шаблон зі значень форми, показує сповіщення про **створення** і повертається до списку. Початковий стандартний шаблон залишається без змін. Кнопку **Видалити** в цьому випадку приховано. ## Скасування Натисніть **Скасувати**, щоб вийти без збереження. Requiply поверне вас у **Налаштування → Бронювання → Шаблони листів**. ## Видалення шаблону листа Під час редагування наявного шаблону на сторінці є червона дія **Видалити** (прихована для вбудованого стандартного шаблону). **Видалити** відкриває діалог підтвердження з іконкою попередження. Перш ніж адміністратор зможе підтвердити, Requiply перевіряє, чи посилаються на цей шаблон за ID автоматизації: - **Під час перевірки** інформаційне повідомлення каже *«Перевіряємо автоматизації...»* - **Якщо перевірка не вдалася**, показується повідомлення про помилку, а кнопка підтвердження **Так** залишається неактивною - **Якщо жодна автоматизація не посилається на шаблон**, зʼявляється звичайне повідомлення підтвердження (з назвою шаблону). Тоді адміністратор може підтвердити видалення - **Якщо на шаблон посилається одна чи кілька автоматизацій**, видалення заблоковано. Діалог показує:> Щоб видалити цей шаблон листа, спершу видаліть наступні автоматизації:
а далі нумерований список автоматизацій, що посилаються на шаблон. Кожна назва є посиланням, яке відкриває сторінку редагування автоматизації. Кнопка підтвердження **Так** залишається неактивною, доки посилання не прибрано. Після успішного видалення Requiply показує сповіщення про успіх із назвою видаленого шаблону й повертає вас на сторінку [Шаблони листів](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/email-templates). Якщо видалити не вдалося, Requiply показує загальне сповіщення про помилку, а діалог закривається. ## Як ця сторінка повʼязана з рештою Requiply
Функція Як на неї впливає форма шаблону листа
Сторінка Шаблони листів Створені та оновлені шаблони зʼявляються як картки з назвою шаблону, попереднім переглядом теми й тексту, а також позначкою Рахунок додано , якщо її треба показати.
Автоматизації Автоматизації повʼязують шаблони з трьома тригерами (Бронювання створено, Статус бронювання досягнуто та Статус оплати досягнуто) і надсилають вибраний шаблон клієнту, коли виконано умови. Зміна тексту чи теми змінює те, що надсилає кожна автоматизація з цим шаблоном.
Листи з бронювання Для ручних листів із бронювання шаблон обирають зі списку. Тема, текст і перемикач рахунку шаблону визначають вихідне повідомлення.
Підтвердження бронювань Шаблон, налаштований для підтверджень, визначає, що отримують нові клієнти під час створення бронювання.
Рахунки Якщо увімкнено Додати рахунок , Requiply додає PDF-рахунок бронювання до кожного листа з цим шаблоном.
Власні шаблони експорту Шаблони, вибрані в Додати документи , формуються для бронювання й додаються як PDF. Див. Власні шаблони експорту .
## Типові сценарії ### Перше підтвердження бронювання 1. Відкрийте **Додати шаблон листа** на сторінці [Шаблони листів](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/email-templates). 2. Введіть зрозумілу назву, наприклад `Booking confirmation`. 3. Напишіть тему на кшталт `Your booking is confirmed | {{organizationName}}` за допомогою списку змінних. 4. Складіть текст у режимі **Текстовий редактор**, вставляючи змінні на кшталт `{{clientFirstName}}` і `{{bookingStartDateTime}}`, а також `{{bookingTotal}}`. 5. Увімкніть **Додати рахунок**, щоб клієнти отримували деталі бронювання разом із PDF. Якщо разом із підтвердженням має йти договір оренди, оберіть його в **Додати документи**. 6. Скористайтеся попереднім переглядом, щоб переконатися, що текст із підставленими значеннями виглядає правильно. 7. Збережіть. ### Заміна вбудованого стандартного шаблону 1. Відкрийте вбудований стандартний шаблон зі списку [Шаблони листів](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/email-templates). 2. Змініть назву, тему й текст відповідно до стилю організації. 3. Збережіть. Requiply створить новий шаблон на основі форми, а початковий стандартний шаблон залишиться без змін. ### Зміна формулювань для кампанії 1. Відкрийте сторінку редагування шаблону. 2. Оновіть тему або текст. 3. Перевірте форматування в попередньому перегляді. 4. Збережіть. Кожна автоматизація та кожне ручне надсилання з цим шаблоном використають нові формулювання під час наступного надсилання. ### Вставлення власного HTML-шаблону 1. Відкрийте сторінку додавання або редагування. 2. Перемкніть редактор тексту в режим **HTML**. 3. Вставте HTML. 4. Переконайтеся в попередньому перегляді, що він показується правильно. 5. Збережіть. ### Чернетка тексту за допомогою AI 1. Відкрийте сторінку додавання або редагування. 2. Натисніть **Створити з асистентом Requiply** біля редактора тексту. 3. Скористайтеся підказкою на кшталт **Створити лист-підтвердження** або опишіть потрібний лист. 4. Перегляньте попередній перегляд в асистенті, а потім натисніть **Застосувати в редакторі**. 5. Підправте формулювання, перевірте попередній перегляд наживо й збережіть. Щоб скористатися зовнішньою моделлю, натисніть **Відкрити промпт у ChatGPT** або **Відкрити промпт у Claude**. Вкладка відкриється з промптом, що вже пояснює кожну доступну змінну Requiply. Потім вставте результат у редактор тексту й збережіть. ### Видалення непотрібного шаблону 1. Відкрийте сторінку редагування шаблону. 2. Натисніть **Видалити**. 3. Дочекайтеся завершення перевірки посилань в автоматизаціях. 4. Якщо автоматизації на шаблон не посилаються, підтвердьте видалення. 5. Якщо автоматизації на нього посилаються, натисніть кожну автоматизацію в списку, щоб оновити або видалити її дію з листом. Потім поверніться й спробуйте знову. ## Поради та застереження **Порада:** скористайтеся **Живим переглядом**, щоб переконатися, що змінні підставляються правильно. Змінна з помилкою (наприклад, `{{clientNme}}`) потрапить у листи клієнтам як буквальний токен. Попередній перегляд є найшвидшим способом це помітити. **Порада:** вставляючи HTML від дизайнера, спершу перемкніть редактор тексту в режим **HTML**. Текстовий редактор нормалізує та прибирає розмітку, яку не розпізнає. **Порада:** скористайтеся кнопками **Відкрити промпт у ChatGPT** або **Відкрити промпт у Claude**, щоб створити чернетку шаблону за допомогою мовної моделі. Requiply заздалегідь додає до промпту опис кожної змінної, тож модель створює чернетки з правильними токенами. **Увага:** зміна шаблону змінює формулювання для кожної автоматизації та кожного ручного надсилання з ним. Історії версій немає. Якщо ви переписуєте шаблон, на який посилається автоматизація, перед збереженням ще раз перевірте призначення автоматизації. **Увага:** шаблони, на які посилається будь-яка автоматизація, не можна видалити. Діалог видалення показує посилання на автоматизації, що блокують видалення, щоб ви могли спершу їх оновити. **Увага:** «збереження» вбудованого стандартного шаблону насправді створює **новий** шаблон. Початковий стандартний шаблон залишається без змін, а кнопку **Видалити** для нього приховано. ## Sitemap See the full [sitemap](https://requiply.com/docs/sitemap.md) for all pages.