Requiply 1.1.8: kody SKU, komentarze i serwis sprzętu

Co nowego w wersji 1.1.8?

Ta aktualizacja przynosi trzy duże usprawnienia: szczegółową ewidencję sprzętu z osobnymi kodami SKU, komentarze w rezerwacjach, pozycjach i zadaniach oraz pełny proces serwisowy z zarządzaniem kosztami.

1. Ewidencja sprzętu po SKU

Wcześniej sprzęt w ewidencji liczyło się tylko według ilości. To już nie wystarcza: nawet cztery identyczne mikrofony Rode Procaster mogą się różnić, bo jeden ma rysę, a w drugim wymieniono część. Teraz każdy egzemplarz dostaje własny, unikalny kod SKU i własne właściwości.

Jak to działa

Gdy tworzysz pozycję w ewidencji, Requiply automatycznie tworzy grupę pozycji z osobnymi kodami SKU w środku. Przejdź do Inventory > Manage (sprzęt > zarządzanie), żeby zobaczyć każdą grupę pozycji z rozwijanymi wierszami, w których widać każdy kod SKU.

Co się zmieniło

Przykłady zastosowania:

• Wypożyczalnia sprzętu audio-wideo: masz 6 mikrofonów Shure SM58, a jeden ma wgniecioną siatkę. Nadaj mu SKU SM58-006, dodaj notatkę i zawsze wiesz, który egzemplarz wymaga uwagi, zanim wyślesz go na sesję nagraniową w Nashville
• Wynajem mebli: śledź każde krzesło chiavari osobno. Gdy gość uszkodzi krzesło CHV-042 na weselu w Brighton, notatka zostaje przy tym konkretnym SKU i nie ginie w łącznej ilości
• Sprzęt budowlany: każda z Twoich 3 młotowiertarek Hilti ma inną historię serwisową. Dzięki ewidencji po SKU wiesz dokładnie, który egzemplarz czeka na przegląd

2. Komentarze

Teraz możesz zostawiać komentarze przy pozycjach, zadaniach i rezerwacjach. Komentarze otwierają się w panelu bocznym z menu akcji przy każdym elemencie na liście.

Gdzie pojawiają się komentarze

Komentarze do pozycji: dodawaj notatki o stanie sprzętu, specjalnych zasadach obchodzenia się z nim lub uwagach klientów bezpośrednio przy poszczególnych SKU.

Komentarze do zadań: omawiaj z zespołem postęp prac serwisowych. Dołączaj jako pliki rachunki, zdjęcia uszkodzeń czy faktury od dostawców.

Komentarze do rezerwacji: zostawiaj wewnętrzne notatki o prośbach klienta, instrukcjach dostawy lub zmianach w ostatniej chwili, żeby widział je cały zespół.

Przykłady z praktyki:

• Wynajem na eventy: kierowca zapisuje w rezerwacji, że rampa rozładunkowa obiektu jest przy tylnym wejściu. Ekipa montażowa widzi to, zanim dojedzie do centrum konferencyjnego w Londynie
• Wypożyczalnia aparatów i obiektywów: technik zapisuje przy obiektywie Canon EF 70-200mm, że po zwrocie pierścień zoomu chodzi ciężko. Kolejna osoba, która wydaje go w Sydney, czyta notatkę i sprawdza obiektyw przed wysyłką
• Wypożyczalnia sprzętu na imprezy: dołącz zdjęcie rozdartego dmuchańca do komentarza w zadaniu serwisowym, żeby ekipa naprawcza w Denver wiedziała dokładnie, co naprawić

3. Proces serwisowy

Kliknij dowolny egzemplarz, żeby zmienić jego status na On Maintenance (w serwisie). Na stronie Inventory > Tasks (sprzęt > zadania) automatycznie powstaje wtedy zadanie na tablicy w stylu Kanban.

Jak działa serwis

Krok po kroku

1. Rozpocznij serwis: kliknij konkretny SKU i wybierz On Maintenance. Od tej chwili egzemplarza nie da się zarezerwować
2. Pracuj na tablicy zadań: w miarę postępu prac przesuwaj zadanie z To Do (do zrobienia) przez In Progress (w toku) do Done (gotowe)
3. Zapisuj koszty: dodawaj koszty na każdym etapie: części, robocizna, naprawy zewnętrzne. Rachunki dołączaj w komentarzach do zadania
4. Zakończ i przywróć do pracy: gdy zadanie trafia do Done, wszystkie koszty i komentarze zapisują się w historii egzemplarza

Gdzie widać koszty

Po zakończeniu zadania serwisowego jego koszty i komentarze są widoczne w historii komentarzy pozycji, pogrupowane z podsumowaniem kosztów i rozwijanym widokiem komentarzy. Każdy koszt widać też przy poszczególnych SKU w grupie pozycji.

Przykłady zastosowania:

• Wynajem namiotów: podczas wesela w Cotswolds rozrywa się panel namiotu. Oznacz go jako On Maintenance, zapisz 180 $ za naprawę tkaniny, a namiot automatycznie zostanie zablokowany dla rezerwacji do zakończenia zadania
• Wypożyczalnia elektronarzędzi: piła tarczowa Makita potrzebuje nowej tarczy. Zadanie przesuwa się po tablicy, a Ty zapisujesz 45 $ za tarczę. Ten koszt zostaje przy tym SKU na zawsze
• Flota luksusowych aut: Twój Range Rover jedzie na serwis hamulców. Dodaj do zadania fakturę od mechanika na 800 $, a w historii SKU auta zobaczysz wszystkie koszty serwisowe w jednym miejscu

4. Analityka kosztów

Strona Reporting > Analytics (raporty > analityka) ma teraz osobną kartę Expenses (koszty) ze wszystkimi kosztami serwisu z zadań zakończonych w wybranym okresie.

Teraz możesz porównać, ile zarabia każda pozycja, z tym, ile kosztuje jej utrzymanie. Tabela wyników pozycji na dole strony analityki ma kolumnę kosztów, dzięki której widzisz rzeczywistą rentowność każdej pozycji.

Przykłady z życia:

• Wypożyczalnia sprzętu AV: okazuje się, że Twój najstarszy projektor kosztował w ostatnim kwartale 600 $ serwisu, a przyniósł tylko 400 $ przychodu. Czas go wycofać
• Flota rowerów do wynajęcia: widzisz, że rowery górskie kosztują średnio 25 $/mies. w serwisie, a szosowe 15 $. To pomaga mądrzej planować zakupy do floty w Portland
• Wynajem dmuchanych zamków: porównaj koszty serwisu wszystkich dmuchańców w ofercie i sprawdź, które egzemplarze przed sezonem letnim kosztują więcej, niż są warte

Co dalej?

Dzięki ewidencji po SKU, komentarzom i kosztom serwisu Requiply daje Ci dużo lepszy obraz stanu sprzętu i rzeczywistych kosztów jego posiadania. Dalej budujemy na tym fundamencie, kierując się prawdziwymi opiniami klientów.

W następnej kolejności dopracujemy komentarze i obsługę ewidencji sprzętu oraz zaczniemy prace nad przypisywaniem pracowników do kont i zaproszeniami, żeby pierwsza konfiguracja była prostsza. Rozwijamy też naszą bazę wiedzy, żeby łatwiej było sprawdzić, jakie funkcje ma Requiply.

Masz pytania lub sugestie? Napisz do nas na info@requiply.com. Zawsze cieszy nas każda wiadomość od Ciebie!