Requiply 1.2.0: kalendarz, szablony e-maili i automatyzacje

Co nowego w Requiply 1.2.0?

Ta wersja stawia na przejrzystość i komunikację z klientami. Wszystkie rezerwacje zobaczysz teraz w czytelnym kalendarzu, wyślesz klientom w pełni spersonalizowane e-maile, zautomatyzujesz te powiadomienia za pomocą wyzwalaczy i otworzysz bezpośrednio dowolną pozycję, grupę lub rezerwację, żeby zobaczyć całą jej historię. Cztery funkcje, dzięki którym prowadzenie wypożyczalni wymaga wyraźnie mniej ręcznej pracy.

1. Widok kalendarza: rezerwacje jak w terminarzu

Rezerwacje możesz teraz przeglądać w kalendarzu z widokiem miesiąca, tygodnia i dnia, w stylu znanym z Google Calendar. Każda rezerwacja to kolorowy blok, a kolor odpowiada jej aktualnemu statusowi. Stan całego grafiku odczytasz jednym spojrzeniem, bez otwierania ani jednego rekordu.

Co zyskujesz

Kalendarz działa obok dotychczasowego widoku listy: oba widoki są nadal dostępne. Przełącz się na kalendarz, gdy chcesz sprawdzić, jak bardzo zajęty jest dany okres, znaleźć wolne terminy albo szybko odszukać rezerwację po dacie. Kliknięcie rezerwacji otwiera jej pełną stronę szczegółów, na której wszystko działa dokładnie tak jak wcześniej.

Komu przyda się najbardziej: każdej firmie, która obsługuje wiele rezerwacji dziennie i dla której czytelny grafik jest ważniejszy niż zwykła lista.

Praktyczne zastosowania:

• Wynajem na eventy i imprezy: w poniedziałek rano przełączasz się na widok tygodnia i od razu widzisz, które sobotnie rezerwacje są potwierdzone, które wciąż czekają i gdzie masz wolne terminy. Bez przewijania 40 wpisów
• Wypożyczalnia nart i snowboardów: w szczycie sezonu widok miesiąca pokazuje dokładnie, jak obłożony jest każdy dzień. Kilka piątkowych bloków w kolorze rezerwacji po terminie od razu mówi, czym trzeba się zająć przed weekendowym ruchem
• Wypożyczalnia sprzętu foto-wideo: klient dzwoni z pytaniem o dostępność sprzętu na trzydniowe zdjęcia w przyszłym tygodniu. Przełączasz się na widok tygodnia i w kilka sekund widzisz wolne dni, zamiast w myślach dopasowywać wpisy z listy do dat

2. Szablony e-maili: profesjonalne wiadomości do klientów z pomocą AI

Możesz teraz tworzyć w pełni własne szablony e-maili na każdy etap obsługi wynajmu. Treść piszesz w HTML, wstawiasz dynamiczne zmienne, które automatycznie pobierają prawdziwe dane rezerwacji, a fakturę wygenerowaną przez Requiply dołączasz jednym przełącznikiem.

Jak działają szablony e-maili

Dostępne zmienne

Każda zmienna jest zastępowana aktualnymi danymi rezerwacji w chwili wysyłki e-maila. Możesz ich używać w treści HTML i w temacie wiadomości:

Szablony tworzone z pomocą AI

Pisanie szablonów e-maili w HTML od zera nie zawsze jest proste. Requiply automatycznie generuje prompt, który wyjaśnia asystentowi AI wszystkie dostępne zmienne. Kliknij Open in Claude lub Open in ChatGPT, a wybrany asystent AI otworzy się z wczytanym promptem. Opisz zwykłymi słowami, jakiego e-maila potrzebujesz, a AI zwróci poprawny kod HTML z Twoimi prawdziwymi zmiennymi z Requiply. Wystarczy go wkleić.

Dołączanie faktury

Włącz Attach Invoice (dołącz fakturę) w dowolnym szablonie, a każdy e-mail wysłany z tego szablonu automatycznie będzie zawierał fakturę PDF wygenerowaną przez Requiply. Przy wysyłce nie trzeba robić nic więcej.

Praktyczne zastosowania:

• Wypożyczalnia sprzętu budowlanego: wysyłaj potwierdzenie w chwili utworzenia rezerwacji. E-mail zawiera {{bookingItems}} z koparką i zagęszczarką, {{bookingStartDate}} oraz {{paymentIntegrationLink}}, żeby wykonawca mógł zapłacić przed odbiorem
• Wypożyczalnia rowerów: turysta rezerwuje 3 rowery górskie na weekend. E-mail z szablonu wychodzi automatycznie: imię i nazwisko, daty, kwota i lista sprzętu trafiają do klienta w jednej przejrzystej wiadomości, bez kopiowania i wklejania
• Wypożyczalnia sprzętu na imprezy: zaprojektuj potwierdzenie HTML w barwach swojej marki, z logo, ciepłym powitaniem z {{clientFirstName}}, pełną tabelą pozycji i załączoną fakturą. Wszystko, czego klient potrzebuje, w jednej wiadomości

3. Automatyzacje: powiadomienia dla klientów przy każdym zdarzeniu

Automatyzacje (Workflows) łączą wyzwalacze z akcjami e-mail, dzięki czemu właściwa wiadomość automatycznie trafia do właściwego klienta. Nie musisz niczego wysyłać ręcznie. Skonfiguruj je raz na nowej stronie ustawień Workflows i włączaj lub wyłączaj każdą z osobna.

Jak działają automatyzacje

Każda automatyzacja ma jeden wyzwalacz i jedną akcję:

Dostępne wyzwalacze

Dostępne akcje

Przykładowa konfiguracja automatyzacji

Typowa konfiguracja z trzema automatyzacjami, która obejmuje całą ścieżkę klienta:

• Automatyzacja 1: wyzwalacz Booking Created → akcja wyślij szablon „Rezerwacja przyjęta”
• Automatyzacja 2: wyzwalacz Booking Status Reached: Confirmed → akcja wyślij szablon „Rezerwacja potwierdzona” (z załączoną fakturą)
• Automatyzacja 3: wyzwalacz Payment Status Reached: Paid → akcja wyślij szablon „Płatność otrzymana”

Trzy automatyzacje i ani jednego ręcznie wysłanego e-maila. Klienci dostają właściwą wiadomość na każdym etapie, a Ty skupiasz się na samej rezerwacji.

Praktyczne zastosowania:

• Wypożyczalnia sprzętu eventowego: powstaje rezerwacja i klient od razu dostaje potwierdzenie jej przyjęcia. Potwierdzasz ją, a on dostaje drugi e-mail z fakturą. Płaci przez WayForPay i wychodzi potwierdzenie płatności. Wszystko automatycznie, w barwach Twojej marki i bez dotykania klawiatury
• Wypożyczalnia nart: w szczycie sezonu rezerwacji jest kilkadziesiąt dziennie. Automatyzacje wysyłają każdy e-mail z potwierdzeniem, więc zespół zajmuje się smarowaniem i przygotowaniem sprzętu, a nie pisaniem wiadomości
• Wypożyczalnia sprzętu audio-wideo i produkcyjnego: rezerwacja zostaje anulowana, a automatyzacja Booking Status Reached: Cancelled od razu wysyła klientowi profesjonalne potwierdzenie anulowania. Bez opóźnień i bez niezręcznej ciszy

4. Strony szczegółów: pełna historia każdego egzemplarza i rezerwacji

Każdy główny obiekt w Requiply ma teraz własną stronę. Przejdź bezpośrednio do konkretnego egzemplarza (SKU), grupy pozycji lub rezerwacji i zobacz cały kontekst w jednym miejscu: szczegóły, historię i status.

Strona egzemplarza (SKU)

Po otwarciu dowolnego SKU trafiasz na stronę ze szczegółami egzemplarza i pełną historią rezerwacji podzieloną na cztery zakładki:

Od pierwszego dnia najbardziej przydaje się zakładka Overdue (po terminie): jeśli sprzęt nie wrócił, widzisz dane klienta, pierwotne daty rezerwacji i wszystkie wcześniejsze rezerwacje na jednej stronie, bez ręcznego wyszukiwania.

Strona grupy pozycji

Strona grupy pozycji pokazuje szczegóły grupy, a pod nimi listę wszystkich należących do niej egzemplarzy (SKU). Status każdego egzemplarza widać od razu, a stąd przejdziesz na stronę dowolnego SKU.

Strona rezerwacji

Każda rezerwacja ma teraz własny adres URL. Otwórz ją bezpośrednio, wykonuj akcje i przeglądaj historię. To te same informacje co wcześniej, ale na stałej stronie, którą możesz dodać do zakładek albo wysłać komuś jako link.

Praktyczne zastosowania:

• Flota rowerów: rower nie wrócił z wypożyczenia. Otwierasz stronę jego SKU, przechodzisz do zakładki Overdue i od razu widzisz imię i nazwisko klienta, numer telefonu oraz daty rezerwacji. Możesz dzwonić bez przekopywania się przez filtry
• Sprzęt budowlany: młotowiertarka była w tym miesiącu w czterech rezerwacjach. Zakładka Historic na stronie jej SKU pokazuje wszystkich klientów i daty. Porównaj to z kosztami serwisu i zdecyduj, czy pora wymienić egzemplarz
• Wypożyczalnia sprzętu na imprezy: klient dzwoni, że nie dostał faktury. Otwierasz stronę rezerwacji i wysyłasz ją ponownie dwoma kliknięciami, bez szukania jej najpierw na liście

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę filtrować kalendarz rezerwacji według sprzętu, klienta lub statusu? Nie w tej wersji. Na razie kalendarz pokazuje wszystkie rezerwacje oznaczone kolorami według statusu. Filtrowanie rozważamy w jednej z kolejnych wersji, zależnie od opinii użytkowników.

Czy jedna automatyzacja może wysłać kilka różnych e-maili? Każda automatyzacja to jeden wyzwalacz połączony z jedną akcją. Żeby po tym samym zdarzeniu wysłać dwa różne e-maile, utwórz dwie osobne automatyzacje z tym samym wyzwalaczem i różnymi szablonami.

Czy automatyzacja może wysłać e-mail z opóźnieniem, np. godzinę przed rozpoczęciem rezerwacji? Jeszcze nie. Automatyzacje uruchamiają się od razu, gdy spełniony zostanie warunek wyzwalacza. Wysyłka zaplanowana lub z opóźnieniem jest w naszych planach.

Gdzie znajdę stronę szczegółów rezerwacji lub sprzętu? Wejdź na listę rezerwacji lub sprzętu i kliknij wybrany wpis, a trafisz na jego osobną stronę. Wszystkie strony mają teraz stałe adresy URL, które możesz dodać do zakładek albo wysłać zespołowi.

Co dalej?

Wersja 1.2.0 daje Ci czytelny grafik, profesjonalną komunikację z klientami, automatyzację, która działa bez Twojego udziału, oraz pełny wgląd w każdą pozycję i rezerwację w systemie. Wszystkie cztery funkcje dalej dopracowujemy na podstawie tego, jak korzystasz z nich na co dzień. Jeśli masz uwagi, chętnie je poznamy.

Nad tym pracujemy w następnej kolejności:

Własne ścieżki statusów: dziś każda organizacja korzysta z tych samych statusów rezerwacji i płatności. Pracujemy nad tym, żeby można było zdefiniować własne nazwy statusów, ich kolejność i przejścia między nimi. Dzięki temu proces w Requiply dopasuje się do tego, jak naprawdę działa Twoja firma, a nie odwrotnie.

Więcej wyzwalaczy i akcji w automatyzacjach: obecny mechanizm automatyzacji obejmuje podstawowe zdarzenia, ale mocno go rozbudowujemy. Pojawi się więcej wyzwalaczy, warunki z rozgałęzieniami i znacznie więcej możliwych akcji, dzięki którym zautomatyzujesz niemal każdą rutynową czynność w wypożyczalni.

Kolejne kanały powiadomień: e-mail to dopiero początek. Planujemy kolejne kanały, żeby docierać do klientów tam, gdzie naprawdę odpowiadają, np. przez SMS albo WhatsApp.

Wysyłka z własnej domeny: obecnie wszystkie e-maile wychodzą ze wspólnej domeny Requiply. Budujemy zarządzanie domenami, dzięki któremu podłączysz własną domenę i będziesz wysyłać e-maile z własnego adresu. Każda automatyczna wiadomość trafi do skrzynki klienta z Twoją marką, a nie naszą.

Masz pytania lub sugestie? Napisz do nas na info@requiply.com. Zawsze cieszymy się z każdej wiadomości!