Requiply 1.2.7: własne szablony dokumentów i asystent AI

Co nowego w Requiply 1.2.7?

Każda wypożyczalnia stoi na papierach. Umowa najmu przy odbiorze. Protokół przy dostawie. Lista kompletacyjna dla magazynu. Fakturę Requiply generowało już wcześniej. Cała reszta żyła w pliku Worda, do którego ktoś ręcznie przepisywał dane rezerwacji.

Z tym koniec. Wersja 1.2.7 dodaje własne szablony eksportu: Twoje dokumenty do druku, przygotowane raz w HTML, wypełniane prawdziwymi danymi rezerwacji i pobierane z dowolnej rezerwacji jako PDF w formacie A4.

Ta sama wersja wprowadza asystenta Requiply, czyli pomocnika AI wbudowanego w aplikację. Odpowiada na pytania o działanie Requiply na podstawie oficjalnej dokumentacji. W edytorach szablonów idzie o krok dalej: pisze za Ciebie kompletną umowę albo e-mail z potwierdzeniem i jednym kliknięciem wstawia tekst do formularza.

1. Własne szablony eksportu: Twoje dokumenty, Twój układ

Nowa strona jest w Settings → Bookings → Custom export templates (Ustawienia → Rezerwacje → Własne szablony eksportu). Requiply nie ma wbudowanych szablonów. Zaczynasz od pustej listy i tworzysz dokładnie te dokumenty, które Twoja firma przekazuje klientom.

Każdy szablon to nazwa i treść. Treść to zwykły HTML ze znacznikami {{variable}}. Podczas eksportu Requiply zamienia każdy znacznik na prawdziwe dane rezerwacji i tworzy z wyniku PDF w formacie A4 z marginesami 15 mm.

Co się zmieniło w szablonach

Tworzenie i edycja szablonów są tylko dla administratorów. Korzystanie z nich już nie. Każdy, kto może otworzyć rezerwację, może wygenerować dokument.

Praktyczne zastosowania:

• Umowa najmu: strony umowy, okres rezerwacji, tabela sprzętu, opłaty, kaucja, obowiązki, miejsca na podpisy
• Protokół wydania i zwrotu: uwagi o stanie sprzętu i potwierdzenia przy wydaniu i przy zwrocie
• Lista kompletacyjna: wewnętrzna lista dla zespołu magazynu, w ogóle bez cen
• Protokół szkody: z danymi rezerwacji i klienta uzupełnionymi, zanim ktokolwiek zacznie pisać

2. Zmienne: wszystko, co Requiply już wie

Szablon jest przydatny tylko wtedy, gdy wypełnia się sam. Szablony eksportu mają dostęp do całej rezerwacji.

Wbudowane znaczniki obejmują klienta ({{clientName}}, {{clientEmail}}, {{clientPhone}}), rezerwację ({{bookingId}}, {{bookingStartDateTime}}, {{bookingEndDateTime}}, {{bookingStatus}}, {{bookingTotal}}, {{bookingDeposit}}, {{bookingTotalCharged}}) i Twoją firmę ({{organizationName}}, {{organizationEmail}}, {{organizationPhone}}). {{documentDate}} wstawia dzisiejszą datę w Twojej strefie czasowej.

Dwa znaczniki są wyjątkowe. {{bookingItems}} i {{bookingServices}} rozwijają się w kompletne tabele HTML z kolumnami SKU, nazwa, ilość, cena i suma. Wstaw je w osobnej linii, a lista sprzętu zbuduje się sama.

Bloki warunkowe

Szablony eksportu obsługują jeden element logiki i to wystarczy, żeby pozbyć się całej kategorii niemal identycznych szablonów:

{{#if bookingDeposit}}
  <p>Pobrana kaucja: {{bookingDeposit}}</p>
{{/if}}

Blok pojawia się w dokumencie tylko wtedy, gdy zmienna ma wartość. W przeciwnym razie całkowicie znika. Bloki można zagnieżdżać. Jedna umowa obsługuje teraz rezerwacje z kaucją i bez niej, dostawę i odbiór osobisty, firmy i klientów prywatnych.

Co się zmieniło w zmiennych

3. Pola niestandardowe jako zmienne w szablonach

Requiply nie przewiduje każdego pola, którego potrzebują Twoje umowy. Numer paszportu. NIP. Adres dostawy. Numer licencji. Teraz możesz dodać je samodzielnie, a pojawią się w Twoich dokumentach.

Każde pole niestandardowe skonfigurowane na poziomie Client, Booking lub Organization (klient, rezerwacja lub organizacja) jest dostępne jako zmienna utworzona z klucza pola z prefiksem poziomu:

Poziom Organization jest nowy w wersji 1.2.7. Konfiguracja poziomów miała wcześniej cztery zakładki (Item, Item Group, Client, Booking), a teraz ma pięć. W odróżnieniu od innych poziomów w każdej przestrzeni roboczej jest dokładnie jeden rekord organizacji, więc te pola opisują samą firmę: NIP, numer rejestrowy, adres siedziby, dane licencji.

Wypełniasz je w Settings → Organization → Info (Ustawienia → Organizacja → Informacje), w nowej sekcji Additional fields (pola dodatkowe) pod logo. Sekcja jest ukryta, dopóki nie skonfigurujesz co najmniej jednego pola na poziomie organizacji.

Co się zmieniło w polach

Jest też nowe pole organizacji Phone (telefon), dostępne jako {{organizationPhone}}, więc nie musisz już przepisywać numeru kontaktowego do każdego szablonu.

Praktyczne zastosowania:

• Dane firmy w jednym miejscu: zapisz NIP i numer rejestrowy raz w organizacji, a każda umowa wydrukuje je poprawnie
• Dokumenty klienta: dodaj pole na numer paszportu lub licencji na poziomie klienta, wypełnij je raz, a umowa będzie kompletna bez drugiego formularza
• Instrukcje dostawy: pole na poziomie rezerwacji, które trafia prosto do protokołu wydania zabieranego przez kierowcę

4. Jedno kliknięcie z poziomu rezerwacji

Szablony są tam, gdzie i tak toczy się praca. Okno Export w rezerwacji, dostępne z akcji wiersza na stronie Manage bookings lub ze strony szczegółów rezerwacji, ma teraz tytuł Choose export type (wybierz typ eksportu). Na pierwszym miejscu jest PDF Invoice (faktura PDF), a pod nią wszystkie zaprojektowane przez Ciebie szablony, po nazwie.

Wybierz szablon, potwierdź, a wypełniony PDF pobierze się jako <template name>-<booking number>.pdf. Personel nigdy nie dotyka HTML. Wybiera dokument po nazwie, którą mu nadasz.

Dlatego nazwa ma znaczenie. Nazwij szablon Umowa najmu, Protokół wydania, Lista kompletacyjna. Tak, żeby zespół rozpoznał go od razu przy odbiorze, gdy klient czeka.

5. Poznaj asystenta Requiply

Napisanie umowy w HTML od pustego pola tekstowego to sporo pracy. Dlatego wersja 1.2.7 przynosi też pomoc.

Asystent Requiply kryje się pod ikoną gwiazdki na górnym pasku, na każdej stronie aplikacji i w ustawieniach. Zapytaj go zwykłym językiem, jak coś działa. Przeszuka dokumentację Requiply, przeczyta właściwe strony i odpowie z linkami do nich.

Otwiera się jako pływający panel nad bieżącą stroną, więc zadając pytanie, nie tracisz postępu w do połowy wypełnionym formularzu. Przesuń go na bok, zwiń do samego nagłówka albo zamknij i wróć do rozmowy później z historii.

Co się zmieniło w pomocy

Jedna ważna granica. Asystent odpowiada na podstawie dokumentacji, a nie Twoich danych. Nie sprawdzi konkretnej rezerwacji, dostępności ani Twojego sprzętu. Jeśli chcesz AI, które pracuje na Twoich aktualnych danych, połącz Claude lub ChatGPT ze swoją organizacją przez MCP w Settings → Integrations → AI (Ustawienia → Integracje → AI). Wiele firm będzie chciało jednego i drugiego.

Asystent korzysta z salda kredytów AI Twojej organizacji, wspólnego z innymi funkcjami AI w Requiply. Gdy kredyty się skończą, asystent przestaje odpowiadać, dopóki ich nie doładujesz.

6. Asystent jako projektant

W edytorach szablonów e-maili i eksportu asystent zmienia rolę. Przycisk Create with Requiply Assistant (utwórz z asystentem Requiply) otwiera go w trybie projektanta, a asystent od razu zna trzy rzeczy: zmienne dostępne na tej stronie, bieżący szkic z edytora oraz nazwę, kolor marki i logo Twojej organizacji.

Poproś o umowę najmu. Poproś o e-mail z potwierdzeniem rezerwacji. Poproś o przetłumaczenie tekstu, który już masz, o jego skrócenie albo o dodanie klauzuli o anulowaniu. Wynik to nie ściana HTML. To karta z podglądem, przełącznikiem kodu, przyciskami kopiowania i przyciskiem Apply to editor (zastosuj w edytorze).

Zastosowanie szkicu e-maila wypełnia temat i treść. Zastosowanie szkicu dokumentu wypełnia nazwę i treść szablonu oraz przełącza edytor w tryb HTML. Nic nie zapisuje się w Twojej organizacji, dopóki nie klikniesz Save (zapisz).

Co się zmieniło w projektowaniu szablonów

Starsze przyciski AI wciąż są dostępne. Open in ChatGPT, Open in Claude i Copy prompt otwierają zewnętrzny model z promptem, który wyjaśnia każdą zmienną Requiply. Tam nadal trzeba kopiować i wklejać w obie strony. Tylko asystent Requiply zapisuje wynik z powrotem w formularzu.

Praktyczne zastosowania:

• Pierwsza umowa w jedno popołudnie: zacznij od podpowiedzi Draft a rental agreement (szkic umowy najmu), zastosuj ją, a potem zmień klauzule specyficzne dla Twojej firmy
• Drugi język: otwórz istniejący szablon, poproś o tłumaczenie i zapisz wynik jako drugi szablon, żeby mieć oba
• Wdrożenie nowej osoby w zespole: zamiast pisać wewnętrzną wiki, pokaż jej ikonę gwiazdki

7. Drobniejsze usprawnienia

Nie każda zmiana w nowej wersji potrzebuje osobnej sekcji.

Najczęściej zadawane pytania

Co dalej?

Wersja 1.2.7 daje Ci dwie połowy tej samej pracy. Mechanizm szablonów zamienia rezerwację w Twój dokument, a asystent pisze jego pierwszą wersję.

Oto, nad czym teraz pracujemy:

Eksporty nie tylko z rezerwacji. Własne szablony na razie startują od rezerwacji. Ten sam mechanizm trafi do sprzętu, klientów i raportów, więc lista dostawców, karta klienta czy raport okresowy mogą stać się dokumentem zaprojektowanym przez Ciebie, a nie układem wybranym przez nas.

Masz pytania lub sugestie? Napisz do nas na info@requiply.com. Chętnie zobaczymy pierwszy przygotowany przez Ciebie dokument. Ciekawi nas też, którego Twoja firma potrzebowała najbardziej.