Requiply 1.2.8: Telegram, Vchasno i rozliczenie długu klienta

Co nowego w Requiply 1.2.8?

Wersja 1.2.7 była o dokumentach. Ta jest o osobie, dla której te dokumenty powstają.

Requiply 1.2.8 dodaje dwie integracje i dwie strony, a wszystkie zmierzają do tego samego. Telegram dostarcza powiadomienia o rezerwacjach za darmo, z fakturą w załączniku i przyciskiem płatności pod spodem. Vchasno pozwala podpisać wygenerowaną umowę najmu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nowa strona klienta pokazuje kontakty, pieniądze, wiadomości i rezerwacje na jednym ekranie. A rozliczenie zadłużenia zamienia pięć częściowo opłaconych rezerwacji w jeden link do płatności.

Dwie z tych funkcji mają własne, szczegółowe poradniki krok po kroku. Ten wpis podsumowuje, co robi każda z nich. Poradniki pokazują każdy ekran.

1. Telegram: darmowe powiadomienia z własnego bota

Wiadomości SMS i Viber do klientów były w Requiply już wcześniej. Za oba kanały płaci się od każdej wiadomości i oba przesyłają tylko zwykły tekst.

Telegram nic nie kosztuje, a zmieści wszystko. Tworzysz własnego bota firmy przez @BotFather, wklejasz token w Settings → Integrations → Communications (Ustawienia → Integracje → Komunikacja) i od tej chwili każda automatyzacja może dotrzeć do każdego klienta, który połączył się z tym botem.

Haczyk tkwi w połączeniu. Bot nie może napisać na numer telefonu, więc każdy klient musi raz otworzyć Twojego bota. Requiply daje na to dwa sposoby: osobisty link z zaproszeniem na stronie klienta albo zmienną {{telegramConnectLink}} wstawioną do e-maila z potwierdzeniem rezerwacji. Ta druga opcja po cichu podłącza każdego nowego klienta bez niczyjego udziału.

Co się zmieniło w powiadomieniach

Szablony wiadomości: nowe miejsce na treść

Wiadomości w Telegramie mogą zawierać rzeczy, których SMS nigdy nie pomieści. Te rzeczy potrzebowały swojego miejsca, więc treść automatycznej wiadomości przeniosła się z automatyzacji na nową stronę Settings → Bookings → Message templates (Ustawienia → Rezerwacje → Szablony wiadomości), czyli odpowiednik szablonów e-maili dla komunikatorów.

Szablon ma określony format, a format decyduje o tym, co może zawierać:

Szablon telegramowy może dołączyć fakturę rezerwacji i dowolny z Twoich własnych szablonów eksportu jako PDF generowany w chwili wysyłki wiadomości. Może też zawierać przycisk Pay here (zapłać tutaj) prowadzący do {{paymentIntegrationLink}}. Panel podglądu pokazuje wiadomość dokładnie tak, jak wyświetli ją Telegram, z załącznikiem i przyciskami.

Praktyczne zastosowania:

• Potwierdzenie z fakturą w załączniku: ustaw wyzwalacz na status Confirmed, dołącz fakturę PDF, dodaj przycisk płatności, a klient dostanie wszystko w jednej wiadomości
• Umowa przed odbiorem: dołącz umowę najmu z szablonów eksportu, żeby klient przeczytał ją przed przyjazdem
• Przypomnienia o odbiorze: wyzwalacz czasowy na dzień przed odbiorem, z datą, godziną i Twoim adresem
• Przypomnienia o płatności: wyzwalacz na status płatności i przycisk, który prowadzi prosto do płatności

Pełny poradnik konfiguracji: Telegram Integration in Requiply pokazuje, jak utworzyć bota, połączyć klientów i zbudować automatyzację.

2. Vchasno: podpisana umowa bez wychodzenia z rezerwacji

Wersja 1.2.7 nauczyła rezerwacje tworzyć dokumenty. Tylko że potem nie dało się z nimi nic zrobić. Eksportowało się umowę, wysyłało ją e-mailem i czekało na skan z podpisem.

Wersja 1.2.8 dodaje Vchasno.EDO na nowej stronie Settings → Integrations → Document signing (Ustawienia → Integracje → Podpisywanie dokumentów). Wklej swój token API, a umowy najmu, protokoły wydania i faktury trafią do podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym (КЕП) prosto z rezerwacji, do której należą.

Dokumenty należą teraz do rezerwacji

Żeby coś podpisać, trzeba mieć dokument, więc okno Export dostało drugi przycisk. Quick Download (szybkie pobranie) działa jak dotąd. Save (zapisz) generuje PDF, zapisuje go w rezerwacji i dodaje do nowej karty Documents (dokumenty) na stronie rezerwacji.

Ta karta przydaje się sama w sobie, nawet bez podłączonej usługi podpisu. Faktura, którą klient faktycznie otrzymał, nie leży już w czyimś folderze Pobrane. Późniejsze zmiany cen jej nie zmieniają. Każdy w zespole może pobrać plik, który naprawdę został przekazany klientowi.

Co się zmieniło w podpisywaniu

Twoja organizacja podpisuje pierwsza, potem dokument trafia do klienta. Status w rezerwacji mówi osobie przy ladzie, czy formalności są załatwione. Dokument może mieć w danym momencie tylko jeden proces podpisu, a przycisk wysyłki wraca tylko wtedy, gdy podpis został odrzucony lub zakończył się błędem. Dzięki temu odrzuconą umowę można poprawić i wysłać ponownie, a wcześniejsza próba zostaje w historii.

Zapisane PDF-y trafiają do prywatnego miejsca na pliki, dostępnego tylko dla Twojej organizacji. Pobiera się je przez krótkotrwałe linki i nigdy nie mają publicznego adresu.

Pełny poradnik konfiguracji: Vchasno Integration in Requiply omawia token, plan Integration i cały proces podpisu ekran po ekranie.

3. Strona klienta

Wszystko powyżej musiało gdzieś trafić. Stan połączenia klienta z Telegramem nie jest właściwością rezerwacji. Pieniądze, które klient wciąż jest winien za sześć rezerwacji, też nie.

Dlatego klienci dostali własną stronę. Kliknij etykietę ID w dowolnym wierszu na stronie Manage clients albo ID w okienku klienta w dowolnej rezerwacji, a trafisz na /clients/{id}.

Jeden ekran odpowiada na dwa pytania, które personel naprawdę zadaje przy ladzie: kim jest ta osoba i czy jest nam coś winna.

Co jest na stronie klienta

Details. Dane kontaktowe: ID, systemowe ID, imię i nazwisko, e-mail, telefon oraz przypisany rabat.

Finance. Cztery wartości, wszystkie liczone z rekordów płatności, a nie z sum rezerwacji. Rezerwacja oznaczona w tabeli jako opłacona, ale bez rozliczonego rekordu płatności, nadal liczy się tu jako dług, bo ta karta pokazuje pieniądze, które faktycznie wpłynęły.

Messaging. Stan połączenia klienta z Telegramem z jego nazwą użytkownika, przycisk Copy invite link (kopiuj link z zaproszeniem) widoczny do czasu połączenia oraz dziennik wszystkich wiadomości wysłanych do niego z Requiply. Każdy wpis zawiera szablon, z którego powstał, kanał, znacznik czasu, podgląd i etykietę Sent lub Failed. Przy niepowodzeniach przyczyna jest podana zwykłym językiem, więc to najszybszy sposób, żeby odpowiedzieć na pytanie „czy klient na pewno dostał przypomnienie?”.

Additional fields. Wszystkie skonfigurowane pola niestandardowe na poziomie klienta wraz z wartościami.

Bookings. Każda rezerwacja tego klienta, podzielona na pięć zakładek z licznikami: Overdue (po terminie), Today (dziś), Active (aktywne), Upcoming (nadchodzące), History (historia). Strona otwiera się na pierwszej zakładce, w której coś jest. Jeśli otworzy się na Overdue, klient ma jakąś zaległość i nikt nie musiał jej szukać.

Co się zmieniło w danych klientów

Zapytania o rezerwację, anulowane rezerwacje i rezerwacje z pełnym zwrotem pieniędzy nigdy nie zwiększają długu. Rezerwacja z pełnym zwrotem pieniędzy jest traktowana jako odwołana, więc ponowne obciążenie za nią klienta byłoby błędem.

Praktyczne zastosowania:

• Stały klient przychodzi, żeby znowu coś wypożyczyć: wiersz Debt powie Ci, czy najpierw wziąć pieniądze, a zakładka Overdue pokaże, czego klient jeszcze nie zwrócił
• Upominanie się o spóźniony zwrot: zakładka Overdue pokazuje tylko rezerwacje, których status nie zwolnił jeszcze dostępności, z liczbą dni przy każdej
• Czy ten klient jest wart zachodu: porównaj Revenue z Profit. Duża różnica oznacza, że jego rezerwacje opierają się na podnajmowanym sprzęcie i płatnych usługach

4. Rozliczenie zadłużenia: jedna płatność za wszystkie zaległości

Klient z jedną nieopłaconą rezerwacją to jeden link do płatności. Klient z pięcioma to popołudnie z kalkulatorem.

Gdy wiersz Debt na karcie Finance pokazuje kwotę powyżej zera, obok pojawia się przycisk Settle debt (rozlicz dług). Łączy wszystko, co klient jest winien za wszystkie rezerwacje, w jedną płatność, a gdy ta płatność wpłynie, sam rozlicza powiązane rekordy rezerwacji.

Co wchodzi do rozliczenia

Okno pokazuje każdą rezerwację do zapłaty z datami i kwotą, jaką to rozliczenie z niej pobierze. Requiply pomija to, czego nigdy nie należy obciążać: zapytania o rezerwację, anulowane rezerwacje, rezerwacje z pełnym zwrotem pieniędzy, rezerwacje już rozliczone i rezerwacje, które się nie zaczęły i nie mają żadnych rekordów płatności.

Resztą steruje jedno pole wyboru, domyślnie odznaczone. Include bookings that are in progress or will happen in future (uwzględnij rezerwacje w trakcie i przyszłe) decyduje, czy do rozliczenia trafią wynajmy, których data końcowa dopiero nadejdzie. Zostaw je odznaczone, żeby pobrać tylko to, co faktycznie jest po terminie. Zaznacz je, żeby rozliczyć całe saldo klienta przed jego kolejnym odbiorem. Lista i suma aktualizują się na bieżąco.

Kaucje są traktowane zależnie od tego, czy wynajem już się zaczął:

Przyjmowanie płatności

Lista Payment method (metoda płatności) oferuje te same metody co każda płatność za rezerwację.

Wybierz Pay in person (płatność osobiście), a przycisk zmieni się na Record payoff (zarejestruj spłatę): bez transakcji online, oznaczasz spłatę jako zakończoną, gdy pieniądze wpłyną. Wybierz operatora płatności online, a przycisk zmieni się na Create payment link (utwórz link do płatności). Requiply tworzy u operatora fakturę na całe rozliczenie i zapisuje link przy płatności, żeby można go było od razu skopiować do czatu.

Działają tu Stripe, Plata by Mono, LiqPay i WayForPay przez integrację płatności, którą już masz podłączoną. Jeśli faktury u operatora nie da się utworzyć, spłata i wszystkie utworzone przez nią rekordy są wycofywane, więc nigdy nie zostaje Ci w połowie skonfigurowana płatność, która tylko wygląda na możliwą do opłacenia.

Co się zmieniło w rozliczeniach

Na jednego klienta może przypadać tylko jedno aktywne rozliczenie naraz. Anulowanie go przywraca dług i przycisk Settle debt. Ponowne wygenerowanie, gdy nie ma już nic do pobrania, po prostu je usuwa i informuje o tym.

Praktyczne zastosowania:

• Stały klient, który płaci zbiorczo: zostaw pole odznaczone, przyjmij jedną kwotę osobiście, oznacz spłatę jako zakończoną przy ladzie i patrz, jak dług spada do zera
• Rozliczenie konta przed dużą rezerwacją: zaznacz pole, a jeden link pokryje całe saldo, łącznie z kaucjami za nadchodzące wynajmy
• Klient opłacił jedną rezerwację osobno, zanim zapłacił z linku: wygeneruj rozliczenie ponownie, a nowy link obejmie to, co faktycznie jest jeszcze do zapłaty

5. Rejestr płatności rezerwacji

Płatności za rezerwację były wcześniej jednym przyciskiem. Dla rezerwacji opłacanych w kilku częściach nie było miejsca, żeby to sensownie pokazać.

Strona szczegółów rezerwacji ma teraz rejestr płatności: każdy rekord płatności w osobnym wierszu z metodą, kwotą, statusem i znacznikiem czasu. Nad nim jest Paid (zapłacono) z zielonym znaczkiem, gdy rezerwacja jest rozliczona, a pod nim Amount due (do zapłaty) z przyciskiem, który tworzy lub kopiuje link do płatności za to, co jeszcze pozostało do zapłaty.

Dzięki temu rozliczenie zadłużenia jest czytelne także po fakcie. Rekordy zastąpione przez spłatę widać w rejestrze jako anulowane, a obok nich rekord na pozostałą kwotę, który spłata utworzyła.

6. Drobniejsze usprawnienia

Najczęściej zadawane pytania

Co dalej?

Wersja 1.2.8 daje klientowi stronę, kanał i jedno saldo. Następny krok to komunikacja w obie strony.

Wiadomości w obie strony. Telegram na razie tylko wysyła powiadomienia. Klienci już odpowiadają na te wiadomości, a na razie nikt tych odpowiedzi nie widzi. Teraz pracujemy nad tym, żeby trafiały do rezerwacji, których dotyczą.

Masz pytania lub sugestie? Napisz do nas na info@requiply.com. Jeśli podłączysz Telegram, daj znać, ilu Twoich klientów kliknęło Start w pierwszym tygodniu. Też jesteśmy ciekawi.