---
title: "Документи бронювання"
description: "PDF-файли, збережені для оренди (рахунок, договір оренди чи акт приймання-передачі). Також про те, як надіслати їх клієнту на електронний підпис."
canonical_url: "https://requiply.com/docs/uk/guides/bookings/payments-and-documents/documents"
---
# Документи бронювання

> PDF-файли, збережені для оренди (рахунок, договір оренди чи акт приймання-передачі). Також про те, як надіслати їх клієнту на електронний підпис.

Кожне бронювання має картку **Документи** внизу своєї сторінки. У ній зберігаються PDF-файли, які ви сформували для цього бронювання: рахунок і будь-який [власний шаблон експорту](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/export-templates). Якщо підключено сервіс підписання, картка також відстежує електронне підписання кожного з них.

**Так ви експортуєте бронювання в PDF, друкуєте або завантажуєте для нього договір оренди, угоду чи акт.** Відкрийте бронювання й експортуйте його за одним зі своїх шаблонів. Готовий PDF збережеться тут: його можна роздрукувати, надіслати листом або відправити на підписання. Текст кожного документа задають у [Власних шаблонах експорту](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/export-templates), а на цій сторінці зберігаються сформовані файли.

Раніше експорт бронювання давав лише завантажений файл: договір лежав у чиїйсь папці «Завантаження». Тепер збережені документи належать бронюванню, тож будь-хто в команді може відкрити саме той файл, який передали клієнту.

## Збереження документа в бронюванні

Документи створюють у тому самому діалозі **Експортувати**, яким ви вже користуєтеся: з кнопки дій у рядку на сторінці [Керування бронюваннями](https://requiply.com/docs/uk/guides/bookings/manage) або зі сторінки бронювання.

Діалог показує першим **PDF рахунок-фактура**, далі всі власні шаблони експорту. Він пропонує дві дії:

<table>
<thead>
  <tr>
    <th>
      Кнопка
    </th>
    
    <th>
      Що вона робить
    </th>
  </tr>
</thead>

<tbody>
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Швидке завантаження
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Формує PDF і одразу завантажує його. Нічого не зберігається: так цей діалог працював раніше.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Зберегти
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Формує PDF, зберігає його в бронюванні й відкриває сторінку бронювання, де новий рядок підсвічено в картці <strong>
        Документи
      </strong>
      
      .
    </td>
  </tr>
</tbody>
</table>

Назва збереженого документа складається з назви джерела та номера бронювання: `Invoice #1042`, `Rental agreement #1042`. Організації, які працюють українською, отримують локалізовану назву рахунку (`Рахунок-фактура #1042`).

<note>

**Зберегти** формує документ заново з актуальних даних бронювання, так само як **Швидке завантаження**. Якщо зберегти двічі, зʼявляться два рядки. Це зручно, коли бронювання змінилося й вам потрібні обидві версії, початкова та виправлена, але згодом варто прибрати зайве.

</note>

## Картка «Документи»

Кожен рядок показує іконку PDF, назву документа, час створення та розмір файлу. Праворуч у рядку є такі дії:

<table>
<thead>
  <tr>
    <th>
      Дія
    </th>
    
    <th>
      Коли видно
    </th>
    
    <th>
      Що вона робить
    </th>
  </tr>
</thead>

<tbody>
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Чип підписання
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Документ надіслано на підписання
    </td>
    
    <td>
      Показує позначку сервісу й поточний статус. Натискання відкриває документ у кабінеті сервісу в новій вкладці. При наведенні видно власний текст статусу від сервісу, а якщо підключено кілька облікових записів, також обліковий запис, з якого надіслано документ.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Надіслати на підписання
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/settings/integrations/signing">
        Сервіс підписання
      </a>
      
       активний, <strong>
        а також
      </strong>
      
       документ не перебуває на підписанні й не підписаний
    </td>
    
    <td>
      По кнопці з логотипом на кожен активний сервіс. Відкриває діалог надсилання.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Завантажити
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Завжди
    </td>
    
    <td>
      Завантажує збережений PDF через тимчасове підписане посилання.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Видалити
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Завжди
    </td>
    
    <td>
      Після підтвердження видаляє документ.
    </td>
  </tr>
</tbody>
</table>

![Картка Документи бронювання з одним збереженим PDF і діями надсилання на підписання, завантаження та видалення](https://requiply.com/docs/assets/booking/documents/documents-card.png)

У рядку вище збережений шаблон експорту: його назва закінчується номером бронювання, а під нею вказано дату формування та розмір файлу.

Кнопка **оновлення** в заголовку картки зʼявляється, щойно хоч один документ надіслано на підписання. Вона повторно перевіряє в сервісі статуси, що очікують. Крім того, статуси оновлюються автоматично щоразу, коли завантажується картка.

Поки документів немає, картка показує *«Поки немає збережених документів»*.

## Надсилання документа на підписання

Потрібен активний сервіс у [Налаштування → Інтеграції → Підписання документів](https://requiply.com/docs/uk/guides/settings/integrations/signing). Натисніть кнопку сервісу в рядку документа й заповніть діалог:

<table>
<thead>
  <tr>
    <th>
      Поле
    </th>
    
    <th>
      Примітки
    </th>
  </tr>
</thead>

<tbody>
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Надіслати від
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Видно, лише коли сервіс має більше одного підключеного облікового запису. За замовчуванням вибрано основний обліковий запис. Виберіть інший, щоб надіслати документ від облікового запису іншої компанії.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Код клієнта (ЄДРПОУ / РНОКПП (ІПН))
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Реєстраційний код контрагента: 8 цифр (ЄДРПОУ) або 10 цифр (РНОКПП / ІПН). Лише цифри, поле обовʼязкове й перевіряється, перш ніж кнопка стане активною. Заповнюється із <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/settings/fields/entity-fields#%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%BD%D1%96-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8F">
        системного поля
      </a>
      
       клієнта <strong>
        ЄДРПОУ / РНОКПП (ІПН)
      </strong>
      
      , якщо це поле налаштовано на рівні клієнта й заповнено для цього клієнта.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Email отримувача
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Заповнюється адресою email клієнта бронювання. Поле обовʼязкове й перевіряється як адреса email.
    </td>
  </tr>
</tbody>
</table>

![Діалог надсилання на підписання з назвою сервісу й документа, полями коду клієнта та email отримувача](https://requiply.com/docs/assets/booking/documents/send-for-signing.png)

**Надіслати** завантажує PDF у сервіс і створює запис підписання. Ваша організація підписує першою в кабінеті сервісу, після чого документ переходить до контрагента.

### Статуси підписання

<table>
<thead>
  <tr>
    <th>
      Чип
    </th>
    
    <th>
      Що означає
    </th>
  </tr>
</thead>

<tbody>
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Надіслано
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Документ завантажено, сервіс ще не повідомив стан підписання.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Очікує вашого підпису
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Очікує, поки ваша організація підпише документ у кабінеті сервісу.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Очікує клієнта
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Ваша сторона підписала, клієнт ще ні.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Підписано
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Повністю підписано.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Відхилено
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Контрагент відхилив документ.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Помилка
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      Сервіс повідомив про збій.
    </td>
  </tr>
</tbody>
</table>

![Картка Документи після надсилання: рядок показує чип Очікує вашого підпису, а в заголовку зʼявилася кнопка оновлення](https://requiply.com/docs/assets/booking/documents/signing-status.png)

Оскільки ваша організація підписує першою, щойно надісланий документ залишається в статусі **Очікує вашого підпису**, доки хтось не підпише його в кабінеті сервісу.

Документ може мати лише **одне** незавершене підписання в кожному сервісі. Кнопка надсилання зникає, щойно документ надіслано або підписано. Вона знову зʼявляється, лише якщо підписання завершилося статусом **Відхилено** або **Помилка**. Тож відхилений договір можна виправити й надіслати знову, а попередня спроба залишиться в історії.

## Видалення документа

**Видалити** просить підтвердження: *«Ви впевнені, що хочете видалити «{name}»? Цю дію неможливо скасувати.»*

Якщо документ надсилали на підписання, діалог додає другий рядок: *«Документ було надіслано на підписання. Видалення тут не видаляє його з сервісу підписання.»* Якщо документ не має бути підписаний, скасуйте його також у кабінеті сервісу.

## Де зберігаються документи

Збережені PDF-файли лежать у **приватному сховищі** вашої організації і привʼязані до бронювання, з якого їх сформували. Публічної адреси вони не мають ніколи: **Завантажити** щоразу видає короткочасне підписане посилання. Видалення бронювання видаляє і його документи.

## Комплекти в рахунках і документах

Коли бронювання містить [комплект](https://requiply.com/docs/uk/guides/inventory/bundles), кожен сформований документ показує знижку на комплект окремим рядком, тож рядки товарів сходяться із сумою бронювання. Змінювати шаблони не потрібно.

**Рахунок.** Під **Проміжна сума** кожен комплект отримує рядок, наприклад **Знижка на комплект: Podcast duo kit (10%):** з відʼємною сумою, перед знижкою клієнта та коригуванням вартості бронювання.

<figure>

![Нижня частина PDF-рахунку для бронювання 28: таблиця Audio Equipment з Rode NT1 48.00, Rode Procaster 90.00, Rode PSA1 48.00, XLR (5m) 18.00 і Behringer UMC404HD 36.00, далі підсумок: Проміжна сума 240.00 USD, виділений рядок Знижка на комплект: Podcast duo kit (10%): -19.20 USD, Загальна сума оренди 220.80 USD, застава 44.16 USD і Разом 264.96 USD](https://requiply.com/docs/assets/booking/documents/bundle-discount-invoice.png)<figcaption>

Рахунок називає комплект і його знижку, а не ховає її в загальному коригуванні ціни.

</figcaption>
</figure>

**Документи із шаблонів експорту.** Таблиця `{{bookingItems}}` закінчується рядком для кожного комплекту: *Podcast duo kit: знижка на комплект 10%*, склад набору дрібним сірим текстом і відʼємна сума в колонці **Всього**. Див. [Комплекти в таблиці товарів](https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/export-templates#%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BF%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8-%D0%B2-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D1%96-%D1%82%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%80%D1%96%D0%B2).

<figure>

![Акт приймання-передачі обладнання для бронювання 28, створений із шаблону експорту. Таблиця товарів містить Rode NT1, Rode Procaster, Rode PSA1, XLR (5m) і Behringer UMC404HD з кількістю, ціною та сумою, а також виділений останній рядок: Podcast duo kit, знижка на комплект 10%, склад: 2 × Rode Procaster, 2 × Rode PSA1, 2 × XLR (5m), 1 × Behringer UMC404HD, з -19,20 $ у колонці суми](https://requiply.com/docs/assets/booking/documents/bundle-row-document.png)<figcaption>

Акт приймання-передачі, сформований з наявного шаблону: рядок комплекту додається сам.

</figcaption>
</figure>

## Як це повʼязано з рештою Requiply

<table>
<thead>
  <tr>
    <th>
      Функція
    </th>
    
    <th>
      Звʼязок
    </th>
  </tr>
</thead>

<tbody>
  <tr>
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/bookings/manage">
        <strong>
          Керування бронюваннями
        </strong>
      </a>
    </td>
    
    <td>
      Документи створюють у діалозі <strong>
        Експортувати
      </strong>
      
       в кожному рядку.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/export-templates">
        <strong>
          Власні шаблони експорту
        </strong>
      </a>
    </td>
    
    <td>
      Шаблони визначають, що можна сформувати та зберегти.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/settings/integrations/signing">
        <strong>
          Підписання документів
        </strong>
      </a>
    </td>
    
    <td>
      Дає підключення до сервісу, завдяки якому збережений PDF стає документом для підписання.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/automations/message-templates">
        <strong>
          Шаблони повідомлень
        </strong>
      </a>
    </td>
    
    <td>
      Шаблони Telegram можуть прикріплювати до автоматичного повідомлення рахунок або сформований шаблон експорту. Їх формують у момент надсилання, а не беруть із цієї картки.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <strong>
        Рахунки
      </strong>
    </td>
    
    <td>
      PDF-рахунок є одним із документів, які тут можна зберегти й підписати.
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/inventory/bundles">
        <strong>
          Комплекти
        </strong>
      </a>
    </td>
    
    <td>
      Кожен заброньований комплект додає рядок <strong>
        Знижка на комплект
      </strong>
      
       у рахунок і рядок знижки в таблицю <code>
        {{bookingItems}}
      </code>
      
       шаблонів експорту, див. <a href="#%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BF%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B8-%D0%B2-%D1%80%D0%B0%D1%85%D1%83%D0%BD%D0%BA%D0%B0%D1%85-%D1%96-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%85">
        Комплекти в рахунках і документах
      </a>
      
      .
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/bookings/sell-items">
        <strong>
          Продаж товарів у бронюванні
        </strong>
      </a>
    </td>
    
    <td>
      Товари, продані в межах бронювання, друкуються в рахунку в блоці <strong>
        Продані товари
      </strong>
      
       з позначкою <strong>
        Повернено
      </strong>
      
       для товарів, які повернули. Власні шаблони експорту можуть друкувати їх макросами <code>
        {{bookingSaleItems}}
      </code>
      
       та <code>
        {{bookingSaleTotal}}
      </code>
      
      .
    </td>
  </tr>
  
  <tr>
    <td>
      <a href="https://requiply.com/docs/uk/guides/bookings/changing/cost-adjustment">
        <strong>
          Коригування вартості бронювання
        </strong>
      </a>
    </td>
    
    <td>
      Коли бронювання має коригування, рахунок пояснює його в підсумковому рядку: <em>
        Коригування оплачуваного періоду (причина): −0,5 дн.
      </em>
      
       для періодів або <em>
        Коригування вартості бронювання (−10%) (причина): −14,69 $
      </em>
      
       для відсотка чи фіксованої суми. Власні шаблони експорту можуть друкувати його макросами <code>
        {{bookingAdjustment}}
      </code>
      
      , <code>
        {{bookingAdjustmentReason}}
      </code>
      
      , а також <code>
        {{bookingAdjustmentAmount}}
      </code>
      
      .
    </td>
  </tr>
</tbody>
</table>

## Типові сценарії

### Видача обладнання з підписаним актом

Експортуйте акт приймання-передачі кнопкою **Зберегти** й надішліть його на підписання з картки «Документи». Підпишіть його зі свого боку, а клієнт підпише зі свого. Чип у бронюванні покаже тому, хто стоїть на видачі, чи всі документи вже оформлено.

### Збереження саме того рахунку, який отримав клієнт

Коли надсилаєте рахунок листом, використовуйте **Зберегти**, а не **Швидке завантаження**. Пізніші зміни цін чи дат не змінять збереженого файлу, тож у вас завжди буде документ у тому вигляді, у якому його надіслали.

## Поради та застереження

<note>

**Порада:** кнопка оновлення перевіряє лише документи, підписання яких ще триває. Статуси **Підписано**, **Відхилено** та **Помилка** остаточні й повторно не перевіряються.

</note>

<warning>

**Увага:** видалення документа тут назавжди видаляє збережений PDF і нічого не відкликає із сервісу підписання.

</warning>


## Sitemap

See the full [sitemap](https://requiply.com/docs/sitemap.md) for all pages.