Як виставити фактуру KSeF за бронювання прокату?
Якщо ваш прокат працює в Польщі, фактури компаніям ви виставляєте через польську державну систему KSeF. У Requiply для цього достатньо один раз підключити токен KSeF у Налаштування → Інтеграції → Електронні рахунки, відкрити бронювання й обрати Виставити рахунок у KSeF у меню дій. Requiply сформує структуровану фактуру FA(3) з даних бронювання, надішле її в KSeF і за кілька секунд покаже номер KSeF на бронюванні.
У цьому гайді покажемо налаштування, першу фактуру і що з нею можна робити далі, у вебі та в застосунку Requiply.
Що KSeF означає для прокату
KSeF (Krajowy System e-Faktur, Національна система електронних фактур) є польською державною системою електронних фактур. З 1 лютого 2026 року в ній виставляють фактури найбільші платники податків, а з 1 квітня 2026 року всі інші, зокрема й підприємці, звільнені від ПДВ (VAT). Ті, чиї фактури разом не перевищують 10 000 зл на місяць, можуть виставляти їх поза KSeF до кінця 2026 року.
Для прокату ця зміна цілком практична:
- фактура більше не PDF, який ви надсилаєте поштою: це структурований XML-файл FA(3), який KSeF перевіряє і приймає
- виставленою вважається лише фактура з номером KSeF
- кожен прокат є продажем послуг, тож кожне бронювання, за яке ви виставляєте фактуру компанії, має пройти через KSeF
Переносити кожне бронювання в окрему програму для фактур означає вручну копіювати позиції, ціни, ПДВ і клієнта. Інтеграція Requiply прибирає цей крок: у бронюванні вже все це є.
Що вміє інтеграція
Крок 1: Створіть токен KSeF
Увійдіть у застосунок платника податків KSeF (Aplikacja Podatnika KSeF) від імені вашої компанії й створіть токен з правом виставляти фактури. Скопіюйте його: KSeF показує токен лише один раз.
Почніть із тестового середовища. KSeF має окремі тестове та демо середовища, де фактури не мають юридичної сили. Спершу створіть токен там, підключіть його до Requiply і виставте кілька фактур. Коли будете впевнені, перейдіть на токен робочого середовища.
Крок 2: Підключіть KSeF у Requiply
Відкрийте Налаштування → Інтеграції → Електронні рахунки і натисніть Налаштувати на картці KSeF.
Вставте токен і заповніть дані продавця, які потраплять у кожну фактуру:
| Поле | Що вказати |
|---|---|
| Токен KSeF | Токен із застосунку KSeF |
| NIP продавця | Ваш NIP (польський податковий номер), Requiply по змозі зчитує його з токена |
| Середовище KSeF | Тестове, Демо або Робоче, відповідно до токена |
| Назва продавця та адреса | Так, як вони мають виглядати у фактурах |
| Статус ПДВ | Платник ПДВ або Звільнений від ПДВ з правовою підставою звільнення |
| Рахунок для переказів | Друкується на фактурах, які ще очікують оплати |
Натисніть Зберегти. Перед збереженням Requiply входить у KSeF з цим токеном, тож токен, який не відповідає вашому NIP чи середовищу, буде відхилено одразу.
Платникам ПДВ: увімкніть ПДВ у Налаштування → Налаштування цін → ПДВ ще до того, як створювати бронювання, за які виставлятимете фактури. KSeF потрібна ставка ПДВ кожної позиції, а бронювання зберігають той ПДВ, з яким їх створили.
Крок 3: Виставте фактуру з бронювання
Відкрийте бронювання і його меню дій (стрілка поруч з кнопкою Експортувати). Коли KSeF підключено, у меню з'являється Виставити рахунок у KSeF.
Вікно відкривається вже заповненим:
- Номер рахунку: наступний після вашої останньої фактури KSeF, у тому ж форматі (перший має вигляд
FV/1/MM/YYYY) - Дата виставлення сьогоднішня, а Дата надання послуги збігається з днем завершення бронювання
- Покупець: Компанія з NIP та адресою або Приватна особа лише з іменем, дані підставляються з картки клієнта
- Оплата: Оплачено з датою, якщо бронювання повністю оплачене, інакше Очікує оплати з необов'язковою датою Сплатити до
- Позиції рахунку: кожен товар і послуга з бронювання з ціною, знижкою та ставкою ПДВ
Перевірте покупця й натисніть Виставити в KSeF. За кілька секунд Requiply покаже Рахунок виставлено в KSeF з номером KSeF.
Якщо щось у бронюванні заважає виставити фактуру, вікно скаже про це ще до надсилання: наприклад, бронювання без ПДВ в акаунті платника ПДВ або ставка ПДВ, яку KSeF не приймає.
Крок 4: Керуйте фактурою на бронюванні
Щойно в бронювання з'являється фактура, на його сторінці додається розділ Рахунки, а пункт меню змінюється на Керувати рахунком і веде прямо туди. Бронювання без фактур цього розділу не показують.
PDF містить номер KSeF і QR-код KOD I (код для перевірки фактури), який веде на сторінку перевірки в KSeF, тож клієнт може перевірити фактуру телефоном. Фактури з тестового середовища мають банер про те, що вони не мають юридичної сили.
Якщо KSeF відхилить фактуру, під нею з'явиться причина й кнопка Виставити знову. Відхилена спроба залишається в списку.
Крок 5: Виставляйте з телефона
Той самий процес є в застосунку Requiply: відкрийте бронювання, натисніть Дії → Виставити рахунок у KSeF, перевірте фактуру й надішліть її кнопкою в заголовку. Розділ Рахунки в бронюванні дає поділитися PDF і відкрити UPO, XML та сторінку перевірки.
Чого інтеграція поки не вміє
Коригувальні фактури (faktura korygująca), авансові фактури та фактури у валютах, відмінних від злотого, поки не підтримуються, а вхідні фактури від постачальників не імпортуються. Такі фактури виставляйте безпосередньо в KSeF або у вашій бухгалтерській програмі. Потрібна якась із цих можливостей? Напишіть нам на info@requiply.com.
Часті запитання
Додаткова інформація
- Хто може налаштовувати: адміністратори організації підключають, змінюють і відключають акаунти KSeF. Виставляти фактури може кожен, кому дозволено керувати бронюваннями.
- Де зберігається токен: у зашифрованому вигляді в Requiply, повторно він не показується. Коли оновлюєте токен, скористайтеся кнопкою Замінити токен у вікні KSeF.
- Покрокова довідка: у базі знань описано кожне поле, статус і повідомлення.
Виникли питання? Напишіть нам на info@requiply.com або запишіться на демо: ми налаштуємо KSeF разом з вами.
- KSeF
- е-фактура
- Польща
- FA(3)
- прокат обладнання
- бізнес прокату
- програма для прокату
- фактури
- інтеграція
- requiply