Fakturownia для прокату в Польщі: рахунок з бронювання

Як виставити рахунок у Fakturownia за бронювання прокату?

Один раз підключіть API-токен Fakturownia в Налаштування → Інтеграції → Електронні рахунки. Потім відкрийте бронювання й оберіть Виставити рахунок у Fakturownia в меню дій. Requiply передасть у Fakturownia обладнання, послуги, ціни, ПДВ і покупця з бронювання. Fakturownia присвоїть номер, сформує PDF, а якщо у вашому акаунті підключено KSeF, надішле рахунок у KSeF.

Скриншоти польською. Fakturownia є польською програмою для рахунків, нею користуються компанії, що виставляють рахунки в Польщі. Тому в цьому гайді Requiply і Fakturownia показані польською, а українські назви кнопок є в тексті.

Інтеграція працює в режимі Бета: нею вже можна користуватися, а паралельно її перевіряє сама Fakturownia.

Кому підійде ця інтеграція

Якщо ви вже виставляєте рахунки у Fakturownia, міняти програму не потрібно. Нумерація, шаблони, дані компанії та підключення до KSeF залишаються там, де є. Водночас Requiply більше не є місцем, звідки ви вручну переносите бронювання у Fakturownia: він робить це сам.

Якщо програми для рахунків у вас немає і ви хочете надсилати фактури просто в KSeF, оберіть інтеграцію з KSeF. Обидві інтеграції можна підключити одночасно: тоді в меню дій бронювання ви обираєте, де виставити рахунок.

Крок 1: скопіюйте API-токен у Fakturownia

Увійдіть на fakturownia.pl і відкрийте Ustawienia → API (1). На сторінці Tokeny API скопіюйте Kod autoryzacyjny API (2). Якщо список порожній, натисніть Dodaj nowy Token.

Заповніть дані компанії у Fakturownia. Fakturownia друкує їх як дані продавця, тож без них рахунок не виставить. Перевірте Ustawienia → Dane firmy: назва, NIP і адреса мають бути заповнені. Requiply перевіряє це перед виставленням і підкаже, якщо чогось бракує.

Крок 2: підключіть Fakturownia в Requiply

Відкрийте Налаштування → Інтеграції → Електронні рахунки (1) і натисніть Налаштувати на картці Fakturownia (2).

app.requiply.com/settings/integrations/einvoicing

Вставте токен (1), вкажіть адресу своєї Fakturownia (2) і вирішіть, чи має Fakturownia надсилати рахунки в KSeF (3):

Натисніть Підключити. Перед збереженням Requiply перевіряє токен у Fakturownia, тож хибний токен чи адресу буде відхилено одразу.

Платникам ПДВ: увімкніть ПДВ у Налаштування цін → ПДВ до того, як створювати бронювання, за якими виставлятимете рахунки. Бронювання зберігає ПДВ на момент створення. Саме звідти Requiply бере ставки для Fakturownia.

Крок 3: виставте рахунок з бронювання

Відкрийте бронювання й розгорніть меню дій (стрілка поруч з Експортувати). Там є пункт Виставити рахунок у Fakturownia (1).

Вікно відкривається вже заповненим:

• Номер рахунку присвоює Fakturownia (1), за вашою нумерацією
• Покупець (2): NIP, назва компанії та адреса з даних клієнта або з його останнього рахунку. Для фізичної особи оберіть Приватна особа
• Оплата: Оплачено, коли бронювання оплачене повністю, інакше Очікує оплати з необовʼязковим терміном
• Позиції рахунку: усе обладнання й послуги з бронювання з ціною, знижкою та ставкою ПДВ

Перевірте покупця й натисніть Виставити в Fakturownia. За мить Requiply покаже повідомлення Рахунок виставлено в Fakturownia з номером від Fakturownia, а рахунок зʼявиться в розділі Рахунки бронювання.

app.requiply.com/reservation/20

Якщо щось заважає виставити рахунок, вікно скаже про це до надсилання. Наприклад, бронювання без ПДВ на акаунті платника ПДВ або відсутні дані компанії у Fakturownia.

Крок 4: керуйте рахунком у бронюванні

Статус У Fakturownia (1) означає, що рахунок збережено у Fakturownia. Кнопка PDF завантажує рахунок так, як його друкує Fakturownia, а пункт меню Відкрити у Fakturownia (2) веде до нього у Fakturownia, щоб, наприклад, надіслати клієнту поштою.

Коли Fakturownia надсилає рахунок у KSeF, Requiply стежить за його статусом. Після прийняття в KSeF біля рахунку зʼявиться номер KSeF, а в меню пункти Завантажити квитанцію UPO і Завантажити XML рахунку. Якщо KSeF відхилить рахунок, ви побачите причину і кнопку Виставити знову.

Дані клієнта заповнюються самі

У Requiply зʼявилися системні поля клієнта, потрібні для рахунків: NIP, Назва компанії, Вулиця і номер будинку, Поштовий індекс і Місто. Щойно ви підключите Fakturownia або KSeF, Requiply запропонує додати ці поля клієнтам одним кліком. Також їх можна увімкнути в Налаштування → Поля → Конфігурації рівнів, на вкладці Клієнт.

Коли поля увімкнено, вікно рахунку бере покупця з них. А якщо в клієнта цих даних ще немає, Requiply збереже їх після першого прийнятого рахунку: ви вводите NIP і адресу один раз у рахунку. Наступного разу вони вже на місці. Дані, які клієнт уже має, Requiply ніколи не перезаписує.

Так само це працює з інтеграцією KSeF. А під час підписання документів через Вчасно Requiply так само зберігає клієнту ЄДРПОУ чи РНОКПП (ІПН), якщо поле увімкнене і ще порожнє.

Чого інтеграція поки не робить

Requiply поки не виставляє у Fakturownia коригувальні рахунки, проформи чи авансові рахунки і не підтягує з Fakturownia оплати. Такі документи оформлюйте просто у Fakturownia. Якщо KSeF відхилить рахунок і ви виставите його знову, Requiply створить у Fakturownia новий рахунок, а відхилений видаліть у Fakturownia. Потрібна якась із цих функцій? Напишіть нам на info@requiply.com.

Часті запитання

Додаткова інформація

• Хто може налаштувати: акаунти Fakturownia підключають, редагують і відключають адміністратори організації. Виставляти рахунки може кожен, хто має право керувати бронюваннями.
• Де зберігається токен: Requiply зберігає його в зашифрованому вигляді й більше ніколи не показує. Щоб змінити токен, скористайтеся кнопкою Замінити токен у вікні Fakturownia.
• Детальний опис: усі поля, статуси й повідомлення описано в базі знань.

Маєте запитання? Напишіть нам на info@requiply.com або запишіться на демо. Ми підключимо Fakturownia разом з вами.