Договір прокату обладнання: згенерувати за 5 хв

Потрібен готовий документ просто зараз? Згенеруйте договір за 5 хвилин у Word або PDF, а потім поверніться сюди за деталями.

Коротка відповідь: договір прокату в Україні має містити 12 ключових елементів. Сторони. Перелік обладнання з серійними номерами. Строк. Ціну і порядок розрахунків. Заставу та умови її повернення. Відповідальність за пошкодження і втрату. Штраф за прострочення. І підписаний акт приймання-передачі з фотофіксацією. Решта є деталями. Нижче розбір пункт за пунктом і генератор, який складе готовий зразок за вас.

Один генератор, повернутий зі словами «він таким і був», коштує дорожче за рік друку договорів. Але багато малих прокатів досі видають обладнання під номер телефону і чесне слово. У цій статті: що прописати в договорі, як юридично працює застава і як скоротити паперову частину до 2 хвилин на бронювання замість 15.

Ця стаття є практичним гайдом, а не юридичною консультацією. Для нестандартних ситуацій, як-от дорога спецтехніка, корпоративна оренда чи іноземні клієнти, дайте юристу переглянути ваш шаблон один раз. Це коштує менше за один спір.

Юридична база за два абзаци

Українське законодавство розрізняє загальний найм (оренду) (ЦКУ, ст. 759+) і прокат (ст. 787–791). Прокат означає передачу рухомих речей у користування споживачам, зазвичай бізнесом, який робить це систематично. Прокат є публічним договором. Ви пропонуєте однакові стандартні умови всім. Саме тому типовий шаблон тут повністю доречний.

Що з цього випливає? Ви можете і повинні встановити стандартні умови, опублікувати прайс і використовувати один типовий договір, який підписує кожен клієнт. Але відповідальність клієнта за пошкодження, застава і штраф за прострочення мають силу, лише якщо вони письмові й підписані. Повідомлення в Instagram «зламаєш, значить платиш» у спорі вам не допоможе.

Про вибір форми бізнесу та оподаткування прокату ми писали окремо: Як офіційно вести бізнес прокату в Україні.

12 пунктів, які мають бути в кожному договорі прокату

1. Сторони

Ваші реквізити: назва ФОП або ТОВ, код, адреса. Повні дані клієнта: ПІБ, паспортні дані, телефон. Для корпоративних клієнтів додайте назву, код ЄДРПОУ і повноваження підписанта.

2. Предмет договору

Детальний перелік. Назва, модель, серійний номер і оголошена вартість кожної речі та аксесуара. «Комплект камери» не спрацює. Спір про зниклий об'єктив виграє запис «Sony A7 IV body SN 0331408, Tamron 28–75 SN 044xxx, 2 акумулятори, зарядний пристрій, сумка».

3. Строк прокату

Дата й час початку та завершення. І критично важливо: що вважається поверненням. Обладнання фізично прийняте вашим працівником і підписаний акт повернення. «Я лишив у вашого сусіда» поверненням не є.

4. Ціна і розрахунки

Тариф, сума за строк, спосіб і момент оплати. Передоплата, при видачі або частинами. Якщо берете плату за доставку, чищення чи пальне, перелічіть їх тут окремими рядками. Як сформувати самі тарифи, ми розібрали окремо: гайд з ціноутворення у прокаті.

5. Застава

Сума, форма (готівка, переказ, блокування на картці) і точні умови повернення. Коли повертається повністю? Що і як утримується? Рахунок за ремонт або акт оцінки. Зафіксуйте і строк. Наприклад: «повертається протягом 3 робочих днів після підписання акта повернення, за вирахуванням документально підтверджених утримань».

6. Акт приймання-передачі

Акт є доказовим ядром усього договору. Про нього окремий розділ нижче. У самому договорі має бути зазначено, що видача і повернення відбуваються за підписаними актами з фотофіксацією.

7. Обов'язки клієнта

Використовувати за інструкцією. Не передавати третім особам. Не розбирати і не ремонтувати самостійно. Негайно повідомляти про поломки. Повернути чистим або сплатити плату за чищення з пункту 4.

8. Відповідальність за пошкодження і втрату

Робоча формула: ремонтопридатне пошкодження означає, що клієнт сплачує документально підтверджений ремонт. Втрата або непридатність до ремонту означає, що клієнт сплачує оголошену вартість з пункту 2 з урахуванням розумного зносу. Саме оголошені вартості в переліку роблять цей пункт виконуваним.

9. Прострочення повернення

Плата за кожен день прострочення. Зазвичай добовий тариф з надбавкою, наприклад 150–200% добового тарифу за день. Цей пункт перетворює «ой, забув» на конкретне число.

10. Нормальний знос vs пошкодження

Зазначте, що нормальний експлуатаційний знос включено в ціну. Цей пункт захищає клієнта. А письмова фіксація не дає протилежному аргументу («подряпина, отже плати за фарбування») розпалювати конфлікти.

11. Форс-мажор і вирішення спорів

Стандартні пункти. Форс-мажор за практикою ТПП України. Спори: спершу переговори, далі суд за вашим місцем реєстрації.

12. Реквізити і підписи

Повні реквізити обох сторін. Підписи на кожній сторінці або підпис плюс парафування сторінок.

Акт приймання-передачі: де насправді виграються спори

Договір встановлює правила. Акт фіксує факти. На кожен прокат робіть два акти: при видачі та при поверненні. Кожен містить:

• Дату і точний час
• Перелік речей з серійними номерами (можна посиланням на перелік з договору)
• Опис стану: наявні подряпини, вм'ятини, дефекти, рівень пального, мотогодини для техніки
• Фото: 4–6 ракурсів на кожну суттєву позицію, зроблені при видачі у присутності клієнта
• Підписи обох сторін

Саме набір фото перетворює «воно вже було подряпане» на 30-секундну розмову замість втраченого спору про заставу. Зберігайте фото прив'язаними до бронювання, а не в галереї чийогось телефона. У Requiply фото та коментарі прикріплюються прямо до бронювань і позицій, тож докази живуть там само, де бронювання.

Згенеруйте свій договір

Введіть свої дані нижче і завантажте готовий зразок з усіма 12 пунктами у форматі Word або збережіть як PDF. Порожні поля залишаться пропусками, які можна заповнити від руки. Друкуйте у двох примірниках.

Як застава має працювати операційно

Застава на практиці ламається з банальних причин. Готівку взяли й не записали. Повернення забули. Часткові утримання «обговорили усно». Робочий процес:

1. Фіксуйте заставу на бронюванні в момент отримання. Сума, форма, хто прийняв.
2. При поверненні звіряйте стан з актом видачі та фото. У присутності клієнта.
3. Повертайте одразу, якщо все гаразд. Того ж дня, тим самим каналом, яким застава надійшла.
4. Якщо утримуєте, документуйте. Фото пошкодження. Рахунок або кошторис ремонту. Розрахунок в один рядок, який клієнт підписує або отримує письмово.

Починаючи з Requiply 1.2.4, застави та повернення є повноцінною частиною бронювання. Ви фіксуєте заставу при видачі та повне або часткове повернення з причиною при прийманні. Грошовий слід автоматично збігається з паперовим.

Поширені помилки

Зробіть паперову частину за дві хвилини

Усе це не працює, якщо займає 15 хвилин на бронювання. У завантажений день персонал почне пропускати кроки. Рішення: генерувати документи з даних бронювання замість передруку. Клієнт, перелік речей з серійними номерами, дати, суми і застава вже є в системі.

У Requiply дані клієнтів і власні поля (паспортні дані, нотатки), генерація PDF, QR-перепустки бронювань і облік застав закривають операційну частину. Ви друкуєте або надсилаєте договір та акти з уже заповненими даними бронювання. Спробуйте безкоштовно.

Маєте питання? Напишіть нам на info@requiply.com і ми розповімо, як інші прокати на Requiply організували документообіг.