Шаблони листів

Багаторазові листи, які Requiply надсилає клієнтам щодо їхньої оренди: для підтверджень, ручного надсилання з бронювання та автоматизацій.

На сторінці Шаблони листів адміністратори створюють листи, які Requiply надсилає клієнтам щодо їхніх бронювань. Тут же ними керують. Шаблони використовуються в підтвердженнях бронювань, ручних листах із бронювання та автоматизаціях. Тож усе, що ви тут змінюєте, впливає на те, як клієнти сприймають ваше спілкування.

Ця сторінка розташована в Налаштування → Бронювання → Шаблони листів.

Лише для адміністраторів. Інших співробітників перенаправляє на екран відмови в доступі.

Сторінка Шаблони листів

Чому ця сторінка важлива

Requiply надсилає від вашого імені багато листів: підтвердження бронювань, нагадування, повторні листи та будь-які власні повідомлення, які запускають автоматизації. Кожному такому листу потрібні тема, текст і рішення, чи додавати рахунок бронювання. Шаблони листів є багаторазовими будівельними блоками для всього цього.

Для месенджерів (SMS, Viber, Telegram) такими блоками є шаблони повідомлень.

Інші частини Requiply, які залежать від цих шаблонів:

Бронювання (ручна дія «надіслати лист» у бронюванні)
Автоматизації (дії Надіслати email клієнту та Надіслати email на власний список адрес)
Рахунки (шаблони можуть автоматично додавати PDF-рахунок бронювання)
Підтвердження бронювань, які надсилаються клієнтам

Хто може користуватися цією сторінкою

Лише адміністратори. Користувачів без ролі адміністратора перенаправляє на екран відмови в доступі.
Обмежень тарифу, платних доповнень чи прапорців функцій для цієї сторінки немає: кожна організація на будь-якому тарифі може створювати необмежену кількість шаблонів.

Що ви побачите

Сторінка завантажує шаблони поточної організації й показує їх сіткою карток із перенесенням рядків. Під час завантаження в тому самому макеті зʼявляються три заповнювачі.

Кожна картка шаблону показує:

Назву шаблону (обрізану, повна назва в підказці при наведенні).
Позначки того, що додає шаблон: Рахунок додано, QR-код додано та Документи додано, коли шаблон формує PDF із власних шаблонів експорту.
Попередній перегляд теми в сірому полі.
Попередній перегляд тіла листа як простий текст, отриманий з HTML, обмежений кількома рядками.
Кнопку редагування (олівець), яка відкриває сторінку Додавання або редагування шаблону листа для цього шаблону.

Після карток заокруглена кнопка Створити шаблон з іконкою плюса відкриває сторінку додавання.

Порожній стан

Requiply не має жорстко заданих чи вбудованих шаблонів. Нова організація починає без жодного шаблону й має додати їх вручну, перш ніж використовувати в бронюваннях або автоматизаціях.

Коли список порожній, сторінка показує заповнювач у центрі з такими елементами:

Іконка конверта.
Заголовок «Шаблонів листів ще немає».
Основна кнопка Створити шаблон, яка відкриває сторінку Додавання або редагування шаблону листа.

Це єдиний заклик до дії в порожньому стані. Першим шаблоном більшість організацій створює шаблон для підтвердження бронювань.

Основні дії

Додавання нового шаблону

Створити шаблон (кнопка з плюсом на заповненій сторінці або кнопка в порожньому стані) відкриває сторінку Додавання або редагування шаблону листа. Після збереження користувач повертається до списку, а сповіщення підтверджує створення шаблону.

Редагування шаблону

Кожна картка має іконку олівця, яка відкриває ту саму сторінку Додавання або редагування шаблону листа в режимі редагування з діями Зберегти та Видалити.

Видалення шаблону

Видаляють шаблон на сторінці редагування. Перед видаленням Requiply перевіряє, чи посилаються на шаблон автоматизації. Якщо так, видалення заблоковано, а діалог показує автоматизації, що блокують його. Так адміністратор може спершу змінити або видалити їх. Повний процес описано на сторінці Додавання або редагування шаблону листа.

Доступні змінні

Редактори теми й тіла листа мають випадний список Вставити змінну. Змінні є токенами у фігурних дужках (наприклад, {{clientName}}), які під час надсилання листа замінюються реальними даними бронювання.

Повний список змінних, доступних у шаблонах:

Змінна	Замінюється на
`{{bookingId}}`	Номер бронювання, як він показаний у бронюванні та його рахунку.
`{{bookingStartDate}}`	Дату початку бронювання.
`{{bookingStartDateTime}}`	Дату й час початку бронювання.
`{{bookingEndDate}}`	Дату завершення бронювання.
`{{bookingEndDateTime}}`	Дату й час завершення бронювання.
`{{bookingStatus}}`	Поточний статус бронювання.
`{{bookingTotal}}`	Суму оренди за бронювання.
`{{bookingDeposit}}`	Заставу, стягнуту разом із бронюванням.
`{{bookingTotalCharged}}`	Загальну стягнуту суму: оренда плюс застава.
`{{bookingBundleDiscount}}`	Загальну економію від заброньованих комплектів, наприклад 19,20 $. Порожня, якщо в бронюванні немає комплекту.
`{{bookingItems}}`	Таблицю товарів бронювання з кількістю. Окремі артикули зʼявляються після призначення одиниць, див. Призначення одиниць під час видачі. Заброньований комплект додає в кінці рядок зі знижкою, див. Комплекти в листах і повідомленнях.
`{{bookingServices}}`	Таблицю послуг бронювання.
`{{clientName}}`	Повне імʼя клієнта.
`{{clientFirstName}}`	Імʼя клієнта.
`{{clientLastName}}`	Прізвище клієнта.
`{{clientEmail}}`	Email клієнта.
`{{clientPhone}}`	Номер телефону клієнта.
`{{organizationName}}`	Назву організації.
`{{organizationEmail}}`	Контактний email організації.
`{{organizationPhone}}`	Контактний номер телефону організації.
`{{paymentIntegrationLink}}`	Посилання, за яким клієнт може оплатити бронювання.
`{{telegramConnectLink}}`	Персональне посилання-запрошення клієнта до вашого Telegram-бота. Підставляється лише тоді, коли організація має активну інтеграцію з Telegram. Інакше на її місці нічого немає.

Змінні з помилками в написанні під час надсилання не замінюються. Скористайтеся попереднім переглядом наживо на сторінці Додавання або редагування шаблону листа, щоб помітити помилки до збереження.

Комплекти в листах і повідомленнях

Коли бронювання містить комплект, {{bookingItems}} завершується рядком для кожного комплекту: Подкаст-комплект на двох: знижка на комплект 10%, склад набору дрібним сірим текстом і відʼємна сума в колонці Всього. Після цього таблиця в сумі дає {{bookingTotal}}, тож наявні шаблони залишаються правильними без жодних змін.

Лист для бронювання 28 у поштовому переглядачі: привітання Hi Olena, рядок про видачу та повернення, потім таблиця товарів із Rode NT1, Rode Procaster, Rode PSA1, XLR (5m) і Behringer UMC404HD, кожен із кількістю, ціною та сумою. Виділений останній рядок: Podcast duo kit: bundle discount 10% з рядком Includes і -$19.20 у колонці Total. Під таблицею Total 220.80 dollars, Security deposit 44.16 dollars і виділене речення You saved 19.20 dollars by booking a bundle — Рядок комплекту в таблиці товарів листа та необовʼязкове речення, побудоване з `{{bookingBundleDiscount}}` усередині `{{#if bookingBundleDiscount}}`.

У шаблонах повідомлень, де {{bookingItems}} є нумерованим списком, комплект додає після товарів рядок без номера, наприклад Подкаст-комплект на двох: знижка на комплект 10%: -19,20 $.

Щоб згадувати економію лише тоді, коли вона є, загорніть її в умовний блок:

{{#if bookingBundleDiscount}}You saved {{bookingBundleDiscount}} by booking a bundle.{{/if}}

Змінні власних полів

Окрім вбудованого списку, змінною стає кожне власне поле, налаштоване на рівні Клієнт, Бронювання або Організація. Requiply утворює токен із ключа поля та префікса рівня:

Рівень сутності	Шаблон токена	Приклад
Клієнт	`{{clientField_<field key>}}`	`{{clientField_passport_number}}`
Бронювання	`{{bookingField_<field key>}}`	`{{bookingField_delivery_notes}}`
Організація	`{{organizationField_<field key>}}`	`{{organizationField_vat_number}}`

Вони зʼявляються у випадному списку Вставити змінну поруч із вбудованими змінними з назвою поля та його рівнем, наприклад Passport number (Client). Поля-прапорці показуються як локалізовані Так/Ні, а поля з множинним вибором як список через кому. Порожні поля нічого не підставляють.

Створіть поле в розділі Поля сутностей, а потім привʼяжіть його до рівня Клієнт, Бронювання або Організація в розділі Конфігурації рівнів.

Змінні дати й часу показуються в часовому поясі організації з налаштувань дати і часу. Тож клієнт в іншому часовому поясі однаково бачить ваш місцевий час видачі та повернення.

Локалізація

Шаблони листів не багатомовні. Окремого поля для кожної мови в шаблоні немає: кожен шаблон має одну тему й один текст.

Якщо ви спілкуєтеся з клієнтами кількома мовами, створіть окремий шаблон для кожної мови (наприклад, Booking Confirmation — EN, Booking Confirmation — ES) і обирайте потрібний під час ручного надсилання або розгалуження за мовою в автоматизаціях.

Як ця сторінка повʼязана з рештою Requiply

Функція	Як на неї впливає ця сторінка
Підтвердження бронювань	Під час створення бронювання використовується шаблон, вибраний для підтверджень. Зміна тексту чи теми змінює те, що бачать нові клієнти.
Ручні листи з бронювання	Надсилаючи лист із бронювання, адміністратор обирає шаблон із цього списку.
Автоматизації	Дії Надіслати email клієнту та Надіслати email на власний список адрес посилаються на шаблон за ID. Видалення шаблону, який використовує автоматизація, заблоковане, доки автоматизацію не оновлено.
Рахунки	Шаблони з увімкненим Додати рахунок автоматично додають PDF-рахунок бронювання. Так клієнт отримує повідомлення разом із документом в одному листі.
Власні шаблони експорту	Шаблони, вибрані в Додати документи, формуються для бронювання під час надсилання й додаються як PDF. Тож лист-підтвердження може містити договір оренди.

Типові сценарії

Налаштування нового бізнесу

Нова організація починає взагалі без шаблонів: Requiply не надає жодних стандартних. Найперше більшість адміністраторів створює охайний шаблон підтвердження бронювання у стилі свого бренду й вмикає Додати рахунок, щоб клієнти отримували деталі бронювання та рахунок в одному листі.

Побудова автоматизацій

Налаштовуючи автоматизацію, яка надсилає листи клієнтам (наприклад, нагадування за 24 години до бронювання), адміністратор спершу створює шаблон листа тут, а потім посилається на нього в дії Надіслати email клієнту.

Оновлення формулювань у всьому спілкуванні

Автоматизації та бронювання посилаються на шаблони за ID. Тому зміна тексту чи теми шаблону одразу змінює текст у кожній автоматизації та кожному ручному надсиланні, що на нього посилаються. Окремого значення для окремої автоматизації немає.

Підтримка кількох мов

Шаблони не зберігають варіантів для різних мов. Тож створіть окремий шаблон для кожної мови й спрямовуйте на потрібний з автоматизації, яка запускає лист.

Поради та застереження

Порада: налаштуйте шаблон підтвердження бронювання якомога раніше. Стандартних шаблонів немає, тому доки ви його не створите, у бронювань не буде охайного листа для надсилання.

Увага: зміна шаблону змінює те, що надсилає кожна автоматизація та кожен ручний лист із цим шаблоном. Історії версій немає. Якщо ви переписуєте шаблон, на який посилається автоматизація, спершу ще раз перевірте призначення автоматизації.

Увага: шаблон, який використовує автоматизація, не можна видалити. Діалог видалення показує посилання на автоматизації, які блокують видалення. Так ви можете спершу оновити або видалити автоматизацію.

Рецепти

Готові автоматизації для типових завдань: листи-підтвердження, нагадування перед видачею, повідомлення через SMS, Viber чи Telegram, сповіщення для працівників, підтвердження оплачених бронювань і точне налаштування фільтрами.

Додавання або редагування

Створіть шаблон листа: тему, текст, змінні на кшталт імені клієнта й суми, а також вкладення рахунку, QR-коду чи документів.