Plantillas de exportación personalizadas

En la página Custom export templates (plantillas de exportación personalizadas) los administradores diseñan los documentos PDF imprimibles que Requiply genera a partir de una reserva: contratos de alquiler, actas de entrega y de devolución, listas de comprobación de recogida, hojas internas de preparación o cualquier otro documento que tu negocio entregue a un cliente o archive internamente.

De aquí sale el contrato de alquiler. Escribe el texto una vez aquí y cualquier reserva se podrá imprimir o enviar por email como un contrato terminado, con el nombre del cliente, las fechas, los artículos y los precios ya rellenados. Para imprimir uno de una reserva concreta, abre la reserva y expórtala: consulta Documentos de la reserva.

Esta página está en Settings → Bookings → Custom export templates.

Por qué importa esta página

Requiply ya genera una factura a partir de cada reserva. Las plantillas de exportación cubren todo lo demás. En cuanto existe una plantilla, aparece en el diálogo Export (exportar) de cualquier reserva, y el personal puede generar con una sola pulsación un PDF rellenado y listo para imprimir de esa reserva concreta, sin copiar los datos de la reserva en un archivo de Word.

Documentos que suelen crear las organizaciones aquí:

• Un contrato de alquiler con las partes, las fechas de la reserva, la tabla de equipos, los cargos, la fianza y las líneas de firma.
• Un acta de entrega y devolución con notas sobre el estado y las confirmaciones de ambas partes.
• Una hoja de recogida o de preparación para el equipo del almacén.
• Un informe de daños o incidencias con los datos de la reserva y del cliente ya rellenados.

Quién puede usar esta página

• Solo para administradores. Los usuarios sin el rol de administrador se redirigen a la pantalla de acceso denegado.
• Las plantillas no tienen límite por plan ni dependen de ninguna función activable: cada organización puede crear todas las que necesite.
• Usar una plantilla terminada no está restringido a los administradores. Cualquiera que pueda abrir el diálogo Export de una reserva puede generar el documento.

Qué verás

La página carga las plantillas de la organización actual y las muestra como una cuadrícula de tarjetas que se ajusta al ancho disponible. Mientras carga, aparecen tres marcadores de posición con la misma disposición.

Cada tarjeta de plantilla muestra:

• El nombre de la plantilla (recortado, con una descripción emergente al pasar el ratón).
• Una etiqueta PDF document.
• Un recuadro Document preview (vista previa del documento) con las primeras líneas del contenido del documento en texto plano.
• Un botón de editar (lápiz) que abre la página Añadir o editar una plantilla de exportación.

Después de las tarjetas, un botón redondeado Create template (crear plantilla) con un icono de suma abre la página para añadir.

Cuando todavía no hay plantillas

Requiply no incluye plantillas de exportación predefinidas. Una organización nueva empieza sin ninguna, y el diálogo Export de la reserva solo ofrece PDF Invoice hasta que se crea la primera plantilla.

Cuando la lista está vacía, la página muestra en el centro un icono de PDF, el título "No custom export templates yet" (todavía no hay plantillas de exportación personalizadas), el subtítulo "Create printable documents like rental agreements or handover acts, filled with booking data on export" (crea documentos imprimibles, como contratos de alquiler o actas de entrega, que se rellenan con los datos de la reserva al exportar) y la acción Create template.

Acciones principales

Añadir una plantilla

Create template, tanto desde el botón de suma como desde la pantalla vacía, abre la página Añadir o editar una plantilla de exportación. Al guardar, vuelves a la lista y un aviso confirma Document template "<name>" created.

Editar una plantilla

El icono del lápiz de una tarjeta abre la misma página en modo de edición, con las acciones Save y Delete.

Eliminar una plantilla

La eliminación se hace desde la página de edición, tras un sencillo diálogo de confirmación. A diferencia de las plantillas de email, las plantillas de exportación no se usan en las automatizaciones de los flujos de trabajo, así que no hay comprobación de referencias: la plantilla se elimina en cuanto confirmas.

Variables disponibles

El contenido del documento es HTML sencillo con variables {{variable}}. Al exportar, Requiply sustituye cada variable por los datos de la reserva para la que se genera el documento.

Variables de reserva, cliente y organización

Elegir las columnas de la tabla

Escrita sin más, {{bookingItems}} imprime sus columnas por defecto. Añade una lista de columnas entre corchetes y la tabla imprime exactamente las columnas que indiques, en el orden en que las indiques:

{{bookingItems[index, name, serial, qty, price, total]}}

Las entradas se separan con comas y van sin comillas. Las entradas desconocidas se ignoran. Sin corchetes se usan las columnas por defecto: SKU, nombre, cantidad, precio y total para los artículos, y nombre, precio y total para los servicios.

Tus propios encabezados de columna

Cada columna imprime un encabezado estándar en el idioma de la organización, como Name o Qty. Para usar tu propio texto, escríbelo después del nombre de la columna con dos puntos:

{{bookingItems[index, name:Equipment, qty:Units, total:Amount]}}

El encabezado es texto libre en cualquier idioma, así que un contrato en ucraniano puede imprimir {{bookingItems[name:Найменування, qty:Кількість]}}. Funciona con todas las columnas de las tres tablas, incluidas las columnas de campos personalizados: groupField_weight_kg:Weight (kg).

Columnas de la tabla de artículos

Las filas de artículos siguen el orden en que se añadieron los productos a la reserva, y todas las exportaciones de la misma reserva las imprimen en el mismo orden. Los productos guardados a la vez, como todo lo que se eligió al crear la reserva, se ordenan por nombre, comparando los números como números (Light 2 antes que Light 10). Los productos añadidos a la reserva más tarde van después, en el orden en que se añadieron. Las unidades de un mismo producto se ordenan por SKU.

Fila de totales

Añade totals en cualquier punto de la lista de columnas y la tabla termina con una fila de resumen. La columna del nombre muestra Total: (en una tabla sin name, la primera columna que no tiene suma propia), y cada columna que se puede sumar muestra su suma:

{{bookingItems[index, name, qty, deposit, full_price_total, total, totals]}}

Las demás columnas, como price, full_price o los campos de texto, quedan vacías en la fila de totales. totals sola, {{bookingItems[totals]}}, imprime las columnas por defecto con una fila de resumen. La etiqueta sigue el idioma de la organización: Total: en los documentos en inglés, Всього: en los documentos en ucraniano.

totals también funciona en las otras dos tablas: {{bookingServices[name, total, totals]}} suma los totales de los servicios, y {{bookingSaleItems[name, qty, total, totals]}} suma la cantidad y el total de los productos vendidos.

Packs en la tabla de artículos

Una reserva con un pack recibe una fila extra por cada pack al final de cada tabla {{bookingItems}}, sean cuales sean las columnas que hayas elegido:

• La columna del nombre (o la primera columna, si la tabla no tiene name) muestra Podcast duo kit: bundle discount 10%, con Includes: … debajo en letra pequeña gris.
• La columna total contiene el importe en negativo, por ejemplo -19,20 €. Una tabla sin columna total pone el importe en la etiqueta: Podcast duo kit: bundle discount 10% (-$19.20).
• Las demás celdas quedan vacías, y la fila no tiene número de fila.

Las filas de artículos mantienen sus precios completos, así que la tabla suma {{bookingTotal}} cuando se cuenta la fila del pack. Las plantillas creadas antes de que existieran los packs no necesitan ningún cambio.

Columnas de la tabla de servicios

index, name, price, priceType, total y blank:Label, además de totals para una fila de resumen con la suma de total.

Columnas de la tabla de productos vendidos

index, sku, name, qty, price, total y blank:Label, además de totals para una fila de resumen con las sumas de qty y total. Sin corchetes imprime name, qty, price y total, por ejemplo {{bookingSaleItems[index, sku, name, qty, price, total]}}.

Variables de campos personalizados

Cada campo personalizado configurado a nivel Client (cliente), Booking (reserva) u Organization (organización) también está disponible como variable. Requiply crea la variable a partir de la clave del campo con un prefijo según el nivel:

Aparecen en el desplegable Insert variable (insertar variable) junto a las predefinidas, con el nombre del campo y su nivel, por ejemplo Passport number (Client). Los campos de casilla de verificación se muestran como Yes/No en el idioma del documento, y los campos de selección múltiple, como una lista separada por comas.

Los campos de fecha y de número se imprimen en el idioma del documento, igual que las columnas de tabla itemField_ y groupField_:

Los números se imprimen con dos decimales como máximo y sin separador de miles: 12500 sigue siendo 12500.

Consulta Campos de entidad para crear un campo y Configuraciones de nivel para vincularlo al nivel de cliente, de reserva o de organización.

Totales de campos de producto y de unidad

Un campo personalizado numérico a nivel de producto o de unidad se puede sumar para todo lo que hay en la reserva, por ejemplo el peso total para planificar el transporte o el consumo eléctrico total de la iluminación:

<p>Total weight: {{groupFieldTotal_weight_kg}} kg</p>

El resultado es un número sin más, con el formato del documento, por ejemplo 1,234.5 en inglés y 1 234,5 en ucraniano. No imprime nada cuando ninguna unidad reservada tiene valor en ese campo, así que envuélvela en {{#if groupFieldTotal_weight_kg}}…{{/if}} cuando también deba desaparecer la frase que la rodea.

Usa un campo Number: los valores que no se leen como número se omiten. Estas variables no están en el desplegable Insert variable, escríbelas a mano. Para mostrar la suma debajo de una columna de la tabla, añade la columna groupField_ o itemField_ y totals a una tabla de artículos, consulta Fila de totales.

Bloques condicionales

Las plantillas de exportación admiten una sola pieza de lógica: un bloque opcional que solo se imprime cuando una variable tiene valor.

{{#if bookingDeposit}}
  <p>Security deposit held: {{bookingDeposit}}</p>
{{/if}}

El contenido del bloque se mantiene cuando la variable tiene un valor no vacío y se elimina por completo cuando no lo tiene. Los bloques se pueden anidar. No hay ramas else, bucles ni comparaciones: cualquier otra cosa se queda en el documento como texto literal.

Cómo se generan los documentos

Cuando alguien exporta un documento desde una reserva:

1. Requiply carga la plantilla y la reserva.
2. Se resuelven los bloques condicionales y después cada variable se sustituye por los datos de la reserva. Los valores de texto se escapan como HTML para que el nombre de un cliente o una nota no puedan romper el diseño; las tablas de artículos y de servicios se insertan como HTML.
3. El resultado se genera como un PDF en A4 con márgenes de 15 mm.
4. El archivo se descarga como <template name>-<booking number>.pdf.

Las fechas y las horas se formatean en la zona horaria de la organización definida en Ajustes de fecha y hora, y los importes usan la moneda de la organización. Los encabezados de las tablas, la etiqueta Total: de una fila de totales, los valores Yes/No y el formato de los campos personalizados de fecha y de número siguen el idioma de la organización.

Dónde se usan las plantillas

Las plantillas aparecen en el diálogo Export, al que el personal llega desde:

• El botón dividido Export de cada fila en Gestionar reservas.
• La acción de exportar en la página de detalle de una reserva.

El diálogo se titula Choose export type (elige el tipo de exportación) y muestra primero PDF Invoice y después cada plantilla de exportación por su nombre. Al elegir una plantilla y confirmar, se genera y se descarga ese documento para la reserva.

Casos habituales

Crear un contrato de alquiler

1. Abre Create template y ponle el nombre Rental agreement.
2. Deja el editor del contenido en modo HTML y organiza las secciones: partes, periodo de la reserva, equipos, cargos, responsabilidades y firmas.
3. Inserta {{organizationName}}, {{clientName}}, {{bookingStartDateTime}}, {{bookingEndDateTime}} y {{bookingItems}} desde el desplegable Insert variable.
4. Envuelve el párrafo de la fianza en {{#if bookingDeposit}}…{{/if}} para que desaparezca en las reservas sin fianza.
5. Revisa la vista previa en directo y guarda.

Poner tu logo en un documento

Sube un logo para el modo claro en Información de la organización y añádelo al principio de la plantilla dentro de una etiqueta de imagen:

{{#if organizationLogoUrl}}
  <img src="{{organizationLogoUrl}}" alt="{{organizationName}}" style="max-height:60px;">
{{/if}}

El bloque {{#if …}} mantiene la plantilla limpia en una organización sin logo. La vista previa en directo no tiene logo, así que el bloque queda oculto ahí: exporta una reserva real para verlo.

Imprimir una lista de preparación con fotos y peso total

1. Crea un campo Number como Peso (kg) con la clave weight_kg a nivel de producto y rellénalo en tus productos (consulta Campos de entidad).
2. Crea una plantilla llamada Packing list y añade la tabla de artículos con fotos, tus propios encabezados y una fila de totales:

   {{bookingItems[index, image:Photo, name:Item, qty:Qty, groupField_weight_kg:Weight (kg), blank:Packed, totals]}}
   

3. Debajo de la tabla, añade {{#if groupFieldTotal_weight_kg}}<p>Total weight: {{groupFieldTotal_weight_kg}} kg</p>{{/if}} y <p>Units to pack: {{bookingItemsQuantity}}</p>.

Las filas salen en el orden en que se añadieron los productos a la reserva, y la fila de totales bajo la columna del peso muestra el peso de todo lo que hay en la reserva.

Indicar el periodo de alquiler y el valor asegurado en un contrato

Escribe el periodo y el valor de los equipos con palabras que el cliente firma:

<p>Rental period: {{bookingDays}} days, from {{bookingStartDateTime}} to {{bookingEndDateTime}}.</p>
<p>Rent for the equipment: {{bookingItemsTotal}}.</p>
{{#if bookingItemsFullPriceTotal}}
  <p>Total value of the equipment handed over: {{bookingItemsFullPriceTotal}}.</p>
{{/if}}

Separar el alquiler y los productos vendidos en el resumen

Cuando una reserva incluye productos vendidos con Ventas, como tarjetas de memoria o baterías, muchos clientes quieren el alquiler y la compra en líneas separadas. Los dos totales están en el desplegable Insert variable como Booking total without sold items y Total of sold items:

<table>
  <tr><td>Rent and services</td><td>{{bookingRentTotal}}</td></tr>
  {{#if bookingSaleTotal}}
    <tr><td>Goods sold</td><td>{{bookingSaleTotal}}</td></tr>
  {{/if}}
  <tr><td><strong>Total to pay</strong></td><td><strong>{{bookingTotal}}</strong></td></tr>
</table>

Las dos líneas siempre suman {{bookingTotal}}. El bloque {{#if …}} oculta la línea de los productos en las reservas sin productos vendidos, así que una sola plantilla sirve para todas las reservas.

Dejar que el asistente lo redacte

Pulsa Create with Requiply Assistant junto al editor del contenido y describe el documento que necesitas. El asistente devuelve un borrador completo, listo para imprimir, con las variables correctas ya colocadas, que aplicas al editor con una sola pulsación. Consulta Requiply Assistant.

Recoger datos propios de tu negocio

Si tu contrato necesita un número de pasaporte, un número de IVA o una dirección de envío que Requiply no guarda por defecto, créalo primero como campo personalizado a nivel de cliente, de reserva o de organización. Después aparecerá en el desplegable Insert variable de todas las plantillas.

Consejos y precauciones