Reservas

Estados de reserva

Renombra, cambia de color, añade y elimina estados de reserva, elige las transiciones permitidas y decide qué estados bloquean stock, abren una lista de comprobación y cuentan como activos, completados o cancelados. Todos los estados se pueden editar.

En la página Status Configuration (configuración de estados) gestionas los estados en los que puede estar una reserva y las reglas para pasar de uno a otro. Cada reserva tiene exactamente un estado. Los estados controlan las etiquetas de estado y las flechas de avance en toda la app, dan color al calendario, activan flujos de trabajo, deciden con su campo Checklist (lista de comprobación) si antes hay que completar una lista de comprobación de recogida o de devolución y deciden con su Lifecycle (ciclo de vida) qué reservas cuentan como activas, completadas o canceladas en el Panel y en los informes.

Esta página está en Settings → Bookings → Status Configuration (/settings/reservations/statuses).

Solo para administradores. Los miembros de tu equipo que no son administradores no pueden ver ni editar esta página.

Por qué importa esta página

Cada organización es dueña de sus estados. No hay estados integrados ni bloqueados: cualquiera de ellos, incluidos los siete con los que empiezas, se puede renombrar, cambiar de color, recibir otras transiciones o eliminarse cuando nada lo usa. Así puedes describir tu propio proceso de alquiler con tus propias palabras: por ejemplo, renombrar New como Consulta, añadir un paso Pendiente de revisión, decidir qué pasos pueden seguir a cuáles, elegir si un paso sigue bloqueando inventario e indicar al resto de la app si una reserva en ese paso sigue en curso, ha terminado o está anulada.

Qué verás

La página Status Configuration con un botón Add Status en la barra de herramientas y los siete estados por defecto dibujados como etiquetas de colores unidas por flechas de transición: Request, New, Confirmed, Ready for Pickup, In Progress, Completed y Cancelled. Cada etiqueta tiene un botón de lápiz y ninguna lleva icono de candado — Los siete estados con los que empieza cada organización, dibujados como un flujo. Cada etiqueta tiene un lápiz que la abre para editarla, y ninguna está bloqueada.

Los estados se dibujan como un diagrama de flujo. Cada estado es una etiqueta con su propio color, y las flechas muestran las transiciones permitidas. Un botón de lápiz en cada etiqueta abre su página de edición.

La barra de herramientas sobre el diagrama tiene un solo botón: Add Status (añadir estado), que crea un estado nuevo.

Los estados con los que empiezas

Cada organización nueva se crea con siete estados y once transiciones, con los nombres en el idioma de la organización (inglés o ucraniano). Son estados normales: cambia cualquiera de ellos igual que cambiarías uno que hayas añadido tú.

Estado	Ciclo de vida	Lista de comprobación	Liberar disponibilidad	Significado habitual
Request	Active	No checklist	Activado	Una solicitud de reserva que espera la aprobación del personal. Es el Status for booking requests (estado de las solicitudes de reserva) por defecto, así que aquí llegan las reservas del asistente de reservas, del widget web con IA, de un asistente externo conectado por MCP o de una llamada a la API hecha con `asRequest: true`. No bloquea stock.
New	Active	No checklist	Desactivado	Creada, pero todavía sin confirmar. Es el Default status for new bookings (estado por defecto de las reservas nuevas) por defecto.
Confirmed	Active	No checklist	Desactivado	Confirmada con el cliente.
Ready for pickup	Active	Pickup checklist	Desactivado	El pedido está preparado y espera al cliente. Es opcional: las transiciones por defecto también permiten pasar directamente de Confirmed a In progress.
In progress	Active	Pickup checklist	Desactivado	Los artículos están con el cliente.
Completed	Completed	Return checklist	Activado	Los artículos han vuelto y la reserva ha terminado.
Cancelled	Cancelled	No checklist	Activado	La reserva está anulada. Es el Status for cancelled bookings (estado de las reservas canceladas) por defecto en el portal de clientes.

Las transiciones por defecto son:

Desde	Puede pasar a
Request	New, Confirmed, Cancelled
New	Confirmed, Cancelled
Confirmed	Ready for pickup, In progress, Cancelled
Ready for pickup	In progress, Cancelled
In progress	Completed

Las organizaciones creadas antes de este cambio conservaron todo lo que tenían: reservas, flujos de trabajo y cualquier transición que ya hubieran personalizado. Los antiguos estados del sistema pasaron a ser estados normales de cada organización. Si ya tenías un estado propio con el mismo nombre que uno de los siete, la copia por defecto lleva (default) detrás del nombre para poder distinguirlos. Renombra o elimina el que no necesites.

Tres estados con una función especial

Hay tres ajustes fuera de esta página que apuntan a un estado. Empiezan con los valores por defecto de arriba y puedes apuntarlos al estado que quieras:

Ajuste	Dónde está	Qué decide
Default status for new bookings	Creación de reservas	El estado que recibe una reserva cuando tu equipo la crea en la app web o en la app móvil, cuando se crea a través de la API con una clave secreta y cuando un cliente finaliza la reserva en el portal de clientes.
Status for booking requests	Creación de reservas	El estado que recibe una reserva cuando llega como solicitud pendiente de aprobación: desde el asistente de reservas del portal, el widget web con IA, un asistente conectado por MCP o una llamada a la API hecha con `asRequest: true`.
Status for cancelled bookings	Configuración del portal → Portal de clientes	El estado al que pasa la reserva cuando el propio cliente la cancela en el portal de clientes.

Los dos contadores de la entrada Manage bookings (gestionar reservas) de la barra lateral siguen a los dos primeros: uno cuenta las reservas en tu estado por defecto y el otro las reservas en tu estado de solicitudes, cada uno con el color de su estado.

Ciclo de vida

Cada estado tiene uno de tres ciclos de vida. La ayuda emergente del campo lo resume: Active bookings stay in the pipeline and can become overdue. Completed bookings count as revenue. Cancelled bookings are excluded from revenue and outstanding balances. (las reservas activas siguen en curso y pueden quedar con retraso, las completadas cuentan como ingresos y las canceladas quedan fuera de los ingresos y de los saldos pendientes).

Ciclo de vida	Qué significa para el resto de Requiply
Active	La reserva sigue en curso. Aparece en las recogidas y devoluciones del panel, puede quedar con retraso cuando pasa su fecha de fin y su saldo sin pagar cuenta en Outstanding (pendiente de cobro).
Completed	La reserva ha terminado. Sus pagos cuentan como ingresos, y cualquier fianza que siga retenida aparece en Deposits to refund (fianzas por reembolsar).
Cancelled	La reserva está anulada. Queda fuera de los ingresos y de los saldos pendientes.

El ciclo de vida es independiente de Release availability (liberar disponibilidad). Un estado propio En espera puede liberar inventario y seguir siendo Active, y un estado Devuelta, pendiente de revisión sería Completed tanto si sigue bloqueando la unidad como si no.

El ciclo de vida es también la forma en que Requiply reconoce una reserva terminada o anulada. Nunca se fija en el nombre del estado, así que renombrar Completed como Devuelta o Cancelled como Anulada no cambia nada en cómo se cuentan esas reservas.

Los estados nuevos son Active por defecto.

Lista de comprobación

Un estado también puede representar una entrega física de los equipos. El campo Checklist lo indica:

Valor	Qué hace pasar una reserva a ese estado
No checklist (sin lista; por defecto)	El estado cambia en el acto.
Pickup checklist (lista de recogida)	Abre una lista de comprobación de recogida con cada unidad reservada. La reserva cambia de estado solo cuando se ha confirmado cada unidad.
Return checklist (lista de devolución)	Abre una lista de comprobación de devolución con las unidades confirmadas en la recogida, para registrar que vuelven.

La ayuda emergente del campo lo resume: Moving a booking into this status opens a per-unit pickup or return checklist that must be confirmed first. Requires the checklists feature in organization settings. (pasar una reserva a este estado abre una lista de recogida o de devolución por unidad que hay que confirmar antes; requiere la función de listas de comprobación en la configuración de la organización).

El campo no hace nada hasta que un administrador activa Enable pickup & return checklists (activar listas de recogida y devolución) en Organización → Funciones. Mientras la función está desactivada, un estado configurado con una lista de recogida o de devolución cambia directamente como cualquier otro.

De serie, Ready for pickup e In progress están configurados con Pickup checklist y Completed con Return checklist, así que una organización que mantiene el flujo por defecto solo tiene que activar la función. Los estados nuevos tienen No checklist por defecto.

Lo que no hace el campo de lista de comprobación

Configurar un estado con Pickup checklist no significa por sí solo que el material haya salido. Requiply considera entregada una reserva solo cuando hay pruebas de ello:

se escaneó o se marcó como entregada una unidad de la reserva en la recogida,
se confirmó una lista de comprobación de recogida de la reserva, o
la reserva está en un estado configurado con Return checklist.

Esto importa para editar los artículos y para la cancelación desde el portal: ambas dejan de estar disponibles cuando la reserva se ha entregado. Una reserva que se pasa a mano a In progress, con las listas de comprobación desactivadas y sin nada escaneado, sigue contando como no entregada.

Añadir un estado

Pulsa Add Status. El formulario pide:

Campo	Obligatorio	Notas
Status name (nombre del estado)	Sí	Hasta 50 caracteres. Debe ser único en tu organización, sin distinguir mayúsculas y minúsculas.
Color	Sí	Elígelo en el selector de color o escribe un valor hexadecimal. Se usa en la etiqueta del estado en todas partes.
Lifecycle	Sí	Active (por defecto), Completed o Cancelled. Consulta Ciclo de vida.
Checklist	Sí	No checklist (por defecto), Pickup checklist o Return checklist. Consulta Lista de comprobación.
Release availability	No	Si está activado, bookings in this status don't hold inventory (las reservas en este estado no bloquean inventario): otras personas pueden reservar esas unidades.

El formulario Add Status con un nombre de estado, un selector de color, el desplegable Lifecycle en Active, el desplegable Checklist en No checklist, el interruptor Release availability y una vista previa de la etiqueta del estado — Los desplegables **Lifecycle** y **Checklist** son los dos ajustes que cambian cómo trata el resto de Requiply una reserva en este estado. Un estado nuevo empieza como *Active* y con *No checklist*.

Una Preview (vista previa) a la derecha muestra cómo quedará la etiqueta. Save crea el estado y vuelve al diagrama.

No se puede llegar a un estado nuevo hasta que permites una transición hacia él. Abre cada estado al que deba seguir, mueve el nuevo a la columna de la derecha en Allowed transitions (transiciones permitidas) y guarda. Para que las reservas puedan avanzar desde el estado nuevo, ábrelo y elige sus propias transiciones permitidas de la misma forma.

Editar un estado

Pulsa el lápiz de una etiqueta. Todos los estados abren la misma página de edición, con todos los campos editables: nombre, color, ciclo de vida, lista de comprobación, liberar disponibilidad y transiciones permitidas.

La página de edición del estado In progress. Status details contiene un campo Status name editable, un campo Color con selector y valor hexadecimal, el desplegable Lifecycle en Active, el desplegable Checklist en Pickup checklist y el interruptor Release availability. En Allowed transitions, una lista de selección de dos columnas tiene Completed en la columna de la derecha. Un botón Delete está abajo a la izquierda, Cancel y Save abajo a la derecha, y a la derecha hay una vista previa del flujo alrededor del estado — Un estado con el que empiezas se edita exactamente igual que uno que hayas añadido. Mover un estado a la columna de la derecha permite una transición hacia él, y la vista previa vuelve a dibujar el flujo sobre la marcha.

Debajo de los detalles está Allowed transitions, una lista de selección de dos columnas: Move statuses to the right to allow transitioning from this status to them. (mueve estados a la derecha para permitir la transición desde este estado hacia ellos). La vista previa de la derecha vuelve a dibujar el estado con sus flechas de entrada y de salida a medida que cambias la lista.

Save solo se activa cuando cambias algo. Los cambios se aplican al instante: los menús de avance de Gestionar reservas y del panel ofrecen exactamente las transiciones definidas aquí, y el nuevo nombre y el nuevo color aparecen en todos los sitios donde se muestra el estado.

Los nombres de los estados deben ser únicos. Dos estados de una misma organización no pueden compartir nombre, aunque solo se diferencien en mayúsculas y minúsculas. Guardar un nombre que ya usa otro estado da un error, y el estado conserva su nombre anterior.

Eliminar un estado

Cualquier estado se puede eliminar con el botón Delete de su página de edición, siempre que nada dependa de él. Requiply comprueba primero todos los sitios que usan el estado y muestra cada motivo en el diálogo Delete status (eliminar estado):

Mensaje	Qué hacer
This status is used by {n} booking(s). Reassign them before deleting.	Pasa antes esas reservas a otro estado.
This status is referenced by {n} workflow(s): seguido de los nombres de los flujos de trabajo	Apunta esos flujos de trabajo a otro estado o elimínalos.
New bookings are created in this status. Choose another default status in Booking creation settings before deleting it.	Cambia Default status for new bookings en Creación de reservas.
Booking requests arrive in this status. Choose another request status in Booking creation settings before deleting it.	Cambia Status for booking requests en Creación de reservas.
Bookings cancelled in the client portal move to this status. Choose another cancellation status in the Client portal settings before deleting it.	Cambia Status for cancelled bookings en Configuración del portal → Portal de clientes o elige Clients cannot cancel (los clientes no pueden cancelar).
{n} pickup or return checklist(s) move bookings into this status. Statuses that checklists point to cannot be deleted.	Las listas de comprobación de recogida y de devolución que apuntan a este estado lo mantienen en uso. Consulta el aviso de más abajo.
We could not check where this status is used. Try again later.	Ha fallado la propia comprobación. No se ha eliminado nada.

El diálogo Delete status sobre la página de edición del estado New. Muestra tres avisos: This status is used by 10 bookings. Reassign them before deleting. New bookings are created in this status. Choose another default status in Booking creation settings before deleting it. This status is referenced by 1 workflow: seguido del nombre del flujo de trabajo. El botón Yes está desactivado — El diálogo muestra todos los motivos a la vez, para que puedas resolverlos de una sola pasada. El botón de confirmar sigue desactivado hasta que la lista queda vacía.

Cuando nada depende del estado, el diálogo pregunta Are you sure you want to delete "{name}"? (¿seguro que quieres eliminar este estado?) y Yes lo elimina.

Las listas de comprobación mantienen un estado en uso. Cuenta cada lista de comprobación de recogida o de devolución que se haya iniciado alguna vez hacia un estado, también las confirmadas. En la práctica, cuando tu equipo ya ha completado listas de comprobación hacia In progress o Completed, esos estados no se pueden eliminar. Renómbralos en su lugar.

Cómo se conecta esta página con el resto de Requiply

Función	Cómo le afectan los estados
Gestionar reservas	Las etiquetas de estado, el menú de avance y el filtro por estado usan estos estados y transiciones.
Calendario	Las barras de las reservas se colorean según el estado.
Panel	El ciclo de vida decide qué reservas aparecen como recogidas, devoluciones y con retraso, y qué cuenta en los saldos pendientes y en las fianzas por reembolsar.
Analíticas	Las reservas canceladas quedan fuera de los ingresos.
Creación de reservas	Elige el estado en el que empiezan las reservas nuevas y las solicitudes de reserva.
Listas de comprobación de recogida y devolución	El campo Checklist decide qué estados abren una lista de comprobación por unidad en lugar de cambiar en el acto.
Editar los artículos de una reserva	Un estado configurado con Return checklist cuenta como entregado, así que los artículos de una reserva en ese estado quedan bloqueados.
Flujos de trabajo	El disparador Status reached (estado alcanzado) y el filtro Booking status (estado de la reserva) muestran estos estados. Un estado al que hace referencia un flujo de trabajo no se puede eliminar.
Disponibilidad del inventario	Release availability decide si las reservas en ese estado mantienen reservadas sus unidades.
Portal de clientes	Una reserva finalizada en el portal llega en tu estado por defecto. Los clientes ven los nombres de tus estados, y la barra de progreso sigue tus transiciones. Solo pueden cancelar su propia reserva cuando tus transiciones permiten pasar de su estado actual al estado de cancelación del portal.
App móvil	Muestra los mismos estados, nombres, colores y transiciones.

Casos habituales

Renombrar los estados por defecto para adaptarlos a tu negocio

Abre el estado, cambia Status name y pulsa Save. Por ejemplo, renombra New como Consulta e In progress como Alquilado. Las reservas, los flujos de trabajo, el calendario, la app móvil y el portal de clientes muestran el nuevo nombre al momento, y no cambia nada en cómo se cuentan las reservas.

Usar el paso "Ready for pickup"

Ready for pickup (listo para recoger) está entre Confirmed e In progress y está configurado con Pickup checklist. Úsalo cuando preparas los pedidos antes de la entrega: pasar una reserva a este estado abre la lista de comprobación en la que se asignan y confirman las unidades concretas, y un flujo de trabajo con Status reached → Ready for pickup puede avisar al cliente de que su pedido le espera. Las organizaciones que entregan los equipos directamente pueden saltárselo, porque los valores por defecto también permiten pasar directamente de Confirmed a In progress. Si no lo usas nunca, quítalo de las Allowed transitions de Confirmed y elimínalo.

Ten en cuenta que confirmar la lista de comprobación hacia Ready for pickup ya cuenta como entrega: a partir de ese momento los artículos de la reserva quedan bloqueados y el cliente ya no puede cancelarla desde el portal, aunque el pedido siga en tu estantería.

Usar tu propio estado de entrega

Si los equipos salen con un estado propio como Entregado en lugar de In progress, abre ese estado y configura Checklist como Pickup checklist. A partir de entonces, pasar una reserva a ese estado abre primero la lista de comprobación de recogida.

Controlar las devoluciones pendientes de revisión

Añade Pendiente de revisión con el ciclo de vida Completed y Release availability desactivado. La reserva sale de la lista de reservas con retraso y cuenta como ingresos, mientras la unidad sigue bloqueada hasta que la pasas a Completed.

Poner una reserva en pausa

Añade En espera con el ciclo de vida Active y Release availability activado, para que otras personas puedan reservar las unidades mientras el cliente decide.

Prescindir por completo de las solicitudes

Aunque nunca quieras que las reservas esperen aprobación, sigues necesitando un Status for booking requests, porque las solicitudes que llegan por IA y por la API tienen que ir a algún sitio. Apúntalo a un estado que tu equipo revise a diario, y ten en cuenta que un estado de solicitudes con Release availability desactivado bloquea stock desde el momento en que llega la solicitud.

Eliminar un estado que no usas nunca

Ábrelo y pulsa Delete. Si el diálogo muestra motivos, resuélvelos uno a uno: reasigna las reservas, vuelve a apuntar los flujos de trabajo y cambia el estado por defecto, el de solicitudes o el de cancelación si es uno de ellos. Después, vuelve a eliminarlo.

Consejos y precauciones

Consejo: decide el ciclo de vida al crear un estado. Es el único ajuste que cambia lo que dicen el panel y los informes, y el valor por defecto (Active) solo es correcto para los estados anteriores a la devolución.

El ciclo de vida y la lista de comprobación son independientes. El ciclo de vida indica cómo se cuenta una reserva en ese estado; la lista de comprobación indica qué tiene que hacer el personal para llevarla hasta ahí. Un estado Entregado suele tener el ciclo de vida Active y una Pickup checklist.

Atención: cambiar el ciclo de vida o la lista de comprobación de un estado afecta a todas las reservas que ya están en él, no solo a las nuevas. Por ejemplo, poner Completed con el ciclo de vida Active devuelve todas tus reservas terminadas a la lista de reservas con retraso.

Atención: quitar una transición puede dejar reservas atascadas. Una reserva cuyo estado no tiene ningún estado siguiente permitido no se puede hacer avanzar con la flecha de estado, y un cliente no puede cancelarla desde el portal cuando no hay transición hacia el estado de cancelación del portal.

Consejo: renombrar un estado lo renombra en todas partes: reservas existentes, tarjetas de flujos de trabajo, leyenda del calendario, app móvil y portal de clientes. Los flujos de trabajo siguen funcionando, porque apuntan al propio estado, no a su nombre.

Resumen

Las reglas que sigue cada alquiler: los estados y sus transiciones, cómo se crean las reservas, la duración mínima y los márgenes, las fianzas, los subalquileres y las plantillas de mensajes.

Creación de reservas

Elige el estado en el que empiezan las reservas nuevas y las solicitudes de reserva, cómo funciona el selector de fechas cuando el personal crea un alquiler, si las horas de recogida y devolución se pueden escribir, si el formulario de reserva empieza por los artículos o por las fechas y si se pueden escanear unidades al crear la reserva.