Tu primera reserva de principio a fin

Sigue una reserva durante toda su vida en Requiply, desde que un cliente pide el material hasta que vuelve a la estantería y está pagado. Cada paso enlaza con la página que lo explica en detalle. Los pasos usan los estados con los que empieza cualquier organización: New (nueva), Confirmed (confirmada), In progress (en curso) y Completed (completada). Si los has renombrado o has añadido los tuyos, el proceso es el mismo con tus nombres.

Antes de la recogida

1. Crea la reserva

Abre Bookings → Add booking o pulsa Cmd/Ctrl + Shift + B desde cualquier parte de la app.

1. Elige los artículos en Booking items (artículos de la reserva) y fija la cantidad.
2. Elige la recogida y la devolución en el calendario Booking dates (fechas de la reserva). Los días completos aparecen tachados en rojo.
3. Deja Payment method (forma de pago) en Pay on pickup (pago en la recogida) o elige una pasarela de pago conectada para obtener un enlace de pago online.
4. Elige el cliente en Client o pulsa Create client para añadir uno.
5. Revisa el total en la vista previa de la derecha y pulsa Create booking.

La reserva recibe tu Default status for new bookings (estado por defecto de las reservas nuevas), New salvo que lo hayas cambiado en Configuración de creación de reservas, y llegas a su página. Sus artículos quedan reservados para esas fechas, así que el calendario y cualquier otra reserva los ven ocupados. Consulta Añadir una reserva para ver todas las opciones del formulario.

2. Confírmala con el cliente

Cuando el cliente esté de acuerdo, pulsa la flecha junto a la etiqueta de estado en la página de la reserva y elige Confirmed. Solo se ofrecen los cambios permitidos en Estados de reserva.

Un flujo de trabajo puede avisar al cliente por ti: con un flujo Status reached → Confirmed, el cliente recibe tu email o mensaje de confirmación en cuanto se confirma la reserva. Consulta Recetas de flujos de trabajo.

3. Envía la factura o el contrato

Pulsa Export en la página de la reserva, elige PDF Invoice (factura en PDF) o una de tus plantillas de exportación, por ejemplo un contrato de alquiler, y pulsa Save. El PDF se guarda en la tarjeta Documents (documentos) de la reserva, listo para imprimir, enviar por email o enviar a firmar.

4. Cobra

La página de la reserva tiene un registro de pagos: Paid (pagado), una fila por cobro y Amount due (pendiente). Si el cliente paga en persona, pulsa la fila pendiente y cambia su estado en la ventana de pago. Para un pago online, pulsa Copy payment link o Create payment link junto al importe pendiente y envía el enlace al cliente. Consulta El dinero de una reserva.

Recogida, devolución y después

5. Entrega el material

Cuando el cliente recoja el material, pasa la reserva a In progress con la flecha de estado. Con las listas de comprobación de recogida y devolución activadas, la flecha abre primero la lista de recogida: marca o escanea cada unidad a medida que sale y pulsa Confirm. Sin listas, el estado cambia al momento.

Las recogidas y devoluciones del día también aparecen en el Panel, con la misma flecha de estado.

6. Recíbelo de vuelta

Cuando vuelva el material, pasa la reserva a Completed. Con las listas activadas, la lista de devolución muestra lo que salió: marca lo que ha vuelto y pulsa Confirm. A una unidad que no ha vuelto, o que ha vuelto rota, le asignas Still with the client (sigue con el cliente), Returned damaged (devuelta dañada) o Lost (perdida). Consulta Devoluciones y devoluciones parciales.

7. Devuelve la fianza

Si la reserva tenía fianza, devuélvela cuando hayas revisado el material: pulsa Refund deposit (reembolsar fianza) en la sección de la fianza de la reserva o en el menú de acciones junto a Export. Puedes quedarte una parte por daños y anotar el motivo. Consulta Reembolsar una fianza.

8. Mírala en tus informes

Una reserva completada cuenta como ingreso: sus pagos aparecen en la analítica y en los informes, y la fianza nunca. Una reserva que sigue activa después de su fecha de devolución aparece con retraso en el Panel, y el saldo sin pagar cuenta en Outstanding (pendiente de cobro).

Desde el móvil

Todos estos pasos funcionan también en la app móvil de Requiply: crea la reserva con New booking, cambia el estado en la pantalla de la reserva y completa las listas de comprobación con el escáner de la cámara. Consulta Reservas en el teléfono.