Subalquileres
Los subalquileres son la forma de alquilar equipos que no son tuyos. Cuando un cliente pide algo que no tienes, o te faltan unas cuantas unidades en un fin de semana con mucho trabajo, alquilas el material a otra empresa de alquiler o a un proveedor y lo pones en la reserva junto a tu propio stock. El cliente ve una línea de alquiler normal a tu precio; Requiply recuerda lo que te cobró el proveedor, para que puedas ver el beneficio del material subalquilado.
Requiply controla el estado del aprovisionamiento y los costes internos, mientras que al cliente le muestra una línea de alquiler normal a la tarifa con margen. El material subalquilado no se añade a tu inventario ni se controla como unidades propias.
Primero, un administrador de la organización tiene que activar la función en Settings → Organization → Features. Después, define el margen por defecto y tus proveedores en Settings → Bookings → Subrentals, consulta Ajustes de subalquiler.
Productos del catálogo y subalquileres puntuales
Hay dos formas de añadir stock que viene de un proveedor:
- Subalquiler con producto de catálogo: crea un producto de inventario reutilizable con Stock source: Subrental (origen del stock: subalquiler). Guarda su proveedor, la tarifa del proveedor, la unidad de facturación por horas, por día o por mes y, opcionalmente, un margen específico. Mantiene el SKU, la categoría, las imágenes, los tramos de precio, el comportamiento al archivar y la presentación en el catálogo de siempre.
- Subalquiler puntual: añade una línea personalizada directamente a una reserva y escribe un nombre libre. No crea un producto de inventario reutilizable.
Los productos de catálogo de subalquiler tienen disponibilidad ilimitada. No crean unidades controladas individualmente ni reducen una cantidad propia. Confirma la disponibilidad real del proveedor fuera de Requiply antes de comprometerte con el cliente.
Ajustes de subalquiler
Los ajustes de subalquiler definen el recargo por defecto para el cliente y los proveedores disponibles para los productos del catálogo que vienen de proveedores y para las líneas de aprovisionamiento de las reservas.
La página está en Settings → Bookings → Subrentals y aparece cuando la función está activada.
Definir el margen por defecto
Introduce un porcentaje no negativo en Default margin (margen por defecto) y pulsa Save changes. Requiply usa este valor cuando un producto de subalquiler o un subalquiler puntual de una reserva no tiene su propio margen.
La vista previa te permite seleccionar un producto del catálogo y comparar:
- el precio del proveedor;
- el margen que se aplica; y
- el precio resultante para el cliente.
La tarifa para el cliente se calcula así:
supplier rate × (1 + margin ÷ 100)
Por ejemplo, una tarifa del proveedor de 100 con un margen del 25 % da una tarifa para el cliente de 125. Un margen guardado directamente en un producto de subalquiler del catálogo tiene prioridad sobre este valor por defecto de la organización.
Margen y descuentos de los tramos de precio
El margen del subalquiler no se suma encima de los descuentos de los tramos de precio. Solo la tarifa base lleva el margen. Cuando el producto tiene un grupo de tramos de precio, el porcentaje del tramo se aplica a la tarifa para el cliente tal cual: con la tarifa anterior y un tramo del 90 % para los alquileres más largos, el cliente paga el 90 % de 125 por día, es decir, 112,50.
Gestionar los proveedores
Abre la pestaña Suppliers (proveedores) para ver, añadir, editar o eliminar proveedores. Cada proveedor tiene:
- un nombre obligatorio;
- un logotipo opcional para el modo claro; y
- un logotipo opcional para el modo oscuro.
También puedes crear proveedores sin salir del diálogo Add item o Add subrental.
Cambiar el margen por defecto o un producto del catálogo que viene de un proveedor no recalcula los subalquileres que ya se han añadido a reservas. La tarifa del proveedor y el margen aplicado se copian en cada línea de la reserva cuando se crea.
Añadir un subalquiler a una reserva
Abre una reserva, busca Subrentals (subalquileres) y elige Add subrental (añadir subalquiler).
- Elige Inventory (inventario) para un producto del catálogo o Custom (personalizado) para una línea puntual.
- Elige o crea un proveedor.
- Indica la cantidad, el precio del proveedor, la unidad de facturación, el margen y las fechas de inicio y fin del aprovisionamiento.
- Revisa la vista previa de la tarifa para el cliente y guarda.
Las líneas con producto de catálogo traen ya rellenados el proveedor, la tarifa, la unidad de facturación y el margen del producto. Las líneas puntuales empiezan con el margen por defecto de la organización. La línea guardada en la reserva conserva una copia de la tarifa del proveedor y del margen, así que los cambios posteriores en el catálogo o en la configuración no reescriben sus números.
Estado del aprovisionamiento
Los subalquileres nuevos empiezan en Planned (previsto) y avanzan por este flujo:
Planned → Ordered → Confirmed → Received → Returned
Puedes cancelar desde Planned, Ordered (pedido) o Confirmed (confirmado). Las líneas devueltas y canceladas no tienen siguiente estado.
Los subalquileres cancelados se excluyen de los totales económicos de la reserva, de las analíticas y de la factura.
Costes, ingresos y beneficio
La reserva muestra de cada subalquiler el periodo de aprovisionamiento, las unidades facturables, el gasto con el proveedor, los ingresos del cliente y el beneficio.
- Tarifa para el cliente = tarifa del proveedor ×
(1 + margin ÷ 100). - Gasto con el proveedor = tarifa del proveedor × cantidad × unidades facturables.
- Ingresos del cliente = tarifa para el cliente × cantidad × unidades facturables.
- Beneficio = ingresos del cliente − gasto con el proveedor.
La facturación siempre usa al menos una unidad. La facturación por horas y por mes cuenta las unidades completas transcurridas; la facturación por día redondea hacia arriba el tiempo transcurrido a periodos de 24 horas, contados según el reloj local de tu organización, para que un cambio de horario de verano no sume un día.
En un producto de catálogo de subalquiler con un grupo de tramos de precio, el porcentaje del tramo se aplica a la tarifa para el cliente con margen. Al tramo en sí no se le aplica margen: un tramo del 90 % en un producto con un margen del 20 % cobra el 90 % de la tarifa para el cliente, nunca el 108 %.
Añadir subalquileres a grupos de factura
Si la reserva tiene grupos de factura, usa el selector Invoice group (grupo de factura) en una línea de subalquiler. Déjalo vacío para mantener la línea en la sección sin agrupar. Las líneas canceladas nunca aparecen en la factura.
Si la función se desactiva más adelante
Los subalquileres anteriores siguen visibles y pueden seguir apareciendo en las facturas. Añadir, editar, avanzar el estado y cambiar la asignación a grupos de factura quedan desactivados hasta que un administrador vuelva a activar la función. Las líneas anteriores se pueden seguir eliminando.
Devoluciones
Qué incluye la lista de comprobación de devolución, cómo confirmar una devolución con unidades que siguen fuera, dañadas o perdidas, y cómo una reserva devuelta en parte mantiene la disponibilidad hasta que vuelve el resto.
Vender artículos en una reserva
Vende productos como tarjetas de memoria o pilas junto con un alquiler: añádelos al crear la reserva o más tarde con Sell items, cobra todo en una factura conjunta y registra desde la reserva las devoluciones de los productos vendidos.