Listas de comprobación

Asignar y sustituir en la recogida

Vincula unidades físicas a una reserva durante la lista de comprobación de recogida, deja que Assign all elija unidades libres, cambia una unidad por otra del mismo producto y gestiona las unidades en mantenimiento o perdidas.

En una lista de comprobación de recogida, el personal puede vincular las unidades que salen de verdad, sustituir una unidad reservada por otra del mismo producto y ver cuándo a una reserva le faltan unidades porque alguna está fuera de servicio.

Asignar unidades en la recogida

Sin listas de comprobación, a una reserva se le asignan sus unidades concretas en el momento de crearla. Los almacenes grandes suelen querer lo contrario: la reserva bloquea cantidades ("3× Sony FX6") y las unidades físicas que coja el personal se vinculan en la recogida. Esa es la opción Unit assignment (asignación de unidades) de la función de listas de comprobación, y al activar las listas de comprobación queda seleccionada por defecto. Las organizaciones que prefieren seguir asignando al crear la reserva cambian la opción a Assign units at booking (asignar las unidades al reservar); consulta Funciones.

Con Assign units at pickup (asignar las unidades en la recogida) en vigor, una reserva muestra sus productos y cantidades pero ningún SKU hasta que se hace la lista de recogida. La lista de artículos de la reserva, sus emails y sus documentos cuentan la cantidad reservada, y las etiquetas de SKU solo aparecen en las filas a medida que se vinculan unidades. Después, la lista se abre con una sección Units to assign (unidades por asignar) arriba: una fila por cada producto al que todavía le faltan unidades, con su imagen, {count} more to assign (quedan por asignar) y una etiqueta naranja asignadas/necesarias como 1/2. Se va completando sobre la marcha:

Introduce o escanea el código de una unidad de un producto reservado en el campo de código. Se vincula a la reserva y se comprueba en un solo paso: Unit {sku} assigned to the booking. (unidad asignada a la reserva).
Assign all (asignar todas) en el encabezado Units to assign deja que Requiply elija unidades libres para todo lo que queda pendiente, el atajo cuando no hay lector: {count} units auto-assigned. (unidades asignadas automáticamente). Las unidades elegidas se vinculan y se comprueban en un solo paso, y sus SKU aparecen en Units to hand out.
El botón × (Unassign unit, desasignar la unidad) en una unidad vinculada durante esta recogida la desvincula si cogiste la que no era. Esa unidad no se puede desmarcar con su casilla, porque marcarla y vincularla fueron la misma acción: desvincularla es la forma de deshacerlo.

Una lista de recogida de la reserva #43 de Amelia Thornton en modo oscuro, que confirma el estado Ready for Pickup e indica 2 of 3 units checked, 66%. El recuadro 1 marca la sección Units to assign con el botón Assign all y una fila: XLR (5m), 1 more to assign y una etiqueta naranja 1/2. Debajo, la sección Units to hand out muestra Rode NT1-A con RODE-NT11-001 marcada y una etiqueta 1/1, y XLR (5m) con una etiqueta 1/1; el recuadro 2 marca su fila de unidad XLR-5M-013, marcada, con una cruz Unassign unit y un botón de comentarios. La Booking preview de la derecha muestra los dos productos en 1/1 — 1 Todavía falta un cable XLR: escanea uno o pulsa **Assign all**. 2 Las unidades vinculadas durante esta recogida llevan la cruz **Unassign unit**.

El contador de progreso de arriba mide respecto a la cantidad reservada, así que aquí indica 2 of 3, mientras que la Booking preview de al lado solo cuenta las unidades ya vinculadas. Los dos coinciden cuando ya no queda nada por asignar. Solo entonces aparece Mark all en el encabezado Units to hand out.

Confirm sigue desactivado hasta que cada cantidad reservada tiene una unidad vinculada y comprobada. La disponibilidad no depende de cuándo se vinculan las unidades, porque las reservas bloquean sus cantidades en cualquier caso, y cada vinculación queda registrada en la cronología. Si la reserva pasa por dos listas de recogida (por ejemplo Ready for pickup y después In progress), las unidades vinculadas en la primera aparecen sin más como la lista esperada de la segunda.

Las reservas anteriores al cambio conservan sus unidades. Cuando se introdujo la asignación diferida, todas las reservas existentes conservaron las unidades que ya tenían asignadas. Cambiar una organización a Assign units at pickup cambia cómo se crean las reservas nuevas: no desvincula nada, así que las reservas antiguas abren su lista de recogida con la lista de unidades ya rellenada y sin sección Units to assign.

Las unidades fijadas al crear la reserva ya están asignadas. Cuando la organización permite asignar unidades al crear la reserva, el personal puede escanear unidades concretas en una reserva desde Add booking. Esas unidades se vinculan en el momento de crear la reserva, aunque esté en vigor Assign units at pickup. La lista de recogida las muestra como filas de unidad normales, y Units to assign solo pide la cantidad que falta. Los códigos y los escaneos en la lista funcionan exactamente como se describe arriba.

Si una reserva llega a un estado marcado como de recogida sin tener sus unidades asignadas (por ejemplo, a través de un flujo de trabajo o con las listas de comprobación desactivadas), Requiply asigna automáticamente unidades libres en el cambio de estado y lo anota en la cronología, para que las devoluciones y el control de daños siempre tengan unidades concretas con las que trabajar. El cambio de estado solo se rechaza cuando un producto tiene menos unidades libres de las que reserva la reserva.

Cuando Assign all no puede completar la lista

Assign all te explica por qué no ha podido asignarlo todo:

Mensaje	Por qué	Qué hacer
Not enough available units. Out of service: CAM-004 (On Maintenance), CAM-005 (Lost).	El producto tiene unidades en mantenimiento o perdidas y, sin ellas, no hay suficientes para esta reserva.	Saca una unidad de mantenimiento o marca como encontrada una perdida en Gestionar el inventario, o escanea otro producto.
Not enough free units of these products for the booking dates.	Todas las unidades libres están ocupadas por otras reservas en esas fechas.	Libera una unidad de otra reserva o cambia los artículos o las fechas de esta.

La app móvil muestra los mismos motivos, por ejemplo Not enough available units of Sony FX6: CAM-004 is on maintenance.

Sustituir una unidad durante la recogida

Cuando el personal coge una unidad del mismo producto distinta de la que reservó la reserva, la lista puede cambiarla: la línea de la reserva pasa a la unidad que realmente se entrega, la fila de la lista se marca como comprobada y la cronología registra "Unit replaced during pickup: SKU-A → SKU-B".

Una sustitución solo se acepta cuando la nueva unidad:

pertenece al mismo grupo de artículos que la que se sustituye,
está Available (disponible: no archivada ni en mantenimiento),
no forma parte ya de esta reserva, y
no está reservada en otra reserva para las mismas fechas.

La sustitución solo está disponible en las listas de recogida: una devolución confirma lo que realmente salió.

En la página de la lista, una sustitución empieza desde el campo de código: introduce o escanea una unidad que no esté en la lista pero que pertenezca a un producto reservado cuya cantidad ya está asignada por completo, y el diálogo Replace a reserved unit (sustituir una unidad reservada) pregunta Unit {sku} is not reserved for this booking but belongs to the same product. Replace one of the pending units with it? (la unidad no está reservada para esta reserva pero es del mismo producto; ¿quieres sustituir con ella una de las unidades pendientes?). Elige la Unit to replace (unidad a sustituir) y pulsa Replace: Unit replaced with {sku}. Si otra reserva tiene la unidad escaneada en esas fechas, Requiply indica This unit is booked by another reservation for these dates. (esta unidad está reservada en otra reserva para estas fechas).

Falta de unidades y unidades fuera de servicio

Las reservas bloquean cantidades, y muchas veces las unidades solo se vinculan en la recogida. Así que, cuando una unidad pasa a mantenimiento o se pierde, a una reserva le pueden faltar unidades aunque no tuviera asignada esa unidad concreta. Requiply lo comprueba por producto, de la misma forma en que se calcula la disponibilidad:

En la página de la reserva, hasta que se recoge el material, una advertencia Some items can't be handed over (algunos artículos no se pueden entregar) muestra cada producto al que le faltan unidades: {product}: assigned unit CAM-004 is not available. o {product}: needs 3, available 2. Out of service: CAM-004 (On Maintenance). La pantalla de la reserva en la app móvil muestra la misma advertencia.
Al poner una unidad en mantenimiento desde Gestionar el inventario, la confirmación muestra las reservas actuales y próximas a las que les faltarán unidades sin ella.
En el diálogo Unreturned units (unidades no devueltas) de una devolución, al elegir Returned damaged o Lost para una unidad aparece Without these units, 1 booking will be short. (sin estas unidades, a 1 reserva le faltarán unidades) con las reservas afectadas, antes de confirmar.

Una reserva a la que le faltan unidades se puede entregar igualmente con lo que haya disponible. Para solucionarlo, vuelve a poner una unidad en servicio, cambia a otro producto con Editar los artículos o mueve las fechas.

Resumen

Confirma cada unidad cuando sale del almacén y cuando vuelve, por producto, por unidad o con un lector de códigos de barras, antes de que la reserva cambie de estado. Registra devoluciones parciales: unidades que siguen con el cliente, devueltas con daños o perdidas.

Devoluciones

Qué incluye la lista de comprobación de devolución, cómo confirmar una devolución con unidades que siguen fuera, dañadas o perdidas, y cómo una reserva devuelta en parte mantiene la disponibilidad hasta que vuelve el resto.