Servicios
Los servicios de Requiply son las prestaciones con precio que no son inventario y que tu negocio vende junto con sus artículos de alquiler: cosas como el envío, el montaje in situ, la mano de obra de instalación o trabajos a medida con presupuesto. Están junto al inventario como el segundo componente básico de una reserva, y todo lo que guardas en esta sección llega al proceso de reserva, al total calculado automáticamente, a los emails de reserva, a las facturas en PDF y a las analíticas.
Esta sección está en Main menu → Services (menú principal, servicios).
Acceso: todo el grupo de menú Services depende del permiso de cuenta Service Management (gestión de servicios). Los administradores lo tienen por defecto; los demás roles solo lo tienen cuando un administrador lo activa expresamente en su cuenta. Los usuarios sin el permiso no ven la entrada del menú, y el middleware de autenticación bloquea el acceso directo a
/services/manage,/services/addo/services/edit.
Por qué importan los servicios
Los servicios son la forma en que Requiply representa los trabajos y extras que no se controlan como unidades físicas. Como comparten el proceso de reserva con los artículos del inventario, todo lo que hay en tu catálogo de servicios llega directamente a:
- Reservas: los servicios se añaden a una reserva con un selector múltiple de etiquetas, a través de la tabla de unión
reservation_services. - Precio total de la reserva:
calculateBookingTotalPricemultiplica el precio de cada servicio por el intervalo de fechas de la reserva según su tipo de precio. Los servicios Quote (con presupuesto) aportan 0 al subtotal calculado automáticamente para no alterar las cuentas. - Emails de reserva y facturas en PDF: los dos muestran las líneas de servicio a partir de los mismos registros.
- Analíticas: los informes de ingresos y de reservas agrupan los resultados por servicio.
- Flujos de trabajo: los procesos del servidor que reaccionan a los eventos de una reserva tienen acceso a la lista de servicios de esa reserva.
Las reservas que ya existen conservan la copia de los servicios con los que se crearon. Los cambios que haces en esta sección solo afectan a las reservas futuras.
Quién puede usar esta sección
- Los administradores siempre pueden gestionar los servicios.
- Las demás cuentas solo pueden gestionar los servicios si un administrador ha activado el permiso Service Management para esa cuenta en la configuración de la organización.
- No hay una versión de solo lectura: si un usuario ve la sección, puede añadir, editar y eliminar servicios.
Un usuario sin Service Management puede seguir añadiendo servicios que ya existen a una reserva si tiene activado su permiso de reservas; lo que no puede es gestionar el catálogo.
Qué es exactamente un servicio
Todos los servicios de Requiply tienen la misma estructura mínima. El catálogo es plano a propósito.
Campos principales de un servicio:
- Nombre: el texto legible que se usa en todos los lugares donde aparece el servicio (reservas, emails, facturas, analíticas).
- Tipo de precio: uno de
hour,day,monthoquote. Determina cómo se multiplica el precio en el total de la reserva. No se puede cambiar una vez guardado el servicio. - Precio: un número con formato de moneda (dos decimales, incremento según la moneda, mínimo 0,01). Se guarda como
nullen los servicios Quote. - Marca de archivado:
is_archived. Oculta el servicio en la gestión de servicios y en el selector de la reserva, pero lo conserva para que los registros históricos sigan mostrándolo.
Los servicios no tienen franjas de disponibilidad, reglas de duración, limitación por sedes ni un campo de empleado asignado. Son líneas con precio y nada más: cualquier vínculo con el personal o la planificación está en la reserva a la que se añade el servicio, no en el propio servicio. Los servicios tampoco se pueden reservar por sí solos: una reserva siempre necesita al menos un artículo del inventario, y los servicios van con esa selección de artículos.
Páginas de esta sección
| Página | Para qué sirve |
|---|---|
| Gestionar los servicios | El catálogo del día a día: una tabla paginada con todos los servicios activos (no archivados), con búsqueda general y acciones de editar y eliminar en cada fila. Tiene un estado vacío para las organizaciones que todavía no han creado ningún servicio, con un botón para añadir el primero. |
| Añadir o editar un servicio | El formulario de creación y edición en dos paneles (el formulario a la izquierda y una tarjeta de vista previa en directo a la derecha). Al añadir puedes elegir el tipo de precio; al editar, el tipo de precio queda bloqueado y solo puedes cambiar el nombre y, en los servicios que no son con presupuesto, el precio. |
Las dos páginas están muy relacionadas: el lápiz y la papelera de la gestión de servicios llevan directamente a añadir o editar un servicio o a la confirmación de eliminación, y tanto añadir como editar te devuelven a la gestión de servicios cuando terminan bien.
Cómo funciona realmente la eliminación
Quitar un servicio en Gestionar los servicios no siempre lo elimina definitivamente: Requiply protege automáticamente las reservas históricas.
- Si ninguna reserva ha usado nunca el servicio, la papelera lo elimina definitivamente. La fila desaparece sin dejar rastro en el archivo.
- Si el servicio se ha usado en al menos una reserva (pasada o actual), la papelera lo archiva en su lugar (
is_archived = true). Desaparece de la gestión de servicios y del selector de la reserva, pero el registro se conserva para que las reservas, las facturas, los emails y los informes antiguos sigan mostrando el nombre y el precio correctos.
El aviso de confirmación es el mismo en los dos casos. El producto no tiene ninguna pantalla para ver los servicios archivados ni para restaurarlos.
El modelo de precios de un vistazo
Cada servicio tiene un único tipo de precio, que se elige al crearlo y queda bloqueado a partir de ahí.
| Tipo de precio | Qué hace en una reserva | Campo de precio |
|---|---|---|
| Per hour (por hora) | Se multiplica por las horas de la reserva. | Obligatorio, ≥ 0,01. |
| Per day (por día) | Se multiplica por los días de la reserva. Es el valor por defecto de los servicios nuevos. | Obligatorio, ≥ 0,01. |
| Per month (por mes) | Se multiplica por los meses de la reserva. | Obligatorio, ≥ 0,01. |
| Quote (presupuesto) | Aporta 0 al subtotal calculado automáticamente. El importe final se acuerda a mano con el cliente y se gestiona fuera de la calculadora. | Oculto. Se guarda como null. Aparece como una etiqueta Quote en todos los lugares donde normalmente se vería un precio. |
Si necesitas cambiar un servicio de un tipo de precio a otro, la única forma es crear un servicio nuevo con el tipo que quieres y quitar el antiguo: el bloqueo del tipo de precio es intencionado, para que los totales históricos se puedan reproducir.
Cómo se conecta esta sección con el resto de Requiply
| Función | Cómo se relacionan los servicios con ella |
|---|---|
| Reservas | Los servicios se eligen con un selector múltiple de etiquetas en el formulario de la reserva y se vinculan mediante reservation_services. Una reserva tiene que tener al menos un artículo del inventario: los servicios van con esa selección de artículos y no por su cuenta. |
| Precio total de la reserva | El precio y el tipo de precio de cada servicio añadido alimentan calculateBookingTotalPrice. Los servicios con presupuesto aportan 0; todos los demás se multiplican por el intervalo de fechas de la reserva. |
| Tabla de servicios de la reserva | Las vistas de detalle y de vista previa de la reserva muestran los servicios añadidos en una tabla con las mismas columnas (nombre, precio, tipo de precio) que la gestión de servicios. |
| Emails de reserva | Las plantillas de email muestran los servicios añadidos con el nombre, el precio y el tipo de precio guardados. |
| Facturas en PDF | El generador de facturas lee los mismos registros de servicios al crear las líneas. |
| Analíticas | Los informes de ingresos y de reservas agrupan por servicio. Cambiar el nombre o el precio de un servicio afecta a cómo aparecen las reservas futuras en los informes; las reservas históricas conservan su copia. |
| Flujos de trabajo | Los procesos del servidor que reaccionan a los eventos de una reserva tienen acceso a la lista de servicios de esa reserva. |
| Grupos de permisos | El permiso Allow services management (permitir la gestión de servicios) decide si un usuario puede ver y usar esta sección. No afecta a su capacidad de añadir servicios que ya existen a una reserva. |
| Moneda y configuración de la organización | El formato de los precios y el incremento del campo en Añadir o editar un servicio siguen la moneda de la organización. Cambiar la moneda en la configuración de la organización afecta a cómo se muestran aquí los precios. |
Situaciones habituales
Configurar el primer servicio
Una organización nueva abre Gestionar los servicios, ve el estado vacío y pulsa el botón para empezar. Llega a Añadir o editar un servicio, le pone nombre al servicio (por ejemplo, Instalación in situ), elige Per hour, fija la tarifa y guarda. A partir de ese momento, el personal que crea reservas puede elegir ese servicio en el selector múltiple.
Ajustar una tarifa por hora
Un administrador abre Gestionar los servicios, pulsa el lápiz de la fila correspondiente, actualiza el precio y guarda. Save changes (guardar cambios) sigue desactivado hasta que el valor es realmente distinto. Las reservas futuras usan la nueva tarifa; las que ya existen conservan sus totales originales.
Retirar un servicio
Un servicio ya no se ofrece. El administrador pulsa el icono de la papelera y confirma. Como el servicio tiene reservas pasadas, Requiply lo archiva en lugar de eliminarlo: el servicio desaparece del selector de la reserva, mientras que los registros, las facturas y los informes anteriores siguen mostrando correctamente el nombre y el precio originales.
Limpiar un servicio que nunca se ha usado
Un administrador creó un servicio de prueba que nunca se añadió a una reserva real. Al pulsar la papelera y confirmar, se elimina definitivamente; la fila desaparece sin dejar rastro en el archivo.
Trabajos solo con presupuesto
Para los trabajos cuyo importe final depende del alcance (montajes a medida, proyectos grandes), el administrador crea un servicio con el tipo de precio Quote. El personal puede añadirlo igualmente a una reserva, pero el total de la reserva solo refleja los demás servicios y artículos; el importe presupuestado se gestiona fuera del cálculo automático.
Limitar quién puede cambiar los servicios
Un administrador abre la cuenta de un empleado en la configuración de la organización y desactiva Service Management. Ese empleado deja de ver el menú de servicios y no puede acceder a /services/manage, /services/add ni /services/edit, pero sigue pudiendo añadir servicios que ya existen a las reservas si tiene activado su permiso de reservas.
Consejos y advertencias
Consejo: decide pronto los tipos de precio. Cuando un servicio se guarda, su tipo de precio queda bloqueado: si más adelante necesitas otro modelo, crea un servicio nuevo y quita el antiguo.
Consejo: usa Quote sin miedo para todo lo que tenga un importe final negociado. El servicio sigue visible en el selector de la reserva sin alterar los totales calculados automáticamente.
Atención: los servicios no se pueden reservar por sí solos. Una reserva siempre necesita al menos un artículo del inventario; los servicios van con esa selección de artículos.
Atención: al cambiar el precio de un servicio, cambia lo que cobran las reservas futuras. No actualiza con efecto retroactivo las reservas, facturas ni emails que ya usan el valor anterior.
Atención: al eliminar un servicio que nunca se ha usado, se elimina para siempre. No se puede deshacer y no hay ninguna vista de servicios archivados desde la que recuperarlo.
Atención: si un empleado te dice no encuentro la página de servicios, lo más probable es que necesite que un administrador le active el permiso Service Management en su cuenta.