Szablony e-maili

E-maile wielokrotnego użytku, które Requiply wysyła klientom w sprawie ich wypożyczeń, używane w potwierdzeniach, przy ręcznym wysyłaniu z rezerwacji i w automatyzacjach.

Na stronie Szablony e-maili administratorzy tworzą wiadomości e-mail, które Requiply wysyła klientom w sprawie ich rezerwacji, i nimi zarządzają. Szablony są używane w potwierdzeniach rezerwacji, w e-mailach wysyłanych ręcznie z rezerwacji i w automatyzacjach, więc wszystko, co tu zmienisz, wpływa na to, jak klienci odbierają Twoją komunikację.

Ta strona znajduje się w Ustawienia → Rezerwacje → Szablony e-maili.

Tylko dla administratorów. Pozostali pracownicy są przekierowywani na ekran braku dostępu.

Strona Szablony e-maili

Dlaczego ta strona jest ważna

Requiply wysyła w Twoim imieniu wiele e-maili: potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia, wiadomości po wypożyczeniu i wszelkie własne wiadomości uruchamiane przez Twoje automatyzacje. Każdy z tych e-maili potrzebuje tematu, treści i decyzji, czy dołączyć fakturę rezerwacji. Szablony e-maili to elementy wielokrotnego użytku do tego wszystkiego.

Dla kanałów komunikatorów, czyli SMS, Vibera i Telegrama, takimi elementami są szablony wiadomości.

Inne części Requiply, które zależą od tych szablonów:

Rezerwacje (ręczne akcje „wyślij e-mail” w rezerwacji)
Automatyzacje (akcje Wyślij e-mail do klienta i Wyślij e-mail na własną listę adresów)
Faktury (szablony mogą automatycznie załączać fakturę PDF rezerwacji)
Potwierdzenia rezerwacji wysyłane klientom

Kto może korzystać z tej strony

Tylko administratorzy. Użytkownicy bez roli administratora są przekierowywani na ekran braku dostępu.
Tej strony nie ograniczają limity planu, płatne dodatki ani flagi funkcji: każda organizacja w dowolnym planie może tworzyć nieograniczoną liczbę szablonów.

Co zobaczysz

Strona wczytuje szablony bieżącej organizacji i pokazuje je jako zawijającą się siatkę kart. Podczas wczytywania w tym samym układzie widać trzy karty zastępcze.

Każda karta szablonu pokazuje:

Nazwę szablonu (skróconą, z pełną nazwą w podpowiedzi po najechaniu).
Oznaczenia tego, co szablon załącza: Załączona faktura, Załączony kod QR rezerwacji i Załączone dokumenty, gdy generuje własne szablony dokumentów jako pliki PDF.
Podgląd tematu w szarym polu.
Podgląd treści wyświetlany jako zwykły tekst z kodu HTML, ograniczony do kilku wierszy.
Przycisk Edytuj (ołówek), który otwiera stronę Dodawanie lub edycja szablonu e-maila dla tego szablonu.

Za kartami jest zaokrąglony przycisk Utwórz szablon z ikoną plusa, który otwiera stronę dodawania.

Stan pusty

Requiply nie dostarcza żadnych zakodowanych na stałe ani wbudowanych szablonów. Nowa organizacja zaczyna bez szablonów i musi je dodać ręcznie, zanim będzie mogła ich używać w rezerwacjach lub automatyzacjach.

Gdy lista jest pusta, strona pokazuje na środku:

Ikonę koperty.
Tytuł „Nie masz jeszcze szablonów e-maili”.
Główny przycisk Utwórz szablon, który przechodzi do strony Dodawanie lub edycja szablonu e-maila.

To jedyne wezwanie do działania w stanie pustym: pierwszy szablon, który tworzy większość organizacji, służy do potwierdzeń rezerwacji.

Główne akcje

Dodawanie nowego szablonu

Kliknięcie Utwórz szablon (przycisku z plusem na wypełnionej stronie albo przycisku w stanie pustym) otwiera stronę Dodawanie lub edycja szablonu e-maila. Po zapisaniu użytkownik wraca do listy, a powiadomienie potwierdza utworzenie szablonu.

Edytowanie szablonu

Każda karta ma ikonę ołówka, która otwiera tę samą stronę Dodawanie lub edycja szablonu e-maila w trybie edycji, z akcjami Zapisz i Usuń.

Usuwanie szablonu

Usuwanie odbywa się na stronie edycji. Przed usunięciem szablonu Requiply sprawdza, czy odwołują się do niego jakieś automatyzacje. Jeśli tak, usunięcie jest zablokowane, a okno wymienia blokujące automatyzacje, aby administrator mógł je najpierw przełączyć na inny szablon lub usunąć. Pełny proces opisuje strona Dodawanie lub edycja szablonu e-maila.

Dostępne zmienne

Edytory tematu i treści mają listę rozwijaną Wstaw zmienną. Zmienne to tokeny w nawiasach klamrowych (np. {{clientName}}), które przy wysyłce e-maila są zastępowane prawdziwymi danymi rezerwacji.

Pełna lista zmiennych dostępnych w szablonach:

Zmienna	Zastępowana przez
`{{bookingId}}`	Numer rezerwacji, tak jak w rezerwacji i na jej fakturze.
`{{bookingStartDate}}`	Datę rozpoczęcia rezerwacji.
`{{bookingStartDateTime}}`	Datę i godzinę rozpoczęcia rezerwacji.
`{{bookingEndDate}}`	Datę zakończenia rezerwacji.
`{{bookingEndDateTime}}`	Datę i godzinę zakończenia rezerwacji.
`{{bookingStatus}}`	Bieżący status rezerwacji.
`{{bookingTotal}}`	Łączny koszt wynajmu w rezerwacji.
`{{bookingDeposit}}`	Kaucję pobieraną z rezerwacją.
`{{bookingTotalCharged}}`	Łączną kwotę do zapłaty: wynajem plus kaucja.
`{{bookingBundleDiscount}}`	Łączną oszczędność na zarezerwowanych zestawach, np. 19,20 zł. Pusta, gdy rezerwacja nie zawiera zestawu.
`{{bookingItems}}`	Tabelę produktów w rezerwacji z ich ilościami. Poszczególne kody SKU pojawiają się po przypisaniu egzemplarzy, zobacz Przypisywanie egzemplarzy przy wydaniu. Zarezerwowany zestaw dodaje na końcu wiersz rabatu, zobacz Zestawy w e-mailach i wiadomościach.
`{{bookingServices}}`	Tabelę usług w rezerwacji.
`{{clientName}}`	Imię i nazwisko klienta.
`{{clientFirstName}}`	Imię klienta.
`{{clientLastName}}`	Nazwisko klienta.
`{{clientEmail}}`	Adres e-mail klienta.
`{{clientPhone}}`	Numer telefonu klienta.
`{{organizationName}}`	Nazwę organizacji.
`{{organizationEmail}}`	Kontaktowy adres e-mail organizacji.
`{{organizationPhone}}`	Kontaktowy numer telefonu organizacji.
`{{paymentIntegrationLink}}`	Link, przez który klient może zapłacić za rezerwację.
`{{telegramConnectLink}}`	Osobisty link zaproszenia klienta do Twojego bota Telegram. Wypełniany tylko wtedy, gdy organizacja ma aktywną integrację z Telegramem; w przeciwnym razie nic nie wyświetla.

Zmienne z literówkami nie zostaną podstawione przy wysyłce. Użyj podglądu na żywo na stronie Dodawanie lub edycja szablonu e-maila, aby wychwycić literówki przed zapisaniem.

Zestawy w e-mailach i wiadomościach

Gdy rezerwacja zawiera zestaw, {{bookingItems}} kończy się jednym wierszem na zestaw: Zestaw podcastowy duo: rabat za zestaw 10%, zawartością zestawu małym szarym tekstem i ujemną kwotą w kolumnie Razem. Tabela sumuje się wtedy do {{bookingTotal}}, więc istniejące szablony pozostają poprawne bez żadnych zmian.

E-mail dla rezerwacji 28 w przeglądarce poczty: Hi Olena, wiersz z odbiorem i zwrotem, a potem tabela pozycji z Rode NT1, Rode Procaster, Rode PSA1, XLR (5m) i Behringer UMC404HD, każda z ilością, ceną i sumą. Wyróżniony ostatni wiersz to Podcast duo kit: bundle discount 10% z wierszem Includes i kwotą -19,20 $ w kolumnie Total. Pod tabelą Total 220,80 $, Security deposit 44,16 $ i wyróżnione zdanie You saved 19.20 dollars by booking a bundle — Wiersz zestawu w tabeli pozycji e-maila i opcjonalne zdanie zbudowane z `{{bookingBundleDiscount}}` wewnątrz `{{#if bookingBundleDiscount}}`.

W szablonach wiadomości, gdzie {{bookingItems}} to lista numerowana, zestaw dodaje po pozycjach wiersz bez numeru, np. Zestaw podcastowy duo: rabat za zestaw 10%: -19,20 zł.

Aby wspominać o oszczędności tylko wtedy, gdy jest, umieść ją w bloku warunkowym:

{{#if bookingBundleDiscount}}You saved {{bookingBundleDiscount}} by booking a bundle.{{/if}}

Zmienne pól dodatkowych

Oprócz wbudowanej listy każde pole dodatkowe skonfigurowane na poziomie Klient, Rezerwacja lub Organizacja jest dostępne jako zmienna. Requiply tworzy token z klucza pola z przedrostkiem poziomu:

Poziom obiektu	Wzór tokenu	Przykład
Klient	`{{clientField_<field key>}}`	`{{clientField_passport_number}}`
Rezerwacja	`{{bookingField_<field key>}}`	`{{bookingField_delivery_notes}}`
Organizacja	`{{organizationField_<field key>}}`	`{{organizationField_vat_number}}`

Pojawiają się na liście rozwijanej Wstaw zmienną obok zmiennych wbudowanych, opisane nazwą pola i jego poziomem, np. Passport number (Client). Pola wyboru wyświetlają się jako przetłumaczone Tak/Nie, a pola wielokrotnego wyboru jako lista oddzielona przecinkami. Puste pola nie wstawiają niczego.

Utwórz pole w Polach obiektów, a potem dołącz je do poziomu Klient, Rezerwacja lub Organizacja w Konfiguracji poziomów.

Zmienne daty i godziny są wyświetlane w strefie czasowej organizacji z Daty i godziny, więc klient w innej strefie czasowej nadal widzi Twoje lokalne godziny odbioru i zwrotu.

Wersje językowe

Szablony e-maili nie są wielojęzyczne. Szablon nie ma pól dla poszczególnych języków: każdy szablon ma jeden temat i jedną treść.

Jeśli komunikujesz się z klientami w kilku językach, utwórz osobny szablon dla każdego języka (np. Booking Confirmation — EN, Booking Confirmation — ES) i wybierz właściwy przy ręcznym wysyłaniu albo rozdziel automatyzacje według języka.

Jak ta strona łączy się z resztą Requiply

Funkcja	Jak ta strona na nią wpływa
Potwierdzenia rezerwacji	Przy utworzeniu rezerwacji używany jest szablon wybrany do potwierdzeń. Edycja treści lub tematu zmienia to, co widzą nowi klienci.
Ręczne e-maile z rezerwacji	Przy wysyłaniu e-maila z rezerwacji administrator wybiera szablon z tej listy.
Automatyzacje	Akcje Wyślij e-mail do klienta i Wyślij e-mail na własną listę adresów w automatyzacjach odwołują się do szablonu po identyfikatorze. Usunięcie szablonu używanego przez automatyzację jest zablokowane, dopóki automatyzacja nie zostanie zaktualizowana.
Faktury	Szablony z włączoną opcją Załącz fakturę automatycznie dołączają fakturę PDF rezerwacji, więc klienci dostają wiadomość i dokument w jednym e-mailu.
Własne szablony dokumentów	Szablony wybrane w Załącz dokumenty są generowane dla rezerwacji przy wysyłce i załączane jako pliki PDF, więc e-mail z potwierdzeniem może zawierać umowę najmu.

Typowe scenariusze

Konfiguracja nowej firmy

Nowa organizacja zaczyna bez żadnych szablonów: Requiply nie zapewnia szablonów domyślnych. Większość administratorów najpierw tworzy dopracowany szablon potwierdzenia rezerwacji w stylu swojej marki i włącza Załącz fakturę, aby klienci dostawali szczegóły rezerwacji i fakturę w jednym e-mailu.

Tworzenie automatyzacji

Przy konfiguracji automatyzacji, która wysyła e-maile do klientów (np. przypomnienia 24 godziny przed rezerwacją), administrator najpierw tworzy tutaj szablon e-maila, a potem wskazuje go w akcji Wyślij e-mail do klienta w automatyzacji.

Zmiana treści w całej komunikacji

Ponieważ automatyzacje i rezerwacje odwołują się do szablonów po identyfikatorze, edycja treści lub tematu szablonu od razu zmienia tekst używany przez każdą automatyzację i każdą ręczną wysyłkę, które go wskazują. Nie ma osobnych nadpisań dla poszczególnych automatyzacji.

Obsługa kilku języków

Utwórz osobny szablon dla każdego języka i kieruj do właściwego z automatyzacji, która wysyła e-mail, bo szablony nie przechowują wersji językowych.

Wskazówki i zastrzeżenia

Wskazówka: Przygotuj szablon potwierdzenia rezerwacji na samym początku. Nie ma wbudowanych szablonów domyślnych, więc dopóki go nie utworzysz, Twoje rezerwacje nie będą miały dopracowanego e-maila do wysłania.

Uwaga: Edycja szablonu zmienia to, co wysyła każda automatyzacja i każdy ręczny e-mail, które z niego korzystają, a historii wersji nie ma. Jeśli przerabiasz szablon, do którego odwołuje się automatyzacja, najpierw sprawdź, do czego ta automatyzacja służy.

Uwaga: Szablonu używanego przez automatyzację nie można usunąć. Okno usuwania pokazuje, które automatyzacje blokują usunięcie, i prowadzi do nich, aby można było najpierw zaktualizować lub usunąć automatyzację.

Przepisy

Gotowe automatyzacje do typowych zadań: e-maile z potwierdzeniem, przypomnienia przed odbiorem, wiadomości przez SMS, Viber lub Telegram, powiadomienia dla pracowników, potwierdzanie opłaconych rezerwacji i zawężanie odbiorców filtrami.

Dodawanie lub edycja szablonu e-maila

Napisz szablon e-maila: temat, treść, zmienne, np. imię i nazwisko klienta i suma, oraz zdecyduj, czy załączyć fakturę, kod QR lub dokumenty.