Rezerwacje
W sekcji Rezerwacje zespół tworzy, zarządza i przegląda wszystkie rezerwacje organizacji. To operacyjne serce Requiply: tutaj sprzęt zamienia się w przychód, a reszta produktu (faktury, płatności, kalendarze, powiadomienia, automatyzacje, raporty) korzysta z rezerwacji utworzonych w tej sekcji.
Strony w tej sekcji
- Zarządzaj rezerwacjami: centralna lista wszystkich rezerwacji. Wyszukuj, filtruj, rozwijaj wiersze, aby sprawdzić pozycje i usługi, zmieniaj statusy zgodnie z regułami przejść, zmieniaj klienta bezpośrednio w wierszu i uruchamiaj akcje dla wiersza, takie jak eksport, edycja dat, wysłanie e-maila, podgląd komentarzy, zwrot pieniędzy lub usunięcie. Kolumny i pola dodatkowe rezerwacji wynikają z zapisanego układu tabeli organizacji.
- Kalendarz: wizualny widok tych samych rezerwacji na osi czasu. Przełączaj się między układami Miesiąc, Tydzień i Dzień, oglądaj nakładające się rezerwacje ułożone w pasy i kliknij pasek dowolnej rezerwacji, aby otworzyć jej stronę szczegółów. Rezerwacje mają kolory według statusu, a bieżące
modeidatesą zapisywane w adresie URL, więc do każdego widoku można podać bezpośredni link. - Dodaj rezerwację: ręczne tworzenie rezerwacji. Wybierz pozycje sprzętu (z ilością), opcjonalne usługi (z edytowalną ceną dla usług wycenianych indywidualnie), daty wydania i zwrotu, metodę płatności i opcjonalnie klienta. Podgląd na żywo pokazuje sumy, łącznie z rabatem klienta, przed wysłaniem.
- Edytuj daty rezerwacji: przesuń, wydłuż lub skróć istniejącą rezerwację bez tworzenia jej od nowa. Kontrola na żywo potwierdza dostępność (w razie potrzeby automatycznie przepisując fizyczne egzemplarze), przelicza sumę i kaucję z zachowaniem rabatów oraz dostosowuje oczekujące saldo płatności lub link do płatności online.
- Edytuj pozycje rezerwacji dodaje, usuwa lub zmienia ilość pozycji w istniejącej rezerwacji. Dostępność jest sprawdzana dla dat rezerwacji, suma jest przeliczana, a podgląd pokazuje dokładnie, które fizyczne egzemplarze zostaną zwolnione, przepisane lub pozostawione do wydania.
- Edytuj usługi rezerwacji dodaje lub usuwa usługi, takie jak dostawa lub montaż, w istniejącej rezerwacji i ustala uzgodnioną cenę usług wycenianych indywidualnie. Suma zmienia się o różnicę, a kaucja pozostaje bez zmian.
- Korekta kosztu rezerwacji daje jednej rezerwacji rabat lub dopłatę: mniej lub więcej dni czy miesięcy, niż wynika z jej dat, procent albo stałą kwotę. Powód jest drukowany na fakturze, a korekta zostaje zachowana przy późniejszych zmianach dat, pozycji i usług. Kaucję można w ten sam sposób obniżyć, podnieść lub z niej zrezygnować, zobacz Korekta kaucji w jednej rezerwacji.
- Sprzedaż towarów w rezerwacji dodaje do rezerwacji towary na sprzedaż, takie jak karty pamięci czy akumulatory, aby klient zapłacił za wynajem i towary jedną wspólną fakturą, oraz rejestruje zwroty tych towarów.
- Listy kontrolne wydania i zwrotu: potwierdzaj każdy egzemplarz przy wydaniu i przy zwrocie, zanim rezerwacja zmieni status. Postęp jest zapisywany, więc listę kontrolną można wznowić, zwrot może być częściowy (egzemplarze nadal u klienta, zwrócone uszkodzone lub zgubione), a każde potwierdzenie trafia do historii rezerwacji.
- Podnajem: dodawaj do rezerwacji pozycje z katalogu sprowadzane od dostawców lub jednorazowe pozycje zamówień, prowadź je przez kontrolowany proces statusów i śledź koszt u dostawcy, przychód od klienta i zysk.
- Pieniądze w rezerwacji wyjaśnia, jak suma, kaucja, płatności i kwota do zapłaty rezerwacji łączą się ze sobą oraz jak skorygować lub zwrócić kaucję w jednej rezerwacji.
- Grupy na fakturze: porządkuj własne pozycje, usługi i podnajmy w nazwane sekcje na jednej fakturze dla klienta bez dzielenia rezerwacji ani płatności.
- Dokumenty rezerwacji: zapisuj wygenerowane faktury i pliki PDF z szablonów dokumentów w rezerwacji zamiast tylko je pobierać, a potem wysyłaj je do podpisu elektronicznego i śledź status podpisu bez opuszczania Requiply.
Jak rezerwacje łączą się z resztą Requiply
| Obszar | Związek z rezerwacjami |
|---|---|
| Sprzęt | Warunek wstępny. Bez grup pozycji lista rezerwacji, kalendarz i strona dodawania pokazują komunikat o pustej ewidencji sprzętu. Zarezerwowane pozycje mają zmniejszoną dostępność w danym zakresie dat. |
| Klienci | Wybierani w rezerwacji lub tworzeni bezpośrednio na stronie dodawania. Rabat klienta automatycznie uwzględnia się w sumie. |
| Usługi | Dodawane razem z pozycjami. Usługom wycenianym indywidualnie można zmienić cenę jednostkową przy rezerwacji. |
| Podnajem | Po włączeniu pozycje sprowadzane od dostawców występują obok własnego sprzętu i są śledzone oddzielnie od fizycznych egzemplarzy, które należą do Ciebie. |
| Dokumenty i podpisywanie | Każdy wygenerowany plik PDF można zapisać w rezerwacji, a po podłączeniu dostawcy podpisu wysłać do kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| Płatności i faktury | Zależą od metody płatności wybranej przy tworzeniu. Aktywne integracje pojawiają się obok opcji Płatność przy odbiorze, gdy obsługują walutę organizacji. |
| Grupy na fakturze | Określają kolejność i nagłówki pozycji na fakturze, przy zachowaniu jednej rezerwacji, jednego rabatu, jednego wyliczenia kaucji i jednej sumy. |
| Statusy rezerwacji | Sterują okienkiem statusu w tabeli rezerwacji i kolorami pasków w kalendarzu. Każdy status ma cykl życia, który decyduje, czy rezerwacja liczy się w Panelu jako wydanie, zwrot czy pozycja po terminie. |
| Sprzedaż | Po włączeniu towary na sprzedaż można sprzedawać w rezerwacji. Ich suma wchodzi w sumę rezerwacji, nigdy nie jest objęta rabatem i jest zdejmowana ze stanu. |
| Listy kontrolne | Po włączeniu status oznaczony jako wydanie lub zwrot otwiera listę kontrolną z podziałem na egzemplarze, którą trzeba potwierdzić przed zmianą statusu. |
| Korekta kosztu rezerwacji | Po włączeniu daje jednej rezerwacji rabat lub dopłatę w okresach, procentach lub kwocie, w sumie, kaucji i na fakturze. Kaucja ma też własną korektę. |
| Data i godzina | Godziny pracy i dni wolne decydują, które dni i godziny mogą być terminem wydania lub zwrotu w oknach Dodaj rezerwację i Edytuj daty rezerwacji oraz w portalu klienta. |
| Automatyzacje | Uruchamiają się przy utworzeniu rezerwacji i zmianach statusu, są konfigurowane raz na poziomie organizacji i działają na wszystkich stronach tej sekcji. |
| Pola dodatkowe | Pola zdefiniowane na poziomie rezerwacji stają się dodatkowymi kolumnami i filtrami na stronie zarządzania po dodaniu ich do układu tabeli. |
Dostęp i uprawnienia
Każda strona tej sekcji wymaga uprawnienia Zezwalaj na zarządzanie rezerwacjami. Użytkownicy bez niego są przekierowywani na /access-denied. Żadna z tych stron nie jest zarezerwowana dla administratorów: pracownicy z uprawnieniem do rezerwacji mogą tworzyć rezerwacje, zmieniać statusy i uruchamiać akcje dla wierszy, nawet jeśli nie mogą zarządzać innymi ustawieniami organizacji.
Kilka akcji na tych stronach wymaga też uprawnienia z sekcji Tworzenie rezerwacji w grupie uprawnień użytkownika:
| Uprawnienie | Co daje | Wymaga też |
|---|---|---|
| Zezwalaj na rezerwacje poza godzinami pracy | Wybór godzin wydania i zwrotu poza harmonogramem pracy w oknach Dodaj rezerwację i Edytuj daty rezerwacji, po potwierdzeniu. | Niczego więcej. |
| Zezwalaj na korekty kosztu i kaucji | Ustawianie i edycję korekty kosztu rezerwacji oraz korekty kaucji. | Opcji Włącz korekty kosztu i kaucji w sekcji Funkcje. |
| Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu rezerwacji | Skanowanie lub wpisywanie kodów egzemplarzy w oknie Dodaj rezerwację, aby przypisać konkretne egzemplarze. | Opcji Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu w sekcji Tworzenie rezerwacji. |
Sprzedaż towarów w rezerwacji wymaga natomiast uprawnienia z sekcji Sprzedaż: Zezwalaj na sprzedaż towarów dla opcji Sprzedaj towary i Przyjmij zwrot towarów oraz Zezwalaj na przeglądanie sprzedaży, aby widzieć wiersz Sprzedane towary. Zobacz Sprzedaż towarów w rezerwacji.
Jakie akcje oferuje rezerwacja
Menu Akcje rezerwacji, ołówki w wierszach i to samo menu w aplikacji mobilnej oferują tylko to, na co w danej chwili pozwalają stan rezerwacji i Twoje uprawnienia. Decyduje o tym serwer dla każdej rezerwacji, więc wersja webowa i aplikacja mobilna zawsze są zgodne. W skrócie:
| Stan rezerwacji | Edytuj daty | Edytuj pozycje | Edytuj usługi | Sprzedaj towary |
|---|---|---|---|---|
| Aktywna, jeszcze nie wydana | Tak | Tak | Tak | Tak |
| Aktywna, wydana | Tak | Nie | Tak | Tak |
| Cykl życia Zakończona | Tak | Nie | Nie | Nie |
| Cykl życia Anulowana | Nie | Nie | Nie | Nie |
Przyjmij zwrot towarów, zwroty pieniędzy, Wyślij e-mail, Komentarze, Edytuj pola dodatkowe i Usuń mają własne reguły. Pełna lista znajduje się w sekcji Akcje dla wiersza.
Ostrzeżenia na stronie rezerwacji
Gdy egzemplarz potrzebny w rezerwacji trafi do serwisu lub zostanie zgubiony, strona rezerwacji aż do wydania pokazuje komunikat Nie można wydać części pozycji z jednym wierszem na pozycję:
- {product}: przypisany egzemplarz {units} jest niedostępny. Egzemplarz już przypisany do tej rezerwacji jest wyłączony z użytku.
- {product}: potrzeba {needed}, dostępne {available}. Wyłączone z użytku: {units}. Rezerwacja nie ma jeszcze konkretnego egzemplarza, ale w jej terminie brakuje dostępnych egzemplarzy tej pozycji.
Każdy egzemplarz jest wymieniony z SKU i statusem, np. CAM-004 (W serwisie). Wycofaj egzemplarz z serwisu, oznacz zgubiony jako znaleziony albo zmień rezerwację. Zobacz Braki egzemplarzy.
Logowanie i resetowanie hasła
Jak zalogować się do Requiply w przeglądarce i w aplikacji mobilnej, przejść na inne konto przy aktywnej sesji, zresetować zapomniane hasło i dlaczego e-mail do resetowania może nie dotrzeć.
Zarządzanie rezerwacjami
Lista rezerwacji: wyszukiwanie po numerze rezerwacji, imieniu i nazwisku, telefonie lub e-mailu klienta, filtry według statusu, dat początku i końca, płatności, źródła i kosztu, zmiana statusów, przyjmowanie płatności i otwieranie dowolnej rezerwacji.