Kaucje

Na stronie Kaucje konfigurujesz zwrotną kwotę, którą Requiply pobiera od klienta razem z płatnością za rezerwację jako zabezpieczenie na wypadek uszkodzenia, zgubienia lub spóźnionego zwrotu. Kaucja w każdej rezerwacji jest obliczana automatycznie na podstawie dwóch danych: zasad kaucji dla całej organizacji ustawionych tutaj i opcjonalnej indywidualnej kaucji pozycji, którą może mieć każda grupa pozycji. Kwota jest śledzona osobno od przychodu i po zakończeniu rezerwacji można ją zwrócić częściowo lub w całości. To, czy jest pobierana razem z płatnością za rezerwację, czy osobno przez Twoich pracowników, zależy od opisanego niżej ustawienia Nie wliczaj kaucji do płatności za rezerwację.

Ta strona znajduje się w Ustawienia → Rezerwacje → Kaucje, a indywidualne kaucje pozycji są w formularzach dodawania i edycji każdej pozycji.

Potrzebujesz mniejszej kaucji albo żadnej w jednej rezerwacji, bo klient jest znany lub ma przy sobie mniej gotówki? Zobacz Korekta kaucji w jednej rezerwacji.

Szukasz informacji, jak oddać klientowi kaucję po zwrocie sprzętu? Zobacz Zwrot kaucji: zwrot rozpoczyna się z rezerwacji, a nie z tego ekranu ustawień.

Dlaczego ta strona jest ważna

Kaucje dają firmie zabezpieczenie finansowe bez komplikowania głównej ceny wynajmu, którą klient widzi w portalu klienta. Jedno ustawienie określa wartość domyślną dla każdej rezerwacji, a poszczególne pozycje, które potrzebują wyższej (lub po prostu innej) kaucji, mogą ją nadpisać na poziomie grupy pozycji bez zmiany zasad globalnych.

Ten obszar łączy się z kilkoma częściami Requiply:

• Sprzęt: każda grupa pozycji może mieć własną indywidualną kaucję.
• Rezerwacje: kaucja jest obliczana i zapisywana przy tworzeniu rezerwacji i pokazywana obok kosztu wynajmu.
• Finalizacja (portal klienta): kaucja pojawia się jako osobny wiersz, więc klienci widzą dokładnie, co jest zwrotne.
• Płatności: domyślnie kaucja nie jest wliczana do płatności za rezerwację i jest pobierana ręcznie. Jeśli wyłączysz Nie wliczaj kaucji do płatności za rezerwację, zostanie doliczona do kwoty pobieranej przez operatora płatności oprócz kosztu wynajmu.
• Korekty kaucji: pracownicy z uprawnieniem do korekt rezerwacji mogą obniżyć, podnieść lub znieść kaucję w jednej rezerwacji, przy tworzeniu lub później.
• Zwroty pieniędzy: administratorzy mogą zwrócić kaucję (w całości lub w częściach, także wielokrotnie) ze strony rezerwacji.
• Faktury i e-maile: kaucja pojawia się jako osobny wiersz na fakturze PDF i jest dostępna jako zmienne {{bookingDeposit}} i {{bookingTotalCharged}} w szablonach e-maili rezerwacji.
• Analityka: wartości przychodu wyraźnie pomijają kaucje, bo są zwrotne, a nie zarobione.

Kto może korzystać z tej strony

• Strona ustawień kaucji należy do ustawień organizacji i jest przeznaczona dla administratorów, którzy konfigurują działanie firmy.
• Indywidualne kaucje pozycji są dostępne dla każdego, kto może dodawać lub edytować grupy pozycji.
• Zwrot kaucji wykonuje się ze strony szczegółów rezerwacji lub z menu akcji w tabeli rezerwacji; wymaga dostępu do zarządzania rezerwacjami.

Co widać na stronie ustawień

Jeden formularz z tymi polami:

• Sposób naliczania kaucji: lista rozwijana z trzema opcjami:
  • Bez kaucji: wartość domyślna. Firma nie pobiera kaucji.
  • Stała kwota: stała kwota doliczana do każdej rezerwacji, niezależnie od liczby pozycji i czasu trwania.
  • Procent kosztu wynajmu: procent od sumy częściowej wynajmu w rezerwacji.
• Wartość kaucji: widoczna tylko wtedy, gdy sposób to nie „Bez kaucji”.
  • Przy Stała kwota wpisuje się ją w walucie organizacji.
  • Przy Procent wpisuje się ją jako procent od 0 do 100. Wartości powyżej 100 są odrzucane.
  • Etykieta i podpowiedź pola zmieniają się automatycznie zależnie od wybranego sposobu.
• Nie wliczaj kaucji do płatności za rezerwację: przełącznik, domyślnie włączony. Jego podpowiedź brzmi: Gdy ta opcja jest włączona, płatności i linki do płatności (Stripe i inni operatorzy płatności) obejmują tylko koszt rezerwacji. Pracownicy pobierają kaucję osobno i zwracają ją ręcznie, więc nigdy nie trafia na Twoje konto przez operatora. Dotyczy nowych rezerwacji.

Komunikat informacyjny na dole formularza przypomina administratorowi, że Poszczególne pozycje mogą nadpisać tę wartość domyślną własną kaucją na stronie pozycji.

Przycisk Zapisz jest nieaktywny, dopóki nie wprowadzisz rzeczywistej zmiany. Anuluj przywraca w formularzu zapisane wartości bez opuszczania strony.

Działanie

• Ustawienie jest zapisywane dla każdej organizacji osobno, a do pierwszego zapisu domyślnie ma wartość Bez kaucji.
• Nie wliczaj kaucji do płatności za rezerwację jest włączone w każdej organizacji, dopóki administrator go nie wyłączy, także w organizacjach, które skonfigurowały kaucje, zanim pojawił się ten przełącznik.
• Zapisanie sposobu Bez kaucji automatycznie czyści wartość, więc powrót ze skonfigurowanego sposobu czysto resetuje zasady.
• Po udanym zapisie zielone powiadomienie potwierdza: „Zapisano ustawienia kaucji”. Po niepowodzeniu pojawia się powiadomienie o błędzie, a zmiana nie zostaje zapisana.

Kaucja poza płatnością za rezerwację

Przełącznik decyduje, czy kaucja idzie razem z płatnością za rezerwację, czy Twój zespół obsługuje ją osobno.

Niewliczanie kaucji przydaje się tam, gdzie kaucja, która trafia na Twoje konto, jest w chwili wpływu traktowana jako przychód, nawet jeśli później ją zwracasz, jak w przypadku wielu ukraińskich jednoosobowych przedsiębiorców (ФОП).

Gdy kaucja nie jest wliczana do płatności, zobaczysz to tak:

• Podsumowanie ceny na stronie Nowa rezerwacja i podgląd przy zmianie dat lub pozycji pokazują kaucję po Do zapłaty jako Kaucja z dopiskiem pobierana osobno. Kaucja nie jest częścią kwoty do zapłaty. Aplikacja mobilna pokazuje ten sam dopisek pobierana osobno.
• Strona rezerwacji opisuje kwotę jako Kwota kaucji (zamiast Pobrana kaucja) z dopiskiem Nie wchodzi w płatność za rezerwację: pobierz ją osobno i zwróć ręcznie.
• W portalu klienta kaucja jest pokazana z tekstem Płatna osobno, nie w ramach tej płatności. Zwrócimy ją po oddaniu wypożyczonych rzeczy., a Do zapłaty jej nie obejmuje.

Indywidualna kaucja pozycji

Każda grupa pozycji może mieć Indywidualną kaucję, która ma pierwszeństwo przed zasadami organizacji. To właściwe miejsce, aby pobierać np. kaucję 300 zł za drona, podczas gdy wszystkie inne pozycje nadal podlegają zasadom globalnym.

Pole znajdziesz w Sprzęt → Dodaj i Sprzęt → Grupa pozycji → Edytuj, w sekcji Cena.

Co widać na stronie

• Pole Indywidualna kaucja, które przyjmuje kwotę w walucie organizacji.
• Krótka podpowiedź pod nim: „Zostaw puste, aby używać zasad kaucji całej organizacji. Wpisz wartość, aby nadpisać je dla tej pozycji.”
• Przycisk czyszczenia, którym administrator może usunąć indywidualną kaucję i wrócić do zasad.
• Pole nie jest wymagane: gdy jest puste, pozycja używa tego, co wynika z zasad.

Jak stosowana jest indywidualna kaucja

• Indywidualna kaucja jest zapisywana dla każdej grupy pozycji. Puste pole oznacza „użyj zasad organizacji”, a liczba oznacza „użyj dokładnie tej kwoty za egzemplarz”.
• Przy tworzeniu rezerwacji indywidualna kaucja (jeśli jest) jest mnożona przez wybraną ilość dla tej grupy i doliczana do sumy kaucji.
• Indywidualne kaucje obowiązują zawsze, niezależnie od sposobu ustawionego w organizacji. Pozycja z indywidualną kaucją 300 zł nadal dokłada $300 × quantity, nawet jeśli zasady organizacji to Bez kaucji.
• Zasady całej organizacji dotyczą tylko pozycji bez indywidualnej kaucji:
  • Bez kaucji: dokładają 0.
  • Stała kwota: doliczana raz na rezerwację, jeśli jest w niej co najmniej jedna pozycja bez indywidualnej kaucji (a nie za każdą pozycję).
  • Procent kosztu wynajmu: naliczany tylko od kosztu wynajmu pozycji bez indywidualnej kaucji.
• Rabaty obniżają podstawę procentową pozycji bez indywidualnej kaucji: procent jest liczony od kosztu wynajmu po rabacie za zestaw i rabacie klienta. Nie obniżają indywidualnych kaucji: firma, która ustawia zwrotną kaucję 300 zł, chce pełnych 300 zł, nawet jeśli klient ma rabat.

Kaucje w tabeli sprzętu

Tabela zarządzania sprzętem ma kolumnę Kaucja, która od razu pokazuje indywidualne kaucje pozycji.

Co pokazuje:

• Przy grupie pozycji z indywidualną kaucją kwota jest wyświetlana na pomarańczowo, np. „300,00 zł”.
• Przy grupie pozycji bez indywidualnej kaucji komórka pokazuje wyszarzony napis kursywą „Nie przypisano”.
• Kolumnę można filtrować polem liczbowym (domyślnie „większe niż”), z menu filtra, w którym można zmienić operator.
• Jak wszystkie skonfigurowane kolumny jest częścią układu tabeli użytkownika i można ją ukryć, przenieść i zmienić jej szerokość.

Ta kolumna to najszybszy sposób, aby administrator przejrzał sprzęt i zobaczył, które pozycje mają indywidualną kaucję, a które korzystają z zasad globalnych.

Formularze i pola

Jak ta strona łączy się z resztą Requiply

Typowe scenariusze

Konfiguracja nowej firmy

Otwórz Ustawienia → Rezerwacje → Kaucje i wybierz sposób. Dla większości wypożyczalni rozsądną wartością domyślną jest Procent kosztu wynajmu (np. 20%), bo kaucja rośnie razem z wartością rezerwacji. Zapisz formularz, a zasady od razu obowiązują dla każdej nowej rezerwacji.

Klienci mają płacić kaucję online razem z rezerwacją

Otwórz Ustawienia → Rezerwacje → Kaucje, wyłącz Nie wliczaj kaucji do płatności za rezerwację i zapisz. Nowe rezerwacje będą wtedy miały kaucję wliczoną w płatność i linki do płatności, a kaucja będzie zwracana przez operatora. Rezerwacje utworzone przed zmianą nadal mają kaucję poza płatnością.

Pozycja o wysokiej wartości

Konkretna pozycja (np. dron lub agregat prądotwórczy) wymaga wyższej, stałej kaucji. Otwórz stronę edycji grupy pozycji, ustaw Indywidualna kaucja na wybraną kwotę i zapisz. Od tej chwili każda rezerwacja z tą pozycją będzie naliczać w ramach kaucji override × quantity, niezależnie od tego, co dokładają zasady organizacji za pozostałe pozycje.

Pozycja, która nigdy nie powinna mieć kaucji

Jeśli zasady organizacji to Procent lub Stała, ale jedna konkretna pozycja nigdy nie powinna mieć kaucji, ustaw jej indywidualną kaucję na 0. Klient zapłaci wtedy 0 × quantity za kaucję tej pozycji, niezależnie od zasad.

Wskazówki i ostrzeżenia