Własne szablony dokumentów

Na stronie Własne szablony dokumentów administratorzy projektują dokumenty PDF do druku, które Requiply generuje z rezerwacji: umowy najmu, protokoły wydania i zwrotu, listy kontrolne wydania, wewnętrzne listy pakowania i wszelkie inne dokumenty, które Twoja firma przekazuje klientowi albo archiwizuje u siebie.

To stąd bierze się umowa najmu. Napisz treść raz, a każdą rezerwację będzie można wydrukować lub wysłać e-mailem jako gotową umowę z już wypełnionym imieniem i nazwiskiem klienta, datami, pozycjami i cenami. Aby wydrukować umowę dla konkretnej rezerwacji, otwórz rezerwację i wyeksportuj ją: zobacz Dokumenty rezerwacji.

Strona znajduje się w Ustawienia → Rezerwacje → Szablony dokumentów.

Dlaczego ta strona jest ważna

Requiply już generuje fakturę z każdej rezerwacji. Szablony dokumentów obejmują całą resztę. Gdy szablon istnieje, pojawia się w oknie Eksportuj każdej rezerwacji, a pracownicy jednym kliknięciem tworzą wypełniony, gotowy do druku PDF dla tej konkretnej rezerwacji, bez przepisywania danych rezerwacji do pliku Word.

Typowe dokumenty, które organizacje tu tworzą:

• Umowa najmu ze stronami umowy, datami rezerwacji, tabelą sprzętu, opłatami, kaucją i miejscem na podpisy.
• Protokół wydania i zwrotu z uwagami o stanie sprzętu i potwierdzeniami w obu kierunkach.
• Lista wydania lub pakowania dla zespołu magazynu.
• Protokół szkody lub zdarzenia wypełniony z góry danymi rezerwacji i klienta.

Kto może korzystać z tej strony

• Tylko administratorzy. Użytkownicy bez roli administratora są przekierowywani na ekran braku dostępu.
• Szablony nie mają limitu w planie ani osobnego przełącznika funkcji: każda organizacja może utworzyć ich tyle, ile potrzebuje.
• Korzystanie z gotowego szablonu nie jest ograniczone do administratorów. Każdy, kto może otworzyć okno Eksportuj rezerwacji, może wygenerować dokument.

Co widać na stronie

Strona wczytuje szablony bieżącej organizacji i pokazuje je jako zawijaną siatkę kart. Podczas wczytywania w tym samym układzie widać trzy szare karty zastępcze.

Każda karta szablonu pokazuje:

• Nazwę szablonu (skróconą, z pełną nazwą w dymku po najechaniu kursorem).
• Plakietkę Dokument PDF.
• Pole Podgląd dokumentu z pierwszymi wierszami treści dokumentu w postaci zwykłego tekstu.
• Przycisk edycji (ołówek), który otwiera stronę Dodawanie lub edycja szablonu dokumentu.

Za kartami znajduje się zaokrąglony przycisk Utwórz szablon z ikoną plusa, który otwiera stronę dodawania.

Pusta lista

Requiply nie ma wbudowanych szablonów dokumentów. Nowa organizacja nie ma żadnego, a okno Eksportuj rezerwacji oferuje tylko Faktura PDF, dopóki nie powstanie pierwszy szablon.

Gdy lista jest pusta, strona pokazuje na środku ikonę PDF, tytuł Nie masz jeszcze własnych szablonów dokumentów, podtytuł Twórz dokumenty do druku, takie jak umowy najmu czy protokoły wydania, wypełniane danymi rezerwacji przy eksporcie oraz akcję Utwórz szablon.

Główne działania

Dodawanie szablonu

Utwórz szablon, zarówno przycisk z plusem, jak i ten na pustej liście, otwiera stronę Dodawanie lub edycja szablonu dokumentu. Po zapisaniu wracasz do listy, a powiadomienie potwierdza: Utworzono szablon dokumentu „{name}”.

Edycja szablonu

Ikona ołówka na karcie otwiera tę samą stronę w trybie edycji, z akcjami Zapisz i Usuń.

Usuwanie szablonu

Szablon usuwa się na stronie edycji, po prostym potwierdzeniu w oknie dialogowym. W przeciwieństwie do szablonów e-maili szablony dokumentów nie są używane przez automatyzacje, więc Requiply nie sprawdza powiązań: po potwierdzeniu szablon jest od razu usuwany.

Dostępne zmienne

Treść dokumentu to zwykły HTML z tokenami {{variable}}. Przy eksporcie Requiply zastępuje każdy token danymi z rezerwacji, dla której powstaje dokument.

Zmienne rezerwacji, klienta i organizacji

Wybór kolumn tabeli

Zapisany bez dodatków {{bookingItems}} drukuje domyślne kolumny. Dodaj listę kolumn w nawiasach kwadratowych, a tabela wydrukuje dokładnie te kolumny, które wymienisz, w podanej kolejności:

{{bookingItems[index, name, serial, qty, price, total]}}

Pozycje listy oddziela się przecinkami i pisze bez cudzysłowów. Nieznana pozycja jest pomijana. Bez nawiasów używane są kolumny domyślne: SKU, nazwa, ilość, cena i wartość dla pozycji oraz nazwa, cena i wartość dla usług.

Własne nagłówki kolumn

Każda kolumna drukuje standardowy nagłówek w języku organizacji, np. Nazwa lub Ilość. Aby użyć własnego sformułowania, wpisz je po nazwie kolumny po dwukropku:

{{bookingItems[index, name:Equipment, qty:Units, total:Amount]}}

Nagłówek to dowolny tekst w dowolnym języku, więc umowa po ukraińsku może drukować {{bookingItems[name:Найменування, qty:Кількість]}}. Działa to dla każdej kolumny we wszystkich trzech tabelach, także dla kolumn pól dodatkowych: groupField_weight_kg:Weight (kg).

Kolumny tabeli pozycji

Wiersze pozycji są ułożone w kolejności, w jakiej pozycje dodano do rezerwacji, i każdy eksport tej samej rezerwacji drukuje je w tej samej kolejności. Pozycje zapisane razem, np. wszystko, co wybrano przy tworzeniu rezerwacji, są ułożone według nazwy, a liczby są porównywane jak liczby (Lampa 2 przed Lampa 10). Pozycje dodane do rezerwacji później są wymienione po nich, w kolejności dodania. Egzemplarze jednej pozycji są sortowane według SKU.

Wiersz sumy

Dodaj totals w dowolnym miejscu listy kolumn, a tabela zakończy się wierszem podsumowania. W kolumnie nazwy pojawia się Razem: (w tabeli bez name w pierwszej kolumnie, która nie ma własnej sumy), a każda kolumna, którą da się zsumować, pokazuje swoją sumę:

{{bookingItems[index, name, qty, deposit, full_price_total, total, totals]}}

Pozostałe kolumny, takie jak price, full_price czy pola tekstowe, w wierszu sumy pozostają puste. Samo totals, czyli {{bookingItems[totals]}}, drukuje kolumny domyślne z wierszem podsumowania. Etykieta zależy od języka organizacji: Razem: w dokumentach po polsku, Total: w dokumentach po angielsku.

totals działa też w dwóch pozostałych tabelach: {{bookingServices[name, total, totals]}} sumuje wartości usług, a {{bookingSaleItems[name, qty, total, totals]}} sumuje ilość i wartość sprzedanych towarów.

Zestawy w tabeli pozycji

Rezerwacja z zestawem dostaje na końcu każdej tabeli {{bookingItems}} jeden dodatkowy wiersz na każdy zestaw, niezależnie od wybranych kolumn:

• Kolumna nazwy (lub pierwsza kolumna, gdy tabela nie ma name) zawiera Zestaw podcastowy duo: rabat za zestaw 10%, a pod spodem małym szarym tekstem W zestawie: ….
• Kolumna total zawiera kwotę ujemną, np. -19,20 zł. Tabela bez kolumny total umieszcza kwotę w etykiecie: Zestaw podcastowy duo: rabat za zestaw 10% (-19,20 zł).
• Pozostałe komórki są puste, a wiersz nie ma numeru.

Wiersze pozycji zachowują pełne ceny, więc po uwzględnieniu wiersza zestawu tabela sumuje się do {{bookingTotal}}. Szablony napisane, zanim pojawiły się zestawy, nie wymagają zmian.

Kolumny tabeli usług

index, name, price, priceType, total i blank:Label, a do tego totals dla wiersza podsumowania z sumą total.

Kolumny tabeli sprzedanych towarów

index, sku, name, qty, price, total i blank:Label, a do tego totals dla wiersza podsumowania z sumami qty i total. Bez nawiasów drukuje name, qty, price i total, np. {{bookingSaleItems[index, sku, name, qty, price, total]}}.

Zmienne pól dodatkowych

Każde pole dodatkowe skonfigurowane na poziomie Klient, Rezerwacja lub Organizacja jest też dostępne jako zmienna. Requiply tworzy token z klucza pola i prefiksu poziomu:

Pojawiają się na liście Wstaw zmienną obok wbudowanych zmiennych, opisane nazwą pola i jego poziomem, np. Numer paszportu (Klient). Pola wyboru są drukowane jako Tak/Nie w języku dokumentu, a pola wielokrotnego wyboru jako lista rozdzielona przecinkami.

Pola daty i liczby są drukowane w języku dokumentu, tak samo jak kolumny tabeli itemField_ i groupField_:

Liczby są drukowane z maksymalnie dwoma miejscami po przecinku i bez separatora tysięcy: 12500 zostaje 12500.

Zobacz Pola obiektów, aby utworzyć pole, i Konfiguracja poziomów, aby przypisać je do poziomu klienta, rezerwacji lub organizacji.

Sumy pól pozycji i egzemplarzy

Liczbowe pole dodatkowe na poziomie pozycji lub egzemplarza można zsumować dla wszystkiego w rezerwacji, np. łączną wagę do zaplanowania transportu albo łączny pobór mocy oświetlenia:

<p>Total weight: {{groupFieldTotal_weight_kg}} kg</p>

Wynik to sama liczba w formacie dokumentu, np. 1,234.5 po angielsku i 1234,5 po polsku. Nic się nie drukuje, gdy żaden zarezerwowany egzemplarz nie ma wartości w tym polu, więc umieść token w {{#if groupFieldTotal_weight_kg}}…{{/if}}, gdy otaczające go zdanie też ma zniknąć.

Używaj pola typu Liczba: wartości, których nie da się odczytać jako liczby, są pomijane. Tych tokenów nie ma na liście Wstaw zmienną, wpisz je ręcznie. Aby zamiast tego pokazać sumę pod kolumną tabeli, dodaj do tabeli pozycji kolumnę groupField_ lub itemField_ oraz totals, zobacz Wiersz sumy.

Bloki warunkowe

Szablony dokumentów obsługują jeden element logiki: opcjonalny blok, który drukuje się tylko wtedy, gdy zmienna ma wartość.

{{#if bookingDeposit}}
  <p>Security deposit held: {{bookingDeposit}}</p>
{{/if}}

Zawartość bloku zostaje, gdy zmienna ma niepustą wartość, i jest całkowicie usuwana, gdy jej nie ma. Bloki można zagnieżdżać. Nie ma gałęzi else, pętli ani porównań: wszystko inne zostaje w dokumencie jako zwykły tekst.

Jak powstają dokumenty

Gdy ktoś eksportuje dokument z rezerwacji:

1. Requiply wczytuje szablon i rezerwację.
2. Rozwiązywane są bloki warunkowe, a potem każdy token jest zastępowany danymi rezerwacji. Wartości tekstowe są zabezpieczane przed interpretacją jako HTML, więc imię klienta ani notatka nie mogą zepsuć układu; tabele pozycji i usług są wstawiane jako HTML.
3. Wynik jest renderowany do PDF w formacie A4 z marginesami 15 mm.
4. Plik jest pobierany jako <template name>-<booking number>.pdf.

Daty i godziny są formatowane w strefie czasowej organizacji z ustawień Data i godzina, a kwoty w walucie organizacji. Nagłówki tabel, etykieta Razem: w wierszu sumy, wartości Tak/Nie oraz format pól dodatkowych z datą i liczbą zależą od języka organizacji.

Gdzie używane są szablony

Szablony pojawiają się w oknie Eksportuj, które pracownicy otwierają:

• Przyciskiem dzielonym Eksportuj w każdym wierszu strony Zarządzaj rezerwacjami.
• Akcją eksportu na stronie szczegółów rezerwacji.

Okno ma tytuł Wybierz typ eksportu i pokazuje najpierw Faktura PDF, a potem wszystkie szablony dokumentów według nazwy. Wybranie szablonu i potwierdzenie generuje i pobiera ten dokument dla rezerwacji.

Typowe scenariusze

Tworzenie umowy najmu

1. Otwórz Utwórz szablon i nazwij szablon Umowa najmu.
2. Zostaw edytor treści w trybie HTML i rozplanuj sekcje: strony umowy, okres rezerwacji, sprzęt, opłaty, obowiązki, podpisy.
3. Wstaw {{organizationName}}, {{clientName}}, {{bookingStartDateTime}}, {{bookingEndDateTime}} i {{bookingItems}} z listy Wstaw zmienną.
4. Umieść akapit o kaucji w {{#if bookingDeposit}}…{{/if}}, żeby znikał w rezerwacjach bez kaucji.
5. Sprawdź podgląd na żywo, a potem zapisz.

Logo na dokumencie

Wgraj logo dla trybu jasnego w Informacjach o organizacji, a potem dodaj je na górze szablonu w znaczniku obrazu:

{{#if organizationLogoUrl}}
  <img src="{{organizationLogoUrl}}" alt="{{organizationName}}" style="max-height:60px;">
{{/if}}

Blok {{#if …}} utrzymuje porządek w szablonie organizacji bez logo. Podgląd na żywo nie ma logo, więc blok jest tam ukryty: wyeksportuj prawdziwą rezerwację, aby go zobaczyć.

Lista pakowania ze zdjęciami i łączną wagą

1. Utwórz pole typu Liczba, np. Waga (kg), z kluczem weight_kg na poziomie pozycji i uzupełnij je w swoich pozycjach (zobacz Pola obiektów).
2. Utwórz szablon o nazwie Lista pakowania i dodaj tabelę pozycji ze zdjęciami, własnymi nagłówkami i wierszem sumy:

   {{bookingItems[index, image:Photo, name:Item, qty:Qty, groupField_weight_kg:Weight (kg), blank:Packed, totals]}}
   

3. Pod tabelą dodaj {{#if groupFieldTotal_weight_kg}}<p>Total weight: {{groupFieldTotal_weight_kg}} kg</p>{{/if}} oraz <p>Units to pack: {{bookingItemsQuantity}}</p>.

Wiersze są ułożone w kolejności, w jakiej pozycje dodano do rezerwacji, a wiersz sumy pod kolumną wagi pokazuje wagę wszystkiego, co jest w rezerwacji.

Okres najmu i wartość ubezpieczeniowa w umowie

Zapisz okres i wartość sprzętu słowami, które klient podpisuje:

<p>Rental period: {{bookingDays}} days, from {{bookingStartDateTime}} to {{bookingEndDateTime}}.</p>
<p>Rent for the equipment: {{bookingItemsTotal}}.</p>
{{#if bookingItemsFullPriceTotal}}
  <p>Total value of the equipment handed over: {{bookingItemsFullPriceTotal}}.</p>
{{/if}}

Rozdzielenie najmu i sprzedanych towarów w podsumowaniu

Gdy rezerwacja zawiera towary sprzedane przez Sprzedaż, np. karty pamięci lub akumulatory, wielu klientów chce mieć najem i zakup w osobnych wierszach. Obie sumy są na liście Wstaw zmienną jako Suma rezerwacji bez sprzedanych towarów i Suma sprzedanych towarów:

<table>
  <tr><td>Rent and services</td><td>{{bookingRentTotal}}</td></tr>
  {{#if bookingSaleTotal}}
    <tr><td>Goods sold</td><td>{{bookingSaleTotal}}</td></tr>
  {{/if}}
  <tr><td><strong>Total to pay</strong></td><td><strong>{{bookingTotal}}</strong></td></tr>
</table>

Oba wiersze zawsze sumują się do {{bookingTotal}}. Blok {{#if …}} ukrywa wiersz towarów w rezerwacjach bez sprzedanych towarów, więc jeden szablon działa dla każdej rezerwacji.

Szkic przygotowany przez asystenta

Kliknij Utwórz z Asystentem Requiply obok edytora treści i opisz potrzebny dokument. Asystent zwraca kompletny, gotowy do druku szkic z właściwymi tokenami na miejscu, który jednym kliknięciem przenosisz do edytora. Zobacz Asystent Requiply.

Dane specyficzne dla firmy

Jeśli umowa wymaga numeru paszportu, numeru VAT albo adresu dostawy, których Requiply domyślnie nie przechowuje, najpierw utwórz pole dodatkowe na poziomie klienta, rezerwacji lub organizacji. Pojawi się ono wtedy na liście Wstaw zmienną w każdym szablonie.

Wskazówki i ostrzeżenia