Migracja danych

Migracja danych kopiuje Twoje dane z innego systemu do obsługi wypożyczalni do Requiply. W przypadku Booqable działa samodzielnie: wklej klucz API, wybierz, co przenieść, a Requiply odczyta ustawienia, klientów, produkty i rezerwacje bezpośrednio z Twojego konta Booqable. W Booqable nic się nie zmienia, więc możesz tam dalej pracować, a w tym czasie testować Requiply na swoich prawdziwych danych.

W przypadku każdego innego systemu ta sama strona ma formularz zgłoszenia indywidualnej migracji, zobacz Inne systemy.

Otwórz ją w Ustawienia → Integracje → Migracja danych, https://app.requiply.com/settings/integrations/data-migration.

Zanim zaczniesz

Aby utworzyć klucz, skorzystaj z instrukcji Booqable How to create an API key. Requiply używa klucza tylko do migracji, przechowuje go zaszyfrowany podczas migracji i usuwa po jej zakończeniu.

Łączenie konta Booqable

1. Na karcie Booqable naciśnij Rozpocznij migrację (lub Przenieś ponownie po wcześniejszej migracji).
2. Wpisz Nazwa firmy w Booqable. Można też wkleić cały adres Booqable.
3. Wklej Klucz API.
4. Naciśnij Połącz. Requiply sprawdzi klucz i policzy, co może przenieść.

Jeśli połączenie się nie powiedzie, okno podaje przyczynę:

Wybór danych do przeniesienia

Po połączeniu okno pokazuje Twoje konto Booqable, liczbę klientów, produktów i rezerwacji oraz to, co można przenieść.

Wybranie Rezerwacje zaznacza też Klienci i Pozycje, ponieważ rezerwacje ich potrzebują.

Ustawienia

Każda część pokazuje wartość, którą ustawi, więc możesz odznaczyć wszystko, co wolisz zachować. Na liście są tylko te części, dla których Twoje konto Booqable ma jakieś dane.

Domyślna kaucja jest przenoszona tak. Kaucje ustawione przy poszczególnych produktach Booqable są w każdym przypadku kopiowane razem z produktem i zawsze obowiązują.

Jak przeliczane są ceny progowe. Kafelek ceny w Booqable nalicza wielokrotność ceny bazowej za cały okres, np. 2,5 ceny dziennej za 3 dni. Próg w Requiply to procent ceny bazowej za jednostkę, więc każdy kafelek staje się procentem, który daje tę samą sumę przy tej długości: 3 dni po 2,5 stają się 83,33% za dobę. Sumy zgadzają się z Booqable przy każdej długości kafelka, a ostatni próg obowiązuje dla wszystkiego, co dłuższe.

Klienci

Klienci z Booqable stają się klientami w Requiply:

• Imię i nazwisko. U osób dzielone są na imię i nazwisko. Firmy zachowują pełną nazwę.
• E-mail, telefon i adres. Numery telefonów są zapisywane w formacie międzynarodowym. Numery zapisane bez kodu kraju dostają kod kraju Twojej firmy w Booqable.
• Rabat. Rabat klienta staje się rabatem przypisanym do klienta.
• Pozostałe pola trafiają do notatek klienta.
• Istniejący klienci z tym samym adresem e-mail lub numerem telefonu są powiązywani, a nie duplikowani. Gdy klient w Booqable ma inne imię i nazwisko, e-mail lub telefon albo inne pola, zachowuje je wewnętrzny komentarz przy tym kliencie, zaczynający się od Powiązany klient Booqable.

Pozycje

• Produkty do wynajmu stają się grupami pozycji, po jednej na wariant, z nazwami w rodzaju Namiot (duży).
• Stany. Śledzone produkty dostają po jednym egzemplarzu na każdy egzemplarz magazynowy Booqable, z jego identyfikatorem jako numerem seryjnym. Produkty ilościowe dostają tyle egzemplarzy, ile mają na stanie. Produkty, których Booqable nie śledził, dostają jeden egzemplarz.
• Kody kreskowe. Kody kreskowe z egzemplarzy magazynowych Booqable są powiązywane jako kody zewnętrzne z egzemplarzami, które z nich powstały, więc etykiety już naklejone na sprzęt nadal się skanują. Zobacz Kody QR i kody kreskowe. Gdy Requiply wygenerował ten sam kod dla innego egzemplarza, wygrywa kod z Booqable, a tamten egzemplarz dostaje nowy. Kod, który w inny sposób ma już inny egzemplarz, nie jest powiązywany i trafia na listę Do sprawdzenia.
• Ceny. Ceny za dobę, za godzinę i za miesiąc są kopiowane bez zmian. Ceny tygodniowe stają się cenami za dobę (jedna siódma), ceny za minutę cenami za godzinę, a stałe ceny za rezerwację cenami za dobę. Każde przeliczenie trafia na listę Do sprawdzenia.
• Ceny progowe stają się progami cenowymi, jak opisano wyżej.
• Kaucje, kategorie i zdjęcia. Kolekcje Booqable stają się kategoriami. Kopiuj zdjęcia pozycji kopiuje do 8 zdjęć na produkt.
• Usługi i towary na sprzedaż. Produkty usługowe stają się usługami. Towary na sprzedaż stają się towarami na sprzedaż w Requiply, gdy funkcja Sprzedaż jest włączona (plan Advanced); bez niej są pomijane i trafiają na listę.
• Pozycje, które już masz w Requiply, o tej samej nazwie lub tym samym fragmencie adresu (slug), są powiązywane zamiast duplikowania i zachowują własne egzemplarze.

Rezerwacje

Wybierz, które rezerwacje przenieść. Każda opcja pokazuje, ilu rezerwacji dotyczy:

Gdy wybrano datę, podpowiedź brzmi Starsze rezerwacje pozostaną w Booqable. Aby dodać je później, uruchom migrację ponownie z wcześniejszą datą: już przeniesione rezerwacje zostaną pominięte.

Stare otwarte rezerwacje to rezerwacje, które Booqable nadal pokazuje jako szkic, zarezerwowane lub wydane, choć zakończyły się dawno temu, często dlatego, że nikt ich nie zamknął. Zaznacz Stare otwarte rezerwacje: w Booqable nadal jako szkic, zarezerwowane lub wydane, ale zakończone przed i wybierz datę (domyślnie 30 dni temu). Liczba obok pokazuje, ile ich jest. Następnie wybierz:

• Zostaw je w Booqable: nie są przenoszone. Rezerwacje przeniesione wcześniej pozostaną bez zmian.
• Przenieś je ze statusem: są przenoszone z wybranym statusem, domyślnie Twoim pierwszym statusem zakończenia, i bez przypisanych egzemplarzy. Rezerwacje przeniesione wcześniej, których nikt nie zmienił w Requiply, też otrzymają ten status. Komentarz systemowy przy każdej z nich wyjaśnia, dlaczego dostała ten status. Rozpocznij migrację pozostaje nieaktywne, dopóki nie wybierzesz statusu.

W sekcji Statusy rezerwacji wybierz status Requiply, na który zmieni się każdy status Booqable: Szkic, Zarezerwowana, Wydana, Zwrócona, W archiwum i Anulowana. Requiply podpowiada status dla każdego z nich.

Każda rezerwacja przenosi swoje pozycje, daty, status, sumy, kaucję i zwróconą kaucję, płatności i zwroty pieniędzy, notatki jako komentarze oraz egzemplarze przypisane do rezerwacji zarezerwowanych i wydanych. Zestawy rozkładają się na swoje pozycje. Komentarz systemowy przy każdej rezerwacji zachowuje numer zamówienia Booqable, tagi, adres dostawy, inne opłaty i rabat.

• Numery rezerwacji. Numery z Booqable są zachowywane, gdy Twoje konto Requiply nie ma jeszcze własnych rezerwacji. W przeciwnym razie zaimportowane rezerwacje dostają kolejne wolne numery Requiply.
• Żadnych wiadomości do klientów. Przeniesione rezerwacje nie wysyłają e-maili, wiadomości ani przypomnień.
• Źródło. Przeniesione rezerwacje mają w kolumnie Źródło wartość Import.
• Pominięte szkice. Szkice bez dat wynajmu nie są przenoszone i trafiają na listę.
• Nieopłacone rezerwacje. Rezerwacja, której zamówienie w Booqable nie ma płatności, dostaje oczekującą płatność na całą kwotę, tak jak rezerwacja utworzona w Requiply, chyba że jest anulowana lub nic nie kosztuje. Przy kolejnej migracji oczekująca płatność znika, gdy Booqable zarejestruje płatność lub rezerwacja zostanie anulowana, a przy zmianie sumy dostosowuje się do niej. Płatność, którą Twój zespół już przyjął w Requiply, pozostaje bez zmian.

Limit API Booqable

Booqable ogranicza liczbę zapytań API, które konto może wykonać w miesiącu, a migracja odczytuje wszystko właśnie przez te zapytania. Pod danymi konta okno pokazuje, ile zużyją wybrane rezerwacje: Ta migracja zużyje około {requests} z pozostałych w tym miesiącu zapytań API Booqable ({remaining}). Potrwa około {minutes} min. Szacunek zmienia się wraz z wybraną opcją rezerwacji i datami.

Requiply zostawia rezerwę na inne połączenia z Booqable: jedną dziesiątą miesięcznego limitu, co najmniej 5000 zapytań. Gdy migracja miałaby z niej skorzystać, komunikat zmienia się w ostrzeżenie: Pozostałe w tym miesiącu zapytania API Booqable: {remaining}, a ta migracja potrzebuje około {requests}. Aby zachować {reserve} dla innych połączeń z Booqable, migracja zatrzyma się wcześniej i może się nie zakończyć. Wybierz tylko otwarte rezerwacje lub przeprowadź migrację po odnowieniu miesięcznego limitu. Limit odnowi się {date}.

W trakcie migracji

Naciśnij Rozpocznij migrację. Migracja działa na serwerach Requiply, więc możesz zamknąć okno lub opuścić stronę. Karta pokazuje postęp, a Zobacz postęp otwiera okno ponownie.

• Zatrzymaj kończy migrację. Wszystko, co zostało już zaimportowane, zostaje, a ponowne uruchomienie migracji kontynuuje od tego miejsca.
• W jednej organizacji może naraz działać tylko jedna migracja.
• Zapytania są wysyłane w tempie mieszczącym się w minutowym limicie Booqable. Jeśli konto dojdzie do rezerwy, migracja zatrzymuje się z komunikatem Twoje konto Booqable prawie wykorzystało miesięczny limit zapytań API. Reszta jest zachowana dla innych połączeń z Booqable, więc migracja nie może teraz kontynuować. Uruchom ją po odnowieniu limitu: już przeniesione rekordy nie zostaną zduplikowane.

Wyniki i rzeczy do sprawdzenia

Po zakończeniu migracji każda część pokazuje liczby: Dodano, Zaktualizowano, Już były i Błędy. Pod nimi lista Do sprawdzenia pokazuje każdy rekord, który przeniesiono ze zmianą lub którego nie przeniesiono wcale, wraz z przyczyną. Najczęstsze:

Tabela Historia migracji pokazuje każde uruchomienie z datą, statusem, tym, co zaimportowano, i osobą, która je rozpoczęła.

Ponowne uruchomienie migracji

Naciśnij Przenieś ponownie na karcie i wklej klucz jeszcze raz. Kolejne uruchomienie nigdy niczego nie duplikuje:

• Nowi klienci, produkty i rezerwacje z Booqable są dodawani.
• Klienci i produkty zaimportowani wcześniej nie są zmieniani. Produkty ilościowe, które przyszły bez egzemplarzy, dostają swoje stany z Booqable.
• Rezerwacje spoza opcji wybranej ostatnio, np. starsza historia, są dodawane, gdy wybierzesz szerszą opcję lub wcześniejszą datę.
• Rezerwacje zmienione w Booqable od ostatniej migracji są aktualizowane (status, daty, sumy, kaucja, pozycje, wydania egzemplarzy i nowe płatności), chyba że edytowano je też w Requiply.
• Ustawienia są zapisywane ponownie tylko wtedy, gdy zmieniły się w Booqable, a nie w Requiply. Grupy progów nie są tworzone dwa razy.

Czego migracja nie przenosi

Sklepu internetowego i strony Booqable, podatków, cen sezonowych i innych reguł cenowych, dat zamknięcia, kuponów, pól dodatkowych, szablonów e-maili i dokumentów ani członków zespołu. Skonfiguruj je w Requiply samodzielnie.

Na stronie opartej na WordPressie darmowa wtyczka Requiply Rental Booking ma przycisk Migrate from Booqable, który zamienia shortcode'y Booqable na shortcode'y Requiply, dzięki czemu przyciski produktów nadal działają (instrukcja konfiguracji). Na każdej innej stronie podłącz przyciski rezerwacji do swojego portalu klienta.

Inne systemy

W przypadku każdego innego systemu (Rentman, Current RMS, arkusz kalkulacyjny) użyj karty Twojego systemu nie ma na liście?: naciśnij Poproś o migrację, wpisz swój obecny system, imię i nazwisko, e-mail i wszystko, co powinniśmy wiedzieć, np. liczbę produktów i rezerwacji albo termin. Nasz zespół odpowie e-mailem, aby zaplanować migrację i konfigurację.

Typowe scenariusze

• Testowanie Requiply przed przejściem. Przeprowadź migrację pierwszego dnia i dalej przyjmuj rezerwacje w Booqable. W dniu przejścia uruchom migrację ponownie, aby przenieść najnowsze rezerwacje i zmiany, a potem zrezygnuj z Booqable.
• Tylko bieżąca praca. Wybierz Tylko otwarte rezerwacje, aby zacząć od tego, co jeszcze przed Tobą, a historię zostaw w Booqable.
• Tylko ostatni rok. Wybierz Otwarte rezerwacje i historia zwrócona od z potrzebną datą. Jeśli chcesz więcej historii, uruchom migrację później ponownie z wcześniejszą datą.
• Rezerwacje, których nikt nie zamknął w Booqable. Zaznacz opcję starych otwartych rezerwacji i przenieś je ze statusem zakończenia, aby nie pozostały otwarte w Requiply.
• Konto Booqable blisko miesięcznego limitu. Przed startem sprawdź szacunkową liczbę zapytań. Najpierw przenieś otwarte rezerwacje, a historię po odnowieniu limitu.
• Godziny pracy są już ustawione w Requiply. Odznacz Godziny pracy i strefa czasowa, aby zachować swoje.
• Towary na sprzedaż zostały pominięte. Włącz funkcję Sprzedaż, a potem uruchom migrację ponownie. Dodane zostaną tylko brakujące produkty.

Wskazówki i ostrzeżenia

• Sprawdź ostrzeżenie o walucie. Kwoty nie są przeliczane, więc konto Booqable w USD skopiowane do organizacji w EUR zachowuje te same liczby.
• Przejrzyj listę Do sprawdzenia po pierwszej migracji, zwłaszcza przeliczenia cen i bufor.
• Zatrzymanie jest bezpieczne. To, co zaimportowano, zostaje, a kolejne uruchomienie kontynuuje bez duplikatów.
• Nie edytuj przeniesionych rezerwacji w obu systemach, dopóki korzystasz jeszcze z Booqable. Rezerwacje edytowane w Requiply nie są już aktualizowane z Booqable.