Ustawienia tworzenia rezerwacji

Na stronie Tworzenie rezerwacji wybierasz, jak działają pola wyboru daty i godziny przy każdym tworzeniu rezerwacji w Requiply. Strona określa domyślny styl wyboru dat używany w całej aplikacji, zarówno w wewnętrznych procesach rezerwacji, jak i w rezerwacjach po stronie klienta, dzięki czemu rezerwacje zawsze powstają w spójnym, przewidywalnym interfejsie. Ustawia też status, od którego zaczyna nowa rezerwacja, status, do którego trafia zapytanie o rezerwację, to, czy formularz rezerwacji dla pracowników zaczyna od pozycji czy od dat, oraz to, czy pracownicy mogą skanować konkretne egzemplarze do rezerwacji podczas jej tworzenia.

Ta strona znajduje się w Ustawienia → Ustawienia rezerwacji → Tworzenie rezerwacji (/settings/reservations/booking-creation).

Dlaczego ta strona jest ważna

Tworzenie rezerwacji to serce Requiply. Wybór dat widoczny w formularzu rezerwacji określa, jak pracownicy i klienci wybierają daty i godziny rezerwacji: czy wybierają jedną datę z osobnymi polami godzin, czy zakres dat z osobnymi godzinami.

Właściwy styl wyboru dat pomaga zespołowi i klientom szybciej i z mniejszą liczbą błędów przejść przez tworzenie rezerwacji. Wybrana tu opcja jest używana:

• Przy wewnętrznym tworzeniu rezerwacji w aplikacji webowej i mobilnej
• W portalu klienta, w którym rezerwują Twoi klienci
• W każdym innym miejscu Requiply, w którym pojawia się wybór dat rezerwacji

Dwa pola statusu decydują, w którym miejscu Twojego przepływu statusów pojawia się rezerwacja: Domyślny status nowych rezerwacji dla rezerwacji tworzonych przez Twój zespół i Status zapytań o rezerwację dla zapytań czekających na zatwierdzenie.

Przełącznik Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu służy zespołom, które wydają dokładnie ten egzemplarz, o który prosił klient. Pracownicy skanują egzemplarz podczas tworzenia rezerwacji, a ten od początku jest przypięty do rezerwacji, zamiast być wybierany później.

Kto może korzystać z tej strony

Ta strona znajduje się w obszarze Ustawienia, więc jest przeznaczona dla użytkowników, którzy zarządzają konfiguracją organizacji (zwykle administratorów).

Sama strona nie pokazuje limitów planu, płatnych dodatków ani zachęt do przejścia na wyższy plan: to standardowy ekran ustawień. Dostępem rządzi otaczający układ ustawień i mechanizm uwierzytelniania, a nie reguły rozliczeń poszczególnych funkcji.

Co widać na stronie

Strona dzieli się na dwie połowy:

Lewa strona: formularz ustawień

• Nagłówek strony: Tworzenie rezerwacji, z dwiema sekcjami: Wartości domyślne i Uprawnienia.
• W sekcji Wartości domyślne lista rozwijana Wybór dat rezerwacji z małą ikoną znaku zapytania obok. Po najechaniu na ikonę pojawia się podpowiedź: „Ten wybór dat będzie domyślny we wszystkich miejscach aplikacji, w których tworzy się rezerwacje.”
• W sekcji Wartości domyślne lista rozwijana Zacznij od z opcjami Zacznij od pozycji i Zacznij od dat. Zobacz Wybór punktu startowego formularza rezerwacji.
• W sekcji Wartości domyślne lista rozwijana Domyślny status nowych rezerwacji i lista rozwijana Status zapytań o rezerwację, każda z Twoimi statusami w ich kolorach i z podpowiedzią pod znakiem zapytania. Zobacz Wybór statusów początkowych.
• W sekcji Uprawnienia przełącznik Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu, domyślnie wyłączony. Jego ikona znaku zapytania pokazuje podpowiedź: Dodaje do formularza rezerwacji pole, w którym pracownicy mogą zeskanować lub wpisać kod egzemplarza. Zeskanowany egzemplarz zostaje przypięty do rezerwacji, a jego pozycja dodaje się automatycznie. Członkowie zespołu potrzebują też w swojej grupie uprawnienia „Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu rezerwacji”.
• Przyciski Anuluj i Zapisz na dole formularza. Zapisz pozostaje nieaktywny, dopóki nie zmienisz listy rozwijanej lub przełącznika.

Prawa strona: podgląd na żywo

• Nagłówek: Podgląd ustawień, z podtytułem „Podgląd wyboru dat”.
• Działający podgląd wyboru dat z obecnie wybraną opcją, z przykładową pozycją („Przykładowy sprzęt”), dzięki czemu przed zapisaniem widzisz dokładnie, jak wybór dat będzie wyglądał i działał.

Podgląd uwzględnia Twoje własne uprawnienia. Jeśli Twoja grupa uprawnień ma uprawnienie Zezwalaj na rezerwacje poza godzinami pracy, podgląd pozwala też wybierać dni zamknięte i pokazuje godziny poza harmonogramem pracy jako pomarańczowe kafelki, dokładnie tak jak Twój formularz nowej rezerwacji. Członkowie bez tego uprawnienia widzą tylko godziny pracy.

Podczas wczytywania lub zapisywania cały widok jest zablokowany nakładką na cały ekran, więc w trakcie żądania nie można wprowadzać zmian.

Pusty stan

Ta strona nie ma pustego stanu. Każda organizacja dostaje ustawienia tworzenia rezerwacji w chwili utworzenia: Daty w kalendarzu z osobnym wyborem godzin, Zacznij od pozycji, Nowa jako status domyślny, Zapytanie jako status zapytań i wyłączone Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu. Podgląd pokazuje te wartości, dopóki ich nie zmienisz.

Główne akcje

Wybór stylu wyboru dat

Lista rozwijana Wybór dat rezerwacji ma trzy opcje:

Wybranie opcji od razu aktualizuje podgląd po prawej, więc możesz ją wypróbować przed zatwierdzeniem.

Wpisywanie godzin wydania i zwrotu

Daty w kalendarzu z wpisywanymi godzinami sprawdza się w zespołach, które znają już dokładną godzinę przekazania i uważają kafelki godzin za wolne, oraz u każdego, kto potrzebuje godziny, której kafelki nie oferują: wpisane godziny przyjmują dowolną minutę, a kafelki godzin mają krok co pół godziny.

Kalendarz nad polami działa jak zawsze: dni w pełni zarezerwowane są przekreślone na czerwono, a częściowo zarezerwowane zaznaczone na pomarańczowo. Pola to Data i godzina odbioru i Data i godzina zwrotu, każde z polem daty obok pola godziny. Pod każdą parą widać przedział, który zostanie przyjęty, np. Dostępne od 09:00 do 18:00, a pola zwrotu są nieaktywne, dopóki nie ma daty wydania. Format daty jest zgodny z Twoimi ustawieniami języka.

Wpisy są sprawdzane po ich uzupełnieniu, a odrzucony wpis zostawia poprzednią wartość:

Członkowie, których grupa ma uprawnienie Zezwalaj na rezerwacje poza godzinami pracy, mogą wpisywać godziny poza harmonogramem, tak jak w dwóch pozostałych trybach mogą wybierać pomarańczowe kafelki.

Wybór punktu startowego formularza rezerwacji

Pracownicy mogą tworzyć rezerwację na dwa sposoby: najpierw wybrać pozycje, a potem zobaczyć, w jakich dniach są wolne, albo najpierw wybrać daty, a potem zobaczyć, które pozycje są wtedy wolne. Zacznij od decyduje, od którego z tych sposobów otwiera się formularz rezerwacji:

Ikona znaku zapytania wyjaśnia: „Formularz rezerwacji w aplikacji webowej i mobilnej otwiera się z wybraną tą opcją. Podczas tworzenia rezerwacji pracownicy nadal mogą przełączyć się na drugą.”

• Na stronie Nowa rezerwacja w aplikacji webowej przełącznik Zacznij od pozycji / Zacznij od dat na górze jest wstępnie ustawiony na tę opcję. Pracownicy nadal mogą go przełączyć.
• W aplikacji mobilnej nowa rezerwacja pomija pytanie Od czego chcesz zacząć? i otwiera się od razu w tym trybie. Pytanie nadal pojawia się, gdy pracownik cofnie się z pierwszego kroku lub wyczyści szkic, więc może wybrać drugi tryb. Zobacz Najpierw pozycje czy najpierw daty.

Zespół, który rezerwuje głównie według dat, np. studio lub obiekt, wybiera Zacznij od dat. Zespół, który buduje zamówienia wokół sprzętu, o który prosi klient, zostaje przy Zacznij od pozycji.

Wybór statusów początkowych

Dwie listy rozwijane w sekcji Wartości domyślne decydują, od jakiego statusu zaczyna rezerwacja. Obie pokazują wszystkie statusy Twojej organizacji w ich kolorach i obie są wymagane.

Co jeszcze zależy od tych dwóch ustawień:

• Liczniki w menu bocznym. Pozycja Zarządzaj rezerwacjami w menu bocznym pokazuje, ile rezerwacji jest w Twoim statusie domyślnym, a obok, ile jest w Twoim statusie zapytań, każdy licznik w kolorze swojego statusu.
• Kwoty na panelu. Rezerwacje w statusie zapytań jeszcze nic nie są winne, więc nie są wliczane do Do zapłaty na Panelu.
• Zatwierdzanie zapytania. Zapytanie zatwierdza się, przenosząc rezerwację ze statusu zapytań do innego statusu.
• Pasek postępu w portalu klienta. Rezerwacja, która jest nadal w statusie zapytań, zaczyna tam swój pasek postępu; każda inna rezerwacja zaczyna go od statusu domyślnego.
• Nowe automatyzacje. Nowa automatyzacja z wyzwalaczem Rezerwacja osiągnęła status ma wstępnie wybrany status domyślny.

Statusu wybranego tutaj nie można usunąć. Okno usuwania w Statusach rezerwacji o tym informuje i odsyła na tę stronę.

Przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu

Włącz Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu, aby pracownicy mogli przypinać konkretne egzemplarze na stronie Nowa rezerwacja. Nie ma do tego osobnego pola: pracownicy wpisują kod egzemplarza lub SKU w wyszukiwarkę Pozycje w rezerwacji (Nazwa, SKU lub kod egzemplarza) albo skanują etykietę ręcznym skanerem w dowolnym miejscu strony, a egzemplarz zostaje przypięty do rezerwacji. Jeśli pozycji tego egzemplarza nie ma jeszcze w rezerwacji, wiersz pozycji dodaje się automatycznie. Gdy przełącznik jest wyłączony, ten sam kod dodaje tylko pozycję egzemplarza, bez przypinania egzemplarza.

Ten sam przełącznik sprawia, że Skanuj i Wpisz kod w kroku Sprzęt przy tworzeniu rezerwacji w aplikacji mobilnej przypinają zeskanowany egzemplarz. Zobacz W aplikacji mobilnej i Dodawanie pozycji do rezerwacji.

Przypięte egzemplarze są przypisywane do rezerwacji w chwili jej utworzenia, w obu trybach Przypisywanie egzemplarzy w Funkcjach. Pozostała ilość działa jak zwykle według tej opcji: jest przypisywana od razu przy Przypisuj egzemplarze przy rezerwacji lub podczas listy kontrolnej wydania przy Przypisuj egzemplarze przy wydaniu.

Sam przełącznik nikomu nie pokazuje tej możliwości. Każdy członek zespołu potrzebuje też uprawnienia Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu rezerwacji w swojej grupie uprawnień. To uprawnienie jest w sekcji Tworzenie rezerwacji, domyślnie jest włączone dla grupy Administratorzy i wyłączone dla nowych grup. Serwer sprawdza zarówno przełącznik, jak i uprawnienie przy każdym tworzeniu rezerwacji z przypiętymi egzemplarzami.

Zapisywanie zmian

Kliknij Zapisz, aby zapisać listy rozwijane i przełącznik razem. Po udanym zapisie pojawia się powiadomienie: „Zapisano ustawienia tworzenia rezerwacji”. Jeśli zapis się nie powiedzie, pojawia się powiadomienie o błędzie, a formularz pozostaje edytowalny.

Anulowanie zmian

Kliknij Anuluj, aby odrzucić niezapisane zmiany i przywrócić listom rozwijanym i przełącznikowi ostatnio zapisane wartości. Nie powoduje to opuszczenia strony.

Formularze i pola

Przycisk Zapisz jest nieaktywny, dopóki lista rozwijana lub przełącznik nie różnią się od zapisanej wartości, więc nie można zapisać bez zmian.

Płatności, plany i limity

Ta strona nie ma limitów planu, płatnych dodatków ani zachęt do przejścia na wyższy plan. To standardowy ekran konfiguracji dostępny dla organizacji korzystających z funkcji rezerwacji Requiply.

Jak ta strona łączy się z resztą Requiply

Typowe scenariusze

Konfiguracja tworzenia rezerwacji w nowej organizacji

Przy pierwszej konfiguracji Requiply otwórz tę stronę, wypróbuj obie opcje w podglądzie na żywo i wybierz tę, która najlepiej pasuje do sposobu, w jaki Twój zespół rezerwuje pracę: rezerwacje jednodniowe lub wynajmy wielodniowe.

Przejście z rezerwacji wielodniowych na jednodniowe (lub odwrotnie)

Jeśli zmienia się Twój model biznesowy, np. przechodzisz z wynajmu sprzętu (zakresy dat) na wizyty (jedna data), zmień tutaj styl wyboru dat, aby wszystkie miejsca rezerwacji w aplikacji pasowały do nowego procesu.

Sprawdzenie działania przed zapisaniem

Użyj panelu podglądu po prawej, aby zobaczyć dokładnie to, co zobaczą pracownicy i klienci. Podgląd jest interaktywny i używa przykładowej pozycji, więc przed kliknięciem Zapisz możesz sprawdzić, czy wybór dat działa zgodnie z oczekiwaniami. Przy Daty w kalendarzu z wpisywanymi godzinami tu też sprawdzisz, czy wpisywany format odpowiada temu, do którego przywykł Twój zespół: format daty jest zgodny z Twoimi ustawieniami języka.

Zmiana nazw „Nowa” i „Zapytanie” na własne

Do tego ta strona nie jest potrzebna. Zmień nazwy samych statusów w Statusach rezerwacji: ustawienia na tej stronie wskazują na status, a nie na jego nazwę, więc uwzględniają zmianę nazwy.

Rezerwacje pracowników od razu potwierdzone

Zespół, który wszystko potwierdza przez telefon przed utworzeniem rezerwacji, może pominąć Nowa. Otwórz tę stronę, ustaw Domyślny status nowych rezerwacji na Potwierdzona i kliknij Zapisz. Rezerwacje tworzone od tej chwili zaczynają w statusie Potwierdzona; rezerwacje, które już są w statusie Nowa, pozostają w nim, dopóki ktoś ich nie przeniesie.

Kierowanie zapytań do własnego statusu

Utwórz status, np. Czeka na zatwierdzenie, w Statusach rezerwacji, z cyklem życia Aktywna i włączonym Zwalnia dostępność, aby zapytania nie blokowały sprzętu, i nadaj mu przejścia do statusów, do których Twój zespół zatwierdza zapytania. Następnie ustaw na niego tutaj Status zapytań o rezerwację i kliknij Zapisz.

Studio, które rezerwuje według dat

Klienci dzwonią z pytaniem „czy macie wolną sobotę?”, a nie o konkretną pozycję. Ustaw Zacznij od na Zacznij od dat i kliknij Zapisz. Formularz rezerwacji w aplikacji webowej i mobilnej otwiera się teraz na kalendarzu, a pracownicy po wybraniu dat widzą, które pozycje są wolne.

Skanowanie egzemplarzy przez pracowników przy ladzie

Włącz Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu i kliknij Zapisz. Następnie otwórz Grupy uprawnień, włącz Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu rezerwacji dla grupy pracowników przy ladzie i zapisz grupę. Gdy ci członkowie następnym razem otworzą Nową rezerwację, kod egzemplarza wpisany w wyszukiwarkę Pozycje w rezerwacji lub zeskanowany ręcznym skanerem przypina ten egzemplarz, a ten pojawia się w sekcji Przypięte egzemplarze.

Administrator nie może przypinać egzemplarzy

Otwórz tę stronę i sprawdź Zezwalaj na przypisywanie egzemplarzy przy tworzeniu. Odpowiednie uprawnienie jest domyślnie włączone dla grupy Administratorzy, więc gdy zeskanowany kod egzemplarza dodaje tylko pozycję, przełącznik jest prawie zawsze wyłączony. Włącz go i kliknij Zapisz. Następnie odśwież Nową rezerwację w przeglądarce albo zamknij i ponownie otwórz aplikację mobilną. Jeśli egzemplarze nadal nie są przypinane, przejdź przez listę kontrolną.

Wskazówki i ostrzeżenia