Sumy, kaucje i zwroty pieniędzy

Rezerwacja zawiera kilka kwot, które warto od siebie odróżniać: koszt wynajmu, zwrotną kaucję, to, co zostało zapłacone, i to, co jest jeszcze do zapłaty. Ta strona wyjaśnia, jak liczona jest każda z nich i jak zmienić ją w jednej rezerwacji. Zasady kaucji dla całej organizacji ustawia się na stronie Kaucje.

Z czego składają się pieniądze w rezerwacji

Ceny i rabaty

W dodawaniu rezerwacji podgląd ceny po prawej oblicza:

• Suma częściowa z wybranych dat, pozycji i usług. Pozycje uwzględniają progi cenowe i typ ceny pozycji, a usługi skonfigurowany typ ceny.
• Naliczane okresy, gdy ustawiona jest korekta Okresy: pozycje wyceniane za dobę lub za miesiąc są rozliczane za naliczane okresy zamiast okresów wynikających z dat.
• Rabat za zestaw dla egzemplarzy należących do zestawu, przed rabatem klienta.
• Rabat klienta, jeśli wybrany klient ma przypisany rabat: subtotal × (percentage / 100). Widać przekreśloną sumę częściową, znacznik procentu i sumę po rabacie.
• Korekta Procent lub Stała kwota, stosowana po rabacie klienta. Zobacz Korekta kosztu rezerwacji.
• Kaucja, wynikająca z zasad kaucji i ustawień produktów, a potem Korekta kaucji, jeśli jest ustawiona.

Każda kwota w podglądzie, łącznie z kaucją, pochodzi z tego samego obliczenia na serwerze, które tworzy rezerwację. Podczas aktualizacji obok sumy widać mały wskaźnik ładowania.

Podgląd służy tylko użytkownikowi. Serwer przelicza sumy przy tworzeniu rezerwacji, więc zmiana wartości w interfejsie nie może zmienić faktycznie naliczanej ceny.

Kaucje w tabeli rezerwacji

Tabela rezerwacji ma kolumnę Kaucja, w której widać kwoty kaucji i częściowe zwroty we wszystkich rezerwacjach.

Co pokazuje:

• Gdy kaucja jest większa od zera, kwota jest pokazana w walucie organizacji. Jeśli jakakolwiek część kaucji została zwrócona, wartość jest przekreślona i przygaszona, co sygnalizuje, że część lub całość kaucji wróciła do klienta.
• Gdy kaucja wynosi zero, komórka pokazuje wyszarzoną kreskę —.
• Kolumnę można filtrować polem liczbowym „większe niż” przy włączonym menu.
• Tak jak w tabeli sprzętu, widoczność i kolejność kolumn zależą od zapisanego układu tabeli użytkownika.

Tworzenie rezerwacji: podgląd i sumy

Gdy administrator tworzy rezerwację ręcznie w Rezerwacje → Dodaj:

• Podsumowanie rezerwacji w podglądzie pokazuje pomarańczowy wiersz Kaucja, gdy obliczona kaucja jest większa od zera.
• Kaucja jest liczona na żywo z zasad organizacji i ustawień poszczególnych produktów, tą samą logiką co na serwerze, więc podgląd zgadza się z końcową płatnością.
• Gdy kaucja jest częścią płatności, jest wymieniona nad Do zapłaty i wliczona w tę kwotę (rental subtotal − discount + deposit). Gdy jest poza płatnościami, jest wymieniona pod Do zapłaty z dopiskiem pobierana osobno i nie jest wliczona.

Przy zapisie rezerwacji kaucja jest przeliczana na serwerze według obowiązujących zasad organizacji i ustawień dla grup pozycji. Zapobiega to manipulacji: klient nie może wysłać własnej wartości kaucji i doprowadzić do jej przyjęcia. Kwota pobierana w płatności za rezerwację to rental total + deposit, gdy kaucja jest częścią płatności, i sam koszt wynajmu, gdy jest poza nią.

W portalu klienta

Przy finalizacji rezerwacji klient widzi wiersz Kaucja, gdy obliczona kaucja jest większa od zera, a potem ta sama kwota jest na jego stronie rezerwacji.

• Etykieta to „Kaucja”. Mniejsza wskazówka pod nią brzmi „Kaucję zwrócimy po oddaniu wypożyczonych rzeczy.”, a gdy kaucja jest poza płatnościami: „Płatna osobno, nie w ramach tej płatności. Zwrócimy ją po oddaniu wypożyczonych rzeczy.”
• Kaucja jest przeliczana na bieżąco, gdy klient zmienia pozycje i daty, więc zgadza się z tym, co serwer ostatecznie naliczy.
• Kwota Do zapłaty pokazywana klientowi to estimated rental price + deposit, gdy kaucja jest częścią płatności, i sama cena wynajmu, gdy jest poza nią.

Dzięki temu kaucja jest dla klienta przejrzysta: jest pokazana jako osobna, zwrotna pozycja, a nie wliczona w cenę.

Korekta kaucji w jednej rezerwacji

Zasady ustalają kaucję dla każdej rezerwacji. Korekta kaucji zmienia ją tylko w jednej rezerwacji: klient jest stałym, zaufanym klientem, nie ma przy sobie całej gotówki albo uzgodniono inną kwotę. Zasady i ustawienia produktów pozostają bez zmian.

Korekta kaucji korzysta z tych samych przełączników i typów co korekta kosztu rezerwacji:

• Organizacja ma włączone Włącz korekty kosztu i kaucji w Ustawienia → Organizacja → Funkcje, a Typy korekt zaznaczone tam są dostępne także dla kaucji.
• Grupa uprawnień użytkownika ma Zezwalaj na korekty kosztu i kaucji.

Oba są dostępne w każdym planie.

Trzy typy dla kaucji

Kaucja nigdy nie spada poniżej zera. Powód jest opcjonalny i zapisywany razem z korektą. Tekst zastępczy podpowiada Klient zostawił część kaucji w gotówce.

Przy tworzeniu rezerwacji

W dodawaniu rezerwacji wiersz Korekty: ma przycisk Kaucja obok Cena. Pojawia się, gdy wybrane pozycje generują kaucję. Kliknij go, ustaw korektę w oknie Korekta kaucji i kliknij Zastosuj. Przycisk pokazuje wtedy nową kaucję, a podgląd rezerwacji ma wiersz Korekta kaucji pod kaucją.

W istniejącej rezerwacji

Na stronie rezerwacji kaucja w karcie podsumowania ma ołówek (Skoryguj kaucję). Karta szczegółów ma też wiersz Korekta kaucji z tym samym ołówkiem albo Bez korekty, gdy korekty nie ma. Oba otwierają okno Korekta kaucji:

1. Wybierz typ i wpisz wartość albo użyj gotowej wartości.
2. Wpisz powód, jeśli chcesz.
3. Sprawdź kwoty: Bez korekty, kwotę Korekta kaucji (na zielono przy obniżce, na pomarańczowo przy podwyżce) i Nowa kaucja albo Bez kaucji, gdy kaucja spada do zera.
4. Kliknij Zastosuj. Requiply pokazuje Korekta zapisana, a rezerwacja się aktualizuje. Resetuj usuwa korektę i przywraca kaucję wynikającą z zasad.

Karta podsumowania pokazuje wtedy korektę pod kaucją, np. −60,00 zł (−50%), z ikoną informacji, która po najechaniu kursorem pokazuje powód. Każda zmiana dodaje wpis do historii rezerwacji, np. Zmieniono korektę kaucji: 0 → -50% (Stały klient, trzecie wypożyczenie w tym miesiącu). Późniejsze zmiany dat i pozycji zachowują korektę i stosują ją do nowej kaucji.

Kiedy kaucji nie można już skorygować

W aplikacji mobilnej

W kroku Potwierdź kreatora Nowa rezerwacja stuknij znacznik Kaucja obok Cena, aby otworzyć ekran Korekta kaucji. W rezerwacji stuknij ołówek obok kaucji na górze ekranu rezerwacji. Menu Akcje rezerwacji nie ma opcji korekt. Kaucja i jej ołówek są widoczne tylko wtedy, gdy rezerwacja ma kaucję lub korektę kaucji. Typy, gotowe wartości i reguły są takie same jak w przeglądarce.

Zwrot kaucji

Aby zwrócić kaucję: otwórz rezerwację, znajdź sekcję Kaucja i naciśnij Zwróć kaucję. Możesz to też zrobić z menu akcji w wierszu tabeli rezerwacji. Kaucję pobraną w rezerwacji można zwrócić w całości lub w częściach, a kilka zwrotów jest możliwych do wysokości całej pobranej kwoty.

Gdzie jest akcja zwrotu

Na stronie szczegółów rezerwacji sekcja Kaucja pokazuje:

• Pobrana kaucja: pierwotna kwota. W rezerwacji, w której kaucja jest poza płatnościami, ten wiersz to Kwota kaucji z dopiskiem Nie wchodzi w płatność za rezerwację: pobierz ją osobno i zwróć ręcznie.
• Dotychczas zwrócono: łączna kwota już zwrócona.
• Pozostało: to, co jest nadal zatrzymane.
• Przycisk Zwróć kaucję, nieaktywny, gdy pozostała kwota wynosi 0.
• Gdy wszystko zostało zwrócone, zamiast przycisku widać wyszarzony komunikat „Kaucja zwrócona w całości.”

W tabeli rezerwacji menu akcji w wierszu ma też akcję Zwróć kaucję, gdy rezerwacja ma jeszcze kwotę do zwrotu.

Co pokazuje okno zwrotu

Gdy użytkownik kliknie Zwróć kaucję, otwiera się okno z:

• podsumowaniem: Pobrana kaucja (lub Kwota kaucji, gdy kaucja była poza płatnościami), Dotychczas zwrócono i Pozostało,
• polem Kwota do zwrotu wypełnionym pozostałą kwotą, w zakresie od 0 do pozostałej wartości,
• polem tekstowym Powód / opis uszkodzeń: opcjonalny dowolny tekst zapisywany razem ze zwrotem,
• zwijaną sekcją Dodatkowe działania z polem wyboru Zwróć ręcznie (bez operatora płatności). Przydaje się, gdy zwrot jest realizowany poza systemem (gotówka, przelew bankowy itp.) i trzeba zapisać tylko księgowanie,
• wskazówką, która zależy od wybranego trybu:
  • Zwrot przez operatora: „Zwrot kaucji zostanie zrealizowany przez pierwotnego operatora płatności. Klient zobaczy go na swoim koncie w ciągu kilku dni roboczych.”
  • Zwrot ręczny: „Operator płatności nie zostanie wywołany: zapisujemy tylko zwrot kaucji zrealizowany poza systemem (np. gotówką).”

Szczególny przypadek: płatność na miejscu lub kaucja poza płatnościami

Jeśli rezerwacja była opłacona przez Płatność na miejscu (portal oferuje to klientom jako Płatność przy odbiorze), żadne pieniądze nie przeszły przez operatora płatności, więc okno całkowicie ukrywa sekcję Dodatkowe działania i traktuje zwrot wyłącznie jako zapis księgowy. W tym przypadku nie ma wyboru „ręcznie czy przez operatora”.

To samo dotyczy kaucji, która była poza płatnościami za rezerwację: nigdy nie przeszła przez operatora, więc zwracasz ją ręcznie, a okno tylko zapisuje zwrot.

Co dzieje się po potwierdzeniu

• Requiply sprawdza żądaną kwotę względem pozostałej kaucji. Zwroty, które ją przekraczają, są odrzucane.
• Przy operatorach online zwrot jest realizowany przez pierwotnego operatora płatności.
• Przy płatności na miejscu lub gdy wybrano zwrot ręczny, zwrot jest zapisywany bez wywoływania operatora.
• Po udanym zwrocie Dotychczas zwrócono i Pozostało w rezerwacji od razu się aktualizują, a tabela rezerwacji pokazuje częściowy zwrot (przekreśloną wartość).

Kiedy zwrot zostaje odrzucony

Zwrot, który nie może przejść, podaje powód, więc wiesz, czy spróbować ponownie, zapisać go ręcznie, czy sprawdzić rezerwację:

Faktury i e-maile

• Faktury PDF zawierają wiersz Kaucja, a pod nim, gdy ma to zastosowanie, wiersz Zwrot kaucji. Suma końcowa obejmuje kaucję.
• Szablony e-maili rezerwacji obsługują dwa znaczniki, które administratorzy mogą wstawiać do własnych szablonów:
  • {{bookingDeposit}}: kwota kaucji w walucie organizacji. Pusta, gdy nie ma kaucji.
  • {{bookingTotalCharged}}: Łączna kwota do zapłaty (wynajem oraz kaucja, gdy jest częścią płatności). W rezerwacji, w której kaucja jest poza płatnościami, to sam koszt wynajmu.

Pełną listę zmiennych dostępnych w szablonach zawiera strona Szablony e-maili.

Analityka: kaucje nie są przychodem

Kaucje są w Requiply wszędzie wyraźnie wyłączone z przychodów:

• Zapisana suma rezerwacji to kwota samego wynajmu. Zwrotna kaucja jest śledzona osobno i nigdy nie jest dodawana do przychodu, ani w zestawieniach, ani na wykresie przychodów.
• Dzięki temu organizacja z wysokimi kaucjami nie zobaczy zawyżonych przychodów. Kaucje pojawiają się tylko we własnej kolumnie i na stronach poszczególnych rezerwacji.

Czytając panele i raporty, stosuj tę samą zasadę: kaucje to zabezpieczenie, a nie zarobek.

Typowe scenariusze

Zaufany klient przynosi tylko połowę kaucji

Otwórz rezerwację, kliknij ołówek obok kaucji, wybierz Procent, naciśnij −50%, wpisz Stały klient, uzgodniono połowę kaucji i kliknij Zastosuj. Rezerwacja wymaga teraz połowy kaucji, a późniejsze zwroty są liczone od tej kwoty. Jeśli kaucja była częścią płatności online, która jest już opłacona, zwróć zamiast tego połowę.

Bez kaucji dla wieloletniego partnera

W dodawaniu rezerwacji kliknij Kaucja w wierszu Korekty:, wybierz Procent, naciśnij Bez kaucji i kliknij Zastosuj. Rezerwacja zostanie utworzona bez kaucji, a wszystkie inne rezerwacje zachowają Twoje zasady.

Klient zwraca pozycję z drobnym uszkodzeniem

Otwórz rezerwację, kliknij Zwróć kaucję i zmniejsz Kwota do zwrotu poniżej pozostałej wartości (np. zatrzymaj 50 zł na pokrycie uszkodzenia, a resztę zwróć). Dla porządku dodaj opis uszkodzenia w polu Powód. Po zrealizowaniu zwrotu Pozostało spada do zatrzymanej kwoty, a tabela rezerwacji pokazuje przekreśloną komórkę kaucji.

Klient zapłacił gotówką przy odbiorze, kaucję trzeba oddać

Przy rezerwacji z płatnością na miejscu otwórz Zwróć kaucję. Okno ukrywa wybór „ręcznie czy przez operatora” i traktuje cały zwrot jako zapis księgowy: system zapisuje, że kaucja została zwrócona, bez wywoływania operatora płatności.